Wat vind je in dit artikel?
-
Gunning verwerken: Hoe je de status van een bouwspecialist aanpast naar gegund.
-
Overige specialisten informeren: Het gelijktijdig afwijzen en bedanken van andere partijen.
-
Zichtbaarheid en instellingen: Beheren wat bouwspecialisten zien van de statuswijziging.
-
Projectscore vastleggen: Het belang van een up-to-date administratie.
Samenvatting
Je gunt een opdracht door in het communicatie-overzicht de status van de gekozen bouwspecialist te wijzigen naar 'Gegund'. Vervolgens biedt het systeem direct de mogelijkheid om de overige specialisten op 'Niet gegund' te zetten en hen een bedankbericht te sturen. Dit zorgt voor een professionele afhandeling en een schone projectadministratie.
Voorwaarden en doelgroep
Dit artikel is bedoeld voor inkopers en werkvoorbereiders die de definitieve keuze voor een bouwspecialist hebben gemaakt. Je hebt toegang nodig tot het communicatie-overzicht van het betreffende project.
Stap 1: Gunning verwerken in de communicatie
Zodra de keuze is gevallen op een specifieke bouwspecialist, verwerk je dit in het systeem.
-
Ga naar het Communicatie-overzicht binnen je project.
-
Zoek de bouwspecialist op aan wie je de opdracht wilt gunnen.
-
Klik op de huidige status van deze specialist en verander deze naar Gegund.
-
Zichtbaarheid: Achter de status zie je een icoon van een oogje. Als er een streep door het oogje staat, is de status alleen intern zichtbaar. Je kunt ervoor kiezen om de status wel te delen door het oogje te activeren.
Stap 2: Andere bouwspecialisten afwijzen
Nadat je één partij op 'Gegund' hebt gezet, herkent 12Build dat er nog andere openstaande offertes zijn in hetzelfde werkonderdeel.
-
Er verschijnt automatisch een pop-upvenster zodra je de status op 'Gegund' zet.
-
In dit scherm kun je de overige bouwspecialisten in dat werkonderdeel direct de status Niet gegund geven.
-
Vink de optie aan om direct een bedankbericht te versturen naar deze partijen om hen professioneel te informeren.
Stap 3: Projectscore en marktinstellingen
Het is cruciaal om aan te geven dat het project gescoord is voor de algehele administratie en ketensamenwerking.
-
Projectadministratie: Door de gunning en score vast te leggen, blijven jij en je collega's op de hoogte van de actuele projectfase.
-
Offertes uit de markt: Wil je offertes ontvangen van bouwspecialisten die voor andere (niet-scorende) hoofdaannemers hebben gerekend? Dit kun je activeren in de Instellingen. De bouwspecialisten blijven zo beter up-to-date.
Visuele weergave met kleuren
Voor een snelle herkenning van gegunde onderdelen in je overzicht, kun je kleuren gebruiken.
-
Vraag de (sub)beheerder van je bedrijfsprofiel om naar 'Instellingen' te gaan.
-
Koppel een specifieke kleur (bijvoorbeeld groen) aan de status 'Gegund'.
-
Deze kleur wordt nu overal in het communicatie-overzicht toegepast bij deze status.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Kan de bouwspecialist altijd zien dat ik de status op 'Gegund' heb gezet? Antwoord: Nee, dit hangt af van de 'oog-instelling'. Met een streep door het oogje is de status alleen voor jou en je interne collega's zichtbaar.
Vraag: Wat gebeurt er als ik per ongeluk de verkeerde specialist op 'Gegund' zet? Antwoord: Je kunt de status op elk moment weer handmatig aanpassen naar een andere status. Let er wel op of je al bedankberichten naar anderen hebt verstuurd.
Probleemoplossing
-
Symptoom: De pop-up om anderen op 'Niet gegund' te zetten verschijnt niet.
-
Oorzaak: Er zijn geen andere bouwspecialisten in dit specifieke werkonderdeel die de status 'Offerte' hebben.
-
Oplossing: Controleer de statussen van de andere specialisten in het werkonderdeel en pas deze indien nodig handmatig aan.
-
-
Symptoom: Ik kan de status 'Gegund' niet selecteren.
-
Oorzaak: Je hebt mogelijk onvoldoende rechten of het project bevindt zich in een fase waarin geen gunningen kunnen worden gedaan.
-
Oplossing: Controleer je gebruikersrechten bij de beheerder of kijk of het project niet per ongeluk al gesloten is.
-