Que puis-je voir et faire dans l'aperçu des communications ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Personnaliser l'aperçu : comment adapter l'affichage des colonnes et des filtres.

• Gérer les éléments de travail et les sous-traitants : informations sur l'ajout et la mise en relation des données.

• Communication et messages : comment utiliser la boîte de réception et envoyer des messages aux sous-traitants.

• Notes et statuts : consulter les notes et suivre l'avancement des travaux des sous-traitants.

• Générer des rapports : quels aperçus vous pouvez générer à partir du projet.

Résumé

L'aperçu de communication constitue le tableau de bord central depuis lequel vous pilotez l'avancement de votre projet et l'interaction avec les sous-traitants. Vous pouvez personnaliser entièrement l'affichage en ajustant les filtres, les tris et les colonnes. À partir de cet aperçu, vous envoyez des messages, gérez les statuts et générez divers rapports.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux préparateurs de travaux et aux acheteurs qui gèrent la communication avec les sous-traitants dans le cadre d'un projet dans 12Build. Vous devez disposer d'un accès à un projet spécifique pour pouvoir ouvrir et modifier le tableau de bord de communication.

Personnaliser l'aperçu

Vous pouvez configurer l'aperçu des communications selon vos préférences afin de ne voir que les informations qui vous concernent.

1. Ouvrez l'aperçu des communications au sein de votre projet.

2. Utilisez les options de filtrage pour afficher ou masquer des données spécifiques.

3. Cliquez sur les fonctions de tri situées à côté des colonnes pour modifier l'ordre de la liste.

4. Sélectionnez les colonnes à afficher dans l'aperçu via les paramètres du tableau.

Gérer les éléments de travail et les sous-traitants du bâtiment

Cet aperçu offre un accès direct à la structure de votre projet ainsi qu’aux spécialistes associés.

1. Ajoutez manuellement des éléments de travail et des sous-traitants ou importez-les depuis un autre projet ou un modèle.

2. Gérez les paramètres des éléments de travail pour associer des règles budgétaires, des documents, des descriptions, des interlocuteurs et des plannings

Communication et messages

Depuis l'aperçu, vous pouvez communiquer directement avec les sous-traitants sélectionnés.

1. Accédez à la section Boîte de réception/Boîte d'envoi pour consulter les messages reçus et envoyés, y compris les rappels.

2. Sélectionnez un ou plusieurs sous-traitants dans l'aperçu.

3. Cliquez ensuite sur le bouton « Rédiger un message ».

4. Choisissez le type de message que vous souhaitez envoyer, tel qu'une demande de proposition, un message sans documents, un message de remerciement ou une sollicitation de devis. 

Notes et statuts

Vous pouvez suivre de près l'avancement et les détails spécifiques pour chaque sous-traitant.

1. Consultez le statut d'un sous-traitant ; celui-ci est automatiquement mis à jour lorsque le sous-traitant le modifie.

2. Modifiez manuellement le statut ou choisissez d'attribuer directement la mission.

3. Consultez les notes en passant la souris sur l'icône de note située devant le nom du sous-traitant. Une fenêtre contextuelle contenant des informations s'ouvre.

4. Cliquez sur le nom du sous-traitant pour ouvrir le Profil d'entreprise (1) et consulter les notes de projet, les notes générales de l'entreprise et les notes de l'évaluateur. 

Générer des rapports

Le système offre diverses possibilités pour exporter les données de l'aperçu.

1. Accédez à la section Rapports.

2. Choisissez parmi les rapports disponibles, notamment :

   • Liste d'envoi et liste de documents.

   • Aperçu de l'utilisation des messages/documents et matrice d'utilisation des documents.

   • E-mails reçus et propositions soumises.

   • Certificats des sous-traitants et exportation TRAD.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi le bouton « Créer un message » n'apparaît-il pas ? Réponse : Ce bouton n'apparaît qu'après avoir sélectionné au moins un sous-traitant dans l'aperçu des communications à l'aide des cases à cocher.

Question : Comment savoir si une note a été ajoutée pour un sous-traitant ? Réponse : L'icône de note située devant le nom du sous-traitant s'affiche en couleur lorsqu'une note y est associée.

Résolution des problèmes

• Symptôme : Le statut d'un sous-traitant ne change pas.

  • Cause : Le sous-traitant n'a pas encore modifié le statut ou la page n'a pas encore été actualisée.

  • Solution : Actualisez la page ou modifiez le statut manuellement via l'aperçu.

• Symptôme : Certaines colonnes sont manquantes à l'écran.

  • Cause : Les colonnes sont désactivées dans les paramètres personnels de l'aperçu.

  • Solution : Cliquez sur les paramètres des colonnes et cochez les colonnes souhaitées.