Wie kann ich meine Dokumentordner mit meinen Gewerken verknüpfen?

Was finden Sie in diesem Artikel?

Der Nutzen der Verknüpfung von Ordnern: Wie Automatisierung Fehler verhindert und Zeit spart.
Einrichten der Ordnerverknüpfung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Verknüpfung.
Überprüfung in der Dokumentenmatrix: Was Sie beim Absenden der Anfrage sehen.

Zusammenfassung

Durch die Verknüpfung von Dokumentordnern mit Gewerken werden die zugehörigen Dateien automatisch für den richtigen Nachunternehmer ausgewählt. Sie aktivieren dies über die Schaltfläche „Ordner verknüpfen“ in der Dokumentübersicht und geben anschließend für jeden Ordner an, zu welchem Gewerk er gehört.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Generalunternehmer, die ihre Projekte in 12Build organisieren. Sie müssen die Projektdokumente bereits hochgeladen haben und die Gewerke (wie „Malerarbeiten“ oder „Betonarbeiten“) müssen dem Projekt hinzugefügt worden sein.

Ordnerverknüpfung einrichten

Um die automatische Auswahl einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie in Ihrem Projekt auf die Registerkarte „Dokumente“.
Klicken Sie oben links in der Dokumentenübersicht auf die Schaltfläche „Ordner verknüpfen“.
Es erscheint eine Übersicht mit allen von Ihnen erstellten Dokument- und Unterordnern.
Suchen Sie den entsprechenden Ordner und wählen Sie in der Spalte daneben das zugehörige Gewerk aus.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Ordner, die zu einem bestimmten Fachgebiet gehören.
Die Einstellungen werden sofort gespeichert.

Überprüfung in der Dokumentenmatrix

Nachdem die Verknüpfung hergestellt wurde, profitieren Sie davon beim Versenden von Anfragen:

Wenn Sie eine Angebotsanfrage für ein verknüpftes Gewerk erstellen, sind die Dokumente aus den ausgewählten Ordnern in der Dokumentenmatrix bereits angekreuzt.
Sie müssen die Matrix nur noch kurz auf eventuelle allgemeine Dokumente überprüfen, die Sie ebenfalls mitschicken möchten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich einen Ordner mit mehreren Gewerken verknüpfen? Antwort: Ja, wenn der Inhalt eines Ordners für mehrere Fachbereiche relevant ist, können Sie diesen Ordner mit all diesen Gewerken verknüpfen, sodass die Dokumente überall vorab ausgewählt werden.

Frage: Was passiert, wenn ich später Dokumente zu einem verknüpften Ordner hinzufüge? Antwort: Neue Dokumente, die in einen bereits verknüpften Ordner abgelegt werden, werden bei der nächsten Angebotsanfrage automatisch erkannt und in die Auswahl aufgenommen.

Fehlerbehebung

Symptom: Die Schaltfläche „Ordner verknüpfen“ ist ausgegraut oder nicht sichtbar.
- Ursache: Es wurden noch keine Gewerke zum Projekt hinzugefügt oder es wurden noch keine Ordner angelegt.
- Lösung: Fügen Sie zunächst die relevanten Gewerke unter der Registerkarte „Kommunikation“ hinzu und stellen Sie sicher, dass unter „Dokumente“ eine Ordnerstruktur vorhanden ist.