Comment attribuer un marché à un sous-traitant ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Traitement d'une attribution : comment modifier le statut d'un sous-traitant pour le faire passer à « attribué ».

• Informer les autres spécialistes : rejeter et remercier simultanément les autres parties.

• Visibilité et paramètres : gérer ce que les sous-traitants voient concernant le changement de statut.

• Enregistrer le score du projet : l'importance d'une administration à jour.

Résumé

Vous attribuez un marché en modifiant le statut du sous-traitant choisi en « Attribué » dans l'aperçu des communications. Le système vous offre alors immédiatement la possibilité de mettre les autres sous-traitants sur « Non attribué » et de leur envoyer un message de remerciement. Cela garantit un traitement professionnel et une administration de projet claire.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux acheteurs et aux préparateurs de travaux qui ont fait leur choix définitif pour un sous-traitant. Vous devez avoir accès à l'aperçu des communications du projet concerné.

Étape 1 : Enregistrer l’attribution dans la communication

Dès qu’un sous-traitant a été sélectionné, vous devez l’enregistrer dans le système.

1. Accédez à l'aperçu des communications de votre projet.

2. Recherchez le sous-traitant auquel vous souhaitez attribuer le marché.

3. Cliquez sur le statut actuel de ce spécialiste et modifiez-le en « Attribué ».

4. Visibilité : derrière le statut, vous voyez une icône en forme d'œil. Si l'œil est barré, le statut n'est visible qu'en interne. Vous pouvez choisir de partager le statut en activant l'œil. 

Étape 2 : Rejeter les autres sous-traitants

Une fois que vous avez attribué le marché à un prestataire, 12Build détecte qu'il existe d'autres propositions en attente pour le même élément de travail.

1. Une fenêtre contextuelle s'affiche automatiquement dès que vous définissez le statut sur « Attribué ».

2. Dans cet écran, vous pouvez attribuer directement le statut « Non attribué » aux autres sous-traitants dans cet élément de travail.

3. Cochez l'option pour envoyer immédiatement un message de remerciement à ces prestataires afin de les informer de manière professionnelle.

Étape 3 : Note du projet et paramètres du marché

Il est essentiel d’indiquer que le projet a été noté pour la gestion administrative globale et la collaboration au sein de la chaîne.

• Administration du projet : en enregistrant l'attribution et la note, vous et vos collègues restez informés de la phase actuelle du projet.

• Proposition du marché : souhaitez-vous recevoir des propositions de sous-traitants ayant établi des calculs pour d'autres entreprises générales (non notées) ? Vous pouvez activer cette option dans les Paramètres. Les sous-traitants restent ainsi mieux informés.

Représentation visuelle avec des couleurs

Afin d’identifier rapidement les éléments attribués dans votre aperçu, vous pouvez utiliser des couleurs.

1. Demandez à l’administrateur (ou au sous-administrateur) de votre profil d’entreprise d’accéder à « Paramètres ».

2. Associez une couleur spécifique (par exemple le vert) au statut « Attribué ».

3. Cette couleur s'appliquera désormais partout dans l'aperçu des communications pour ce statut.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Le sous-traitant peut-il toujours voir que j'ai défini le statut sur « Attribué » ? Réponse : Non, la visibilité dépend du « paramètre de l'œil ». Si l'œil est barré, le statut n'est visible que par vous et vos collègues internes.

Question : Que se passe-t-il si je sélectionne par erreur le mauvais spécialiste pour le statut « Attribué » ? Réponse : Vous pouvez à tout moment modifier manuellement le statut afin d'en choisir un autre. Vérifiez toutefois si vous avez déjà envoyé des messages de remerciement à d'autres personnes.

Résolution de problèmes

• Symptôme : La fenêtre contextuelle permettant de mettre d'autres personnes sur « Non attribué » n'apparaît pas.

  • Cause : Aucun autre sous-traitant dans cet élément de travail spécifique ne possède le statut « Proposition ».

  • Solution : Vérifiez les statuts des autres spécialistes dans l’élément de travail et modifiez-les manuellement si nécessaire.

• Symptôme : Il n’est pas possible de sélectionner le statut « Attribué ».

  • Cause : Il est possible que vous ne disposiez pas des droits nécessaires, ou que le projet se trouve dans une phase où aucune attribution n’est autorisée.

  • Solution : Vérifiez vos droits d'utilisateur auprès de l'administrateur ou contrôlez si le projet n'a pas été clôturé par erreur.