Wat kan ik allemaal zien en doen in het communicatie-overzicht?

Wat vind je in dit artikel?

• Het overzicht personaliseren: Hoe je de weergave van kolommen en filters aanpast.

• Werkonderdelen en bouwspecialisten beheren: Informatie over het toevoegen en koppelen van gegevens.

• Communicatie en berichten: Hoe je de inbox gebruikt en berichten verstuurt naar bouwspecialisten.

• Notities en statussen: Het inzien van notities en het bijhouden van de voortgang van bouwspecialisten.

• Rapportages genereren: Welke overzichten je kunt uitdraaien vanuit het project.

Samenvatting

Het communicatie-overzicht is het centrale dashboard waarin je de voortgang van je project en de interactie met bouwspecialisten beheert. Je kunt de weergave volledig personaliseren door filters, sorteringen en kolommen aan te passen. Vanuit dit overzicht stuur je berichten, beheer je statussen en draai je diverse rapportages uit.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor werkvoorbereiders en inkopers die binnen een project in 12Build de communicatie met bouwspecialisten beheren. Je hebt toegang nodig tot een specifiek project om het communicatie-overzicht te kunnen openen en bewerken.

Het overzicht personaliseren

Je kunt het communicatie-overzicht naar eigen wens inrichten om alleen de informatie te zien die voor jou relevant is.

1. Open het communicatie-overzicht binnen je project.

2. Gebruik de filteropties om specifieke data te tonen of te verbergen.

3. Klik op de sorteerfuncties bij de kolommen om de volgorde van de lijst aan te passen.

4. Kies zelf de kolommen die je in het overzicht wilt tonen via de instellingen van de tabel.

Werkonderdelen en bouwspecialisten beheren

Het overzicht biedt directe toegang tot de structuur van je project en de gekoppelde specialisten.

1. Voeg handmatig werkonderdelen en bouwspecialisten toe of neem deze over van een ander project of sjabloon.

2. Beheer de werkonderdeelinstellingen om begrotingsregels, documenten, omschrijvingen, contactpersonen en planningen te koppelen

Communicatie en berichten

Vanuit het overzicht kun je direct communiceren met de geselecteerde bouwspecialisten.

1. Ga naar de sectie voor de Inbox/Outbox om binnengekomen en verzonden berichten te bekijken, inclusief herinneringen.

2. Selecteer één of meerdere bouwspecialisten in het overzicht.

3. Klik op de knop Bericht opmaken die nu verschijnt.

4. Kies het type bericht dat je wilt verzenden, zoals een offerteaanvraag, bericht zonder documenten, bedankbericht of een offertehengel. 

Notities en statussen

Je kunt de voortgang en specifieke details per bouwspecialist nauwgezet volgen.

1. Bekijk de status van een bouwspecialist; deze wordt automatisch bijgewerkt wanneer de specialist de status aanpast.

2. Pas handmatig de status aan of kies ervoor om de opdracht direct te gunnen.

3. Bekijk notities door met de muis over het notitie-icoontje voor de naam van de bouwspecialist te gaan. Er opent een pop-up met informatie.

4. Klik op de naam van de bouwspecialist om het bedrijfsprofiel te openen (1) voor projectnotities, algemene bedrijfsnotities en evaluator notities. 

Rapportages genereren

Het systeem biedt diverse mogelijkheden om data uit het overzicht te exporteren.

1. Navigeer naar het onderdeel rapporten.

2. Kies uit de beschikbare rapportages, waaronder:

   • Verzendlijst en documentenlijst.

   • Overzicht bericht/documenten gebruik en matrix documentengebruik.

   • Ingekomen e-mails en ingediende offertes.

   • Certificaten bouwspecialisten en TRAD export.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom zie ik de knop 'Bericht opmaken' niet? Antwoord: Deze knop wordt pas zichtbaar nadat je minimaal één bouwspecialist in het communicatie-overzicht hebt geselecteerd via de selectievakjes.

Vraag: Hoe weet ik of er een notitie is geplaatst bij een specialist? Antwoord: Het notitie-icoontje voor de naam van de bouwspecialist krijgt een kleur wanneer er een notitie aan gekoppeld is.

Probleemoplossing

• Symptoom: De status van een bouwspecialist verandert niet.

  • Oorzaak: De bouwspecialist heeft de status nog niet gewijzigd of de pagina is nog niet ververst.

  • Oplossing: Ververs de pagina of pas de status handmatig aan via het overzicht.

• Symptoom: Bepaalde kolommen ontbreken in het scherm.

  • Oorzaak: De kolommen staan uitgeschakeld in de persoonlijke instellingen van het overzicht.

  • Oplossing: Klik op de kolominstellingen en vink de gewenste kolommen aan.