Wat vind je in dit artikel?
-
Het nut van mappen koppelen: Hoe automatisering fouten voorkomt en tijd bespaart.
-
Mappen koppelen instellen: Stapsgewijze instructie om de koppeling te maken.
-
Controle in de documentenmatrix: Wat je ziet bij het verzenden van de aanvraag.
Samenvatting
Door documentmappen te koppelen aan werkonderdelen, worden bijbehorende bestanden automatisch geselecteerd voor de juiste bouwspecialist. Je activeert dit via de knop Mappen koppelen in het documentoverzicht, waarna je per map aangeeft bij welk onderdeel deze hoort.
Voorwaarden en doelgroep
Dit artikel is bedoeld voor hoofdaannemers die hun projecten in 12Build organiseren. Je moet de projectdocumenten al hebben geüpload en de werkonderdelen (zoals 'Schilderwerk' of 'Betonwerk') moeten aan het project zijn toegevoegd.
Mappen koppelen instellen
Om de automatische selectie in te stellen, volg je deze stappen:
-
Ga binnen je project naar het tabblad Documenten.
-
Klik linksboven in het documentoverzicht op de knop Mappen koppelen.
-
Er verschijnt een overzichtsscherm met al je aangemaakte document(sub)mappen.
-
Zoek de betreffende map op en selecteer in de kolom ernaast het bijbehorende werkonderdeel.
-
Herhaal dit voor alle mappen die specifiek bij een bepaald specialisme horen.
-
De instellingen worden direct opgeslagen.
Controle in de documentenmatrix
Nadat de koppeling is gemaakt, profiteer je hiervan tijdens het versturen van aanvragen:
-
Wanneer je een offerteaanvraag opstelt voor een gekoppeld werkonderdeel, staan de documenten uit de geselecteerde mappen al vinkje aan in de documentenmatrix.
-
Je hoeft de matrix alleen nog maar vluchtig te controleren op eventuele algemene documenten die je ook wilt meesturen.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Kan ik één map aan meerdere werkonderdelen koppelen? Antwoord: Ja, als de inhoud van een map relevant is voor meerdere specialismen, kun je deze map aan al die werkonderdelen koppelen zodat de documenten overal worden voorgeselecteerd.
Vraag: Wat gebeurt er als ik later documenten toevoeg aan een gekoppelde map? Antwoord: Nieuwe documenten die in een reeds gekoppelde map worden geplaatst, worden bij de volgende offerteaanvraag automatisch herkend en meegenomen in de selectie.
Probleemoplossing
-
Symptoom: De knop 'Mappen koppelen' is grijs of niet zichtbaar.
-
Oorzaak: Er zijn nog geen werkonderdelen aan het project toegevoegd of er zijn nog geen mappen aangemaakt.
-
Oplossing: Voeg eerst de relevante werkonderdelen toe onder het tabblad 'Communicatie' en zorg dat er een mappenstructuur aanwezig is bij 'Documenten'.
-