Was kann ich in der Kommunikationsübersicht alles sehen und tun?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Die Ansicht personalisieren: So passen Sie die Darstellung von Spalten und Filtern an.

• Gewerk und Nachunternehmer verwalten: Informationen zum Hinzufügen und Verknüpfen von Daten.

• Kommunikation und Nachrichten: Wie Sie den Posteingang nutzen und Nachrichten an Nachunternehmer senden.

• Notizen und Status: Notizen einsehen und den Fortschritt von Nachunternehmern verfolgen.

• Berichte erstellen: Welche Übersichten Sie aus dem Projekt generieren können.

Zusammenfassung

Die Kommunikationsübersicht ist das zentrale Dashboard, in dem Sie den Fortschritt Ihres Projekts und die Interaktion mit Nachunternehmern verwalten. Sie können die Ansicht vollständig personalisieren, indem Sie Filter, Sortierungen und Spalten anpassen. Von dieser Übersicht aus versenden Sie Nachrichten, verwalten Sie Status und erstellen Sie verschiedene Berichte.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Arbeitsvorbereiter und Einkäufer, die innerhalb eines Projekts in 12Build die Kommunikation mit Nachunternehmern verwalten. Sie benötigen Zugriff auf ein bestimmtes Projekt, um die Kommunikationsübersicht öffnen und bearbeiten zu können.

Die Übersicht anpassen

Sie können die Kommunikationsübersicht nach Ihren Wünschen gestalten, um nur die für Sie relevanten Informationen anzuzeigen.

1. Öffnen Sie die Kommunikationsübersicht in Ihrem Projekt.

2. Verwenden Sie die Filteroptionen, um bestimmte Daten anzuzeigen oder auszublenden.

3. Klicken Sie auf die Sortierfunktionen neben den Spalten, um die Reihenfolge der Liste anzupassen.

4. Wählen Sie über die Tabelleneinstellungen aus, welche Spalten in der Übersicht angezeigt werden sollen.

Gewerk und Nachunternehmer verwalten

Die Übersicht bietet direkten Zugriff auf die Struktur Ihres Projekts und die zugehörigen Fachkräfte.

1. Fügen Sie Gewerke und Nachunternehmer manuell hinzu oder übernehmen Sie diese aus einem anderen Projekt oder einer Vorlage.

2. Verwalten Sie die Arbeitspaket-Einstellungen, um Budgetregeln, Dokumente, Beschreibungen, Ansprechpartner und Zeitpläne zu verknüpfen

Kommunikation und Nachrichten

Von der Übersicht aus können Sie direkt mit den ausgewählten Nachunternehmern kommunizieren.

1. Gehen Sie zum Bereich „Posteingang/Postausgang“, um eingegangene und gesendete Nachrichten, einschließlich Erinnerungen, anzuzeigen.

2. Wählen Sie einen oder mehrere Nachunternehmer in der Übersicht aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nachricht erstellen“, die nun erscheint.

4. Wählen Sie die Art der Nachricht aus, die Sie senden möchten, z. B. eine Angebotsanfrage, eine Nachricht ohne Dokumente, eine Dankesnachricht oder eine Angebotsanfrage. 

Notizen und Status

Sie können den Fortschritt und spezifische Details für jeden Nachunternehmer genau verfolgen.

1. Sehen Sie sich den Status eines Nachunternehmers an; dieser wird automatisch aktualisiert, sobald der Nachunternehmer den Status ändert.

2. Passen Sie den Status manuell an oder entscheiden Sie sich dafür, den Auftrag direkt zu vergeben.

3. Zeigen Sie Notizen an, indem Sie mit der Maus über das Notiz-Symbol vor dem Namen des Nachunternehmers fahren. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit Informationen.

4. Klicken Sie auf den Namen des Nachunternehmers, um das Unternehmensprofil (1) mit Projektnotizen, allgemeinen Unternehmensnotizen und Bewertungsnotizen zu öffnen. 

Berichte erstellen

Das System bietet verschiedene Möglichkeiten, Daten aus der Übersicht zu exportieren.

1. Navigieren Sie zum Bereich „Berichte“.

2. Wählen Sie aus den verfügbaren Berichten, darunter:

   • Versandliste und Dokumentenliste.

   • Übersicht über Nachrichten-/Dokumentenverwendung und Matrix zur Dokumentenverwendung.

   • Eingegangene E-Mails und eingereichte Angebote.

   • Zertifikate von Nachunternehmern und TRAD-Export.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Warum sehe ich die Schaltfläche „Nachricht erstellen“ nicht? Antwort: Diese Schaltfläche wird erst sichtbar, nachdem Sie mindestens einen Nachunternehmer in der Kommunikationsübersicht über die Auswahlfelder ausgewählt haben.

Frage: Woher weiß ich, ob eine Notiz zu einem Nachunternehmer hinterlegt wurde? Antwort: Das Notiz-Symbol vor dem Namen des Nachunternehmers wird farbig, wenn eine Notiz damit verknüpft ist.

Fehlerbehebung

• Symptom: Der Status eines Nachunternehmers ändert sich nicht.

  • Ursache: Der Nachunternehmer hat den Status noch nicht geändert oder die Seite wurde noch nicht aktualisiert.

  • Lösung: Aktualisieren Sie die Seite oder passen Sie den Status manuell über die Übersicht an.

• Symptom: Bestimmte Spalten fehlen auf dem Bildschirm.

  • Ursache: Die Spalten sind in den persönlichen Einstellungen der Übersicht deaktiviert.

  • Lösung: Klicken Sie auf die Spalteneinstellungen und aktivieren Sie die gewünschten Spalten.