Comment ajouter une demande de proposition à mon Bid Board ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Résumé : un aperçu des trois méthodes (automatique, manuelle et par e-mail).

• Réception automatique : comment les demandes provenant de 12Build apparaissent directement dans votre tableau de bord.

• Ajout manuel : les étapes pour créer vous-même un Bid.

• Ajout par e-mail : comment transférer des demandes depuis votre propre boîte mail vers 12Build.

• Conseils importants : informations sur le glisser-déposer des Bids entre les colonnes.

Résumé

Votre Bid Board constitue le point central de gestion de l’ensemble de vos demandes de proposition. Les propositions y sont automatiquement ajoutées lorsqu’elles sont envoyées via 12Build, mais vous pouvez également les créer manuellement ou transférer des demandes depuis votre propre messagerie vers une adresse e-mail 12Build unique.

1. Recevoir automatiquement des Bids

Vous n'avez aucune action à effectuer pour les demandes qui vous sont envoyées directement via la plateforme.

• Demandes directes : lorsqu'une entreprise générale vous envoie une offre via 12Build, celle-ci apparaît immédiatement sur votre Bid Board.

• Publications : les Bids émanant de la fonction Publications et acceptés par l'entreprise générale s'affichent également automatiquement. Vous les identifierez grâce au symbole de la flèche bleue.

2. Ajouter manuellement des Bids

Si vous recevez une demande en dehors de 12Build, ajoutez-la manuellement afin de disposer d’une vue d’ensemble complète.

1. Dans Bid Management, accédez à votre Bid Board.

2. Cliquez sur le bouton « Ajouter un Bid ». 
   

3. Remplissez les détails, tels que :

   • Nom interne du Bid.

   • Propriétaire interne du Bid.

   • Autres informations sur le projet.

4. Cliquez sur « Enregistrer ». La demande est désormais ajoutée à votre aperçu.

3. Ajouter des Bid par e-mail

Vous recevez des demandes de proposition sur votre adresse e-mail professionnelle ? Transférez-les facilement vers votre Bid Board.

Configuration (une seule fois) :

1. Dans 12Build, accédez à votre environnement de Bid Management et ouvrez les Paramètres.

2. Activez l'option « Créer une offre par e-mail ». Une adresse e-mail unique est alors créée pour votre environnement.

3. Copiez cette adresse e-mail unique.

Transfert :

1. Ouvrez la demande de proposition dans votre boîte de réception.

2. Cliquez sur « Transférer » (Forward).

3. Collez l'adresse e-mail unique 12Build dans le champ du destinataire (CTRL+V).

4. Cliquez sur Envoyer.

5. Actualisez votre Bid Board dans 12Build afin de consulter la nouvelle demande, y compris les informations et les pièces jointes.

Conseils importants

• Glisser-déposer entre les colonnes : vous pouvez librement faire glisser les offres que vous avez ajoutées manuellement ou par e-mail dans toutes les colonnes de votre Bid Board.

• Restriction « Attribué » : les Bids que vous avez reçus directement via 12Build ne peuvent pas être déplacés manuellement vers la colonne « Attribué » par le sous-traitant. Ce processus est géré par l'entreprise générale.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Les pièces jointes de l'e-mail sont-elles également transférées vers le Bid Board ? Réponse : Oui, lorsque vous transférez un e-mail vers votre adresse e-mail unique de Bid Management, les documents et informations associés sont également importés.

Question : Puis-je partager cette adresse e-mail unique avec mes collègues ? Réponse : Oui, toute personne au sein de votre organisation qui reçoit des demandes peut utiliser cette adresse pour centraliser les Bid sur le tableau.

Dépannage

• Symptôme -> Un e-mail transféré n'apparaît pas sur le Bid Board.

  • Cause -> La fonction « Créer un Bid par e-mail » n'est peut-être pas activée ou l'adresse e-mail a été mal copiée.

  • Solution -> Vérifiez dans les paramètres si la fonction est active et si vous utilisez l'adresse e-mail unique exacte.