Hoe voeg ik een offerteaanvraag toe aan mijn Bid board?

Wat vind je in dit artikel?

• Samenvatting: Een overzicht van de drie methoden (automatisch, handmatig en via e-mail).

• Automatisch ontvangen: Hoe aanvragen vanuit 12Build direct op je bord verschijnen.

• Handmatig toevoegen: Stappen om zelf een bid aan te maken.

• Toevoegen via e-mail: Hoe je aanvragen uit je eigen mailbox doorstuurt naar 12Build.

• Belangrijke tips: Informatie over het verslepen van bids tussen kolommen.

Samenvatting

Je Bid board is de centrale plek voor al je offerteaanvragen. Bids komen daar automatisch terecht als ze via 12Build gestuurd worden, maar je kunt ze ook handmatig aanmaken of aanvragen vanuit je eigen e-mailprogramma doorsturen naar een uniek 12Build-mailadres.

1. Automatisch bids ontvangen

Je hoeft niets te doen voor aanvragen die direct via het platform naar je gestuurd worden.

• Directe aanvragen: Wanneer een hoofdaannemer een bid via 12Build naar je stuurt, verschijnt deze direct op je Bid board.

• Publicaties: Bids die voortkomen uit de Publicaties-functie en door de hoofdaannemer zijn geaccepteerd, worden ook automatisch geplaatst. Je herkent deze aan het blauwe pijlsymbool.

2. Handmatig bids toevoegen

Heb je een aanvraag buiten 12Build om ontvangen? Voeg deze dan zelf toe voor een compleet overzicht.

1. Ga binnen Bid Management naar je Bid board.

2. Klik op de knop Bid toevoegen. 
   

3. Vul de details in, zoals:

   • Interne bid naam.

   • Interne bid eigenaar.

   • Overige projectgegevens.

4. Klik op Opslaan. De aanvraag is nu toegevoegd aan je overzicht.

3. Bids toevoegen via e-mail

Krijg je offerteaanvragen binnen op je eigen zakelijke e-mailadres? Stuur ze eenvoudig door naar je Bid board.

Instellen (eenmalig):

1. Ga in 12Build naar je Bid Management omgeving en open de Instellingen.

2. Activeer de optie Maak bid aan via e-mail. Er wordt nu een uniek e-mailadres voor jouw omgeving aangemaakt.

3. Kopieer dit unieke mailadres.

Doorsturen:

1. Open de offerteaanvraag in je eigen mailbox.

2. Klik op Doorsturen (Forward).

3. Plak het unieke 12Build-mailadres in de balk van de ontvanger (CTRL+V).

4. Klik op Verzenden.

5. Ververs je Bid board in 12Build om de nieuwe aanvraag inclusief informatie en bijlagen te bekijken.

Belangrijke tips

• Slepen tussen kolommen: Zelf toegevoegde bids (handmatig of via e-mail) kun je vrij door alle kolommen van je Bid board slepen.

• Gegund-beperking: Bids die je direct via 12Build hebt ontvangen, kunnen door de bouwspecialist niet handmatig naar de kolom "Gegund" worden gesleept. Dit proces wordt vanuit de hoofdaannemer aangestuurd.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Worden bijlagen in de e-mail ook meegenomen naar het Bid board? Antwoord: Ja, als je een e-mail doorstuurt naar je unieke Bid Management-mailadres, worden de bijbehorende documenten en informatie meegeïmporteerd.

Vraag: Kan ik het unieke mailadres delen met mijn collega's? Antwoord: Ja, iedereen binnen je organisatie die aanvragen ontvangt kan dit adres gebruiken om bids centraal op het bord te verzamelen.

Probleemoplossing

• Symptoom -> Een doorgestuurde e-mail verschijnt niet op het Bid board.

  • Oorzaak -> De functie 'Maak bid aan via e-mail' staat mogelijk niet aan of het mailadres is onjuist gekopieerd.

  • Oplossing -> Controleer in de instellingen of de functie actief is en of je het exacte unieke mailadres gebruikt.