Hvad kan jeg se og gøre i kommunikationsoversigten?

Hvad finder du i denne artikel?

• Tilpasning af oversigten: Sådan tilpasser du visningen af kolonner og filtre.

• Administration af faggrupper og byggefagspecialister: Oplysninger om tilføjelse og sammenkædning af data.

• Kommunikation og beskeder: Sådan bruger du indbakken og sender beskeder til byggefagspecialister.

• Noter og status: Se noter og følg med i byggefagspecialisternes fremskridt.

• Generering af rapporter: Hvilke oversigter du kan udskrive fra projektet.

Resumé

Kommunikationsoversigten er det centrale dashboard, hvor du administrerer projektets fremdrift og interaktionen med underentreprenører. Du kan tilpasse visningen fuldstændigt ved at justere filtre, sorteringer og kolonner. Fra denne oversigt sender du beskeder, administrerer status og udskriver forskellige rapporter.

Forudsætninger og målgruppe

Denne artikel er beregnet til arbejdsplanlæggere og indkøbere, der administrerer kommunikationen med byggefagspecialister inden for et projekt i 12Build. Du skal have adgang til et specifikt projekt for at kunne åbne og redigere kommunikationsoversigten.

Tilpasning af oversigten

Du kan indrette kommunikationsoversigten efter eget ønske, så du kun ser de oplysninger, der er relevante for dig.

1. Åbn kommunikationsoversigten i dit projekt.

2. Brug filterindstillingerne til at vise eller skjule specifikke data.

3. Klik på sorteringsfunktionerne ved kolonnerne for at ændre rækkefølgen på listen.

4. Vælg selv de kolonner, du vil vise i oversigten, via tabelindstillingerne.

Administrer faggrupper og byggefagspecialister

Oversigten giver direkte adgang til dit projekts struktur og de tilknyttede specialister.

1. Tilføj faggrupper og byggefagspecialister manuelt, eller overfør dem fra et andet projekt eller en skabelon.

2. Administrer arbejdsopgaveindstillingerne for at knytte tilbudslister, dokumenter, beskrivelser, kontaktpersoner og planer

Kommunikation og beskeder

Fra oversigten kan du kommunikere direkte med de valgte byggefagspecialister.

1. Gå til afsnittet for indbakke/udbakke for at se modtagne og sendte beskeder, herunder påmindelser.

2. Vælg en eller flere byggefagspecialister i oversigten.

3. Klik på knappen Opret besked, der nu vises.

4. Vælg den type besked, du vil sende, f.eks. en anmodning om tilbud, en besked uden dokumenter, en takkebesked eller en tilbudsforespørgsel. 

Noter og status

Du kan nøje følge fremskridtet og specifikke detaljer for hver byggefagspecialist.

1. Se status for en byggefagspecialist; denne opdateres automatisk, når specialisten ændrer status.

2. Juster status manuelt, eller vælg at tildele opgaven med det samme.

3. Se noter ved at holde musen over noteikonet foran navnet på byggefagspecialisten. Der åbnes et pop op-vindue med oplysninger.

4. Klik på byggefagspecialistens navn for at åbne virksomhedsprofilen (1) for projektnoter, generelle virksomhedsnoter og Evaluator-noter. 

Generer rapporter

Systemet tilbyder forskellige muligheder for at eksportere data fra oversigten.

1. Naviger til afsnittet rapporter.

2. Vælg blandt de tilgængelige rapporter, herunder:

   • Forsendelsesliste og dokumentliste.

   • Oversigt over brug af meddelelser/dokumenter og matrix over dokumentbrug.

   • Modtagne e-mails og indsendte tilbud.

   • Certifikater for byggefagspecialister og TRAD-eksport.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvorfor kan jeg ikke se knappen 'Opret besked'? Svar: Denne knap bliver først synlig, når du har valgt mindst én byggefagspecialist i kommunikationsoversigten via afkrydsningsfelterne.

Spørgsmål: Hvordan ved jeg, om der er lagt en note til en byggefagspecialist? Svar: Noteikonet foran navnet på byggefagspecialisten får en farve, når der er knyttet en note til vedkommende.

Fejlfinding

• Symptom: En byggefagspecialists status ændrer sig ikke.

  • Årsag: Byggefagspecialister har endnu ikke ændret status, eller siden er endnu ikke opdateret.

  • Løsning: Opdater siden, eller juster status manuelt via oversigten.

• Symptom: Visse kolonner mangler på skærmen.

  • Årsag: Kolonnerne er deaktiveret i de personlige indstillinger i oversigten.

  • Løsning: Klik på kolonneindstillingerne, og marker de ønskede kolonner.