Que trouverez-vous dans cet article ?
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L'intérêt de lier des dossiers : comment l'automatisation permet d'éviter les erreurs et de gagner du temps.
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Configurer la liaison de dossiers : instructions étape par étape pour établir la liaison.
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Vérification dans la matrice de documents : ce que vous voyez lors de l'envoi de la demande.
Résumé
En associant des dossiers de documents à des éléments de travail, les fichiers correspondants sont automatiquement sélectionnés pour le sous-traitant concerné. Vous activez cette fonction via le bouton « Associer des dossiers » dans l'aperçu des documents, puis vous indiquez pour chaque dossier à quel élément il appartient.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux entreprises générales qui organisent leurs projets dans 12Build. Vous devez déjà avoir téléchargé les documents du projet et les éléments de travail (telles que « Peinture » ou « Bétonnage ») doivent avoir été ajoutés au projet.
Configurer la liaison des dossiers
Pour configurer la sélection automatique, veuillez suivre les étapes suivantes :
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Dans votre projet, accédez à l'onglet Documents.
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Cliquez sur le bouton « Associer des dossiers » situé en haut à gauche de la liste des documents.
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Un écran récapitulatif s'affiche avec tous les dossiers (sous-dossiers) de documents que vous avez créés.
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Recherchez le dossier concerné et sélectionnez l'élément de travail correspondant dans la colonne adjacente.
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Répétez cette opération pour tous les dossiers appartenant spécifiquement à une spécialité donnée.
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Les paramètres sont enregistrés immédiatement.
Vérification dans la matrice des documents
Une fois le lien établi, vous en tirez parti lors de l'envoi de demandes :
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Lorsque vous rédigez une demande de proposition pour un élément de travail lié, les documents des dossiers sélectionnés sont déjà cochés dans la matrice de documents.
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Il ne vous reste plus qu'à vérifier rapidement la matrice pour voir s'il y a des documents généraux que vous souhaitez également joindre.
Foire aux questions (FAQ)
Question : Puis-je associer un même dossier à plusieurs éléments de travail ? Réponse : Oui, si le contenu d'un dossier concerne plusieurs spécialités, vous pouvez associer ce dossier à tous ces éléments de travail afin que les documents y soient présélectionnés.
Question : Que se passe-t-il si j'ajoute ultérieurement des documents à un dossier associé ? Réponse : Les nouveaux documents placés dans un dossier déjà associé sont automatiquement reconnus lors de la prochaine demande de proposition et inclus dans la sélection.
Résolution de problèmes
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Symptôme : Le bouton « Lier des dossiers » apparaît grisé ou n’est pas visible.
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Cause : Aucun élément de travail n’a encore été ajouté au projet ou aucun dossier n’a encore été créé.
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Solution : Ajoutez d’abord les éléments de travail pertinents sous l’onglet « Communication » et assurez-vous qu’une structure de dossiers est présente sous « Documents ».
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