Hoe kan ik een geheimhoudingsverklaring ondertekenen?

Wat vind je in dit artikel?

• Starten met ondertekenen: Hoe je het proces activeert vanuit je mail of 12Build.

• Zelf of iemand anders laten ondertekenen: De keuze tussen zelf tekenen of de aanvraag doorsturen naar een bevoegde collega.

• Het digitale tekenproces: Hoe je jouw gegevens invult en de verklaring bevestigt via e-mail.

• Toegang tot documenten: Wanneer de projectstukken voor je worden vrijgegeven.

• Downloaden van de verklaring: Waar je de getekende versie terugvindt.

Samenvatting

Je ondertekent een geheimhoudingsverklaring digitaal via ValidSign nadat je via een offerteaanvraag of het projectoverzicht de documenten probeert te openen. Je kunt zelf tekenen of een collega machtigen. Na ondertekening worden de documenten direct of na handmatige goedkeuring door de hoofdaannemer vrijgegeven.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor bouwspecialisten die zijn uitgenodigd voor een vertrouwelijk project. Je hebt een geldig e-mailadres nodig voor de verificatiestap en, indien je namens je bedrijf tekent, de juiste tekenbevoegdheid.

Stap 1: Starten vanuit de aanvraag of 12Build

Er zijn twee manieren om bij de geheimhoudingsverklaring te komen:

1. Via de offerteaanvraag (e-mail): Klik op ZIP downloaden of Documenten inzien. Je wordt doorgeleid naar 12Build waar direct de melding verschijnt dat ondertekening vereist is.

2. Rechtstreeks in 12Build: Navigeer naar het tabblad Documenten van het betreffende project. Je ziet direct de blokkade met de optie om te ondertekenen.

Stap 2: Zelf of iemand anders laten ondertekenen

In het ValidSign-scherm kies je wie de verklaring juridisch mag binden:

• Zelf ondertekenen: Ben je gemachtigd? Klik op de button Verstuur email verificatie.

• Laten ondertekenen door een ander: Ben je niet tekenbevoegd? Selecteer een andere ontvanger uit de lijst of vul handmatig de naam en het e-mailadres van je collega in. Klik daarna op Verstuur email verificatie. 

Stap 3: De verklaring digitaal tekenen

De geselecteerde ondertekenaar ontvangt een e-mail met de link Geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

1. Klik op de link in de mail (het klaarzetten van het document kan even duren).

2. Scroll door de volledige tekst of gebruik de navigatiebutton om naar het tekenveld te gaan.

3. Vul je naam en functie in. De datum wordt automatisch ingevuld.

4. Klik op de blauwe button Ondertekenen.

5. Klik in het volgende scherm onderaan op Bevestigen om de procedure af te ronden. 
   

Stap 4: Documenten inzien

Afhankelijk van de instellingen van de hoofdaannemer gebeurt er nu het volgende:

• Direct vrijgeven: Je kunt na de melding "Bedankt voor het ondertekenen" direct de documenten inzien en downloaden.

• Handmatig vrijgeven: De hoofdaannemer moet je ondertekening eerst controleren. Je krijgt een e-mail zodra de documenten voor je zijn opengezet. 

Stap 5: Downloaden geheimhoudingsverklaring

Wil je een kopie voor je eigen administratie? Na de volledige afronding kun je de ondertekende geheimhoudingsverklaring altijd terugvinden en downloaden in je Outbox.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waarom kan ik de documenten nog niet zien nadat ik heb getekend? Antwoord: Waarschijnlijk heeft de hoofdaannemer gekozen voor 'handmatige vrijgave'. Je moet dan wachten op een bevestigingsmail voordat de documenten toegankelijk zijn.

Vraag: Kan ik een verzonden verzoek tot ondertekening nog intrekken? Antwoord: Indien je de verkeerde collega hebt geselecteerd, kun je in het documentenscherm van het project vaak opnieuw kiezen voor de optie om de verklaring door iemand anders te laten tekenen.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik ontvang de e-mail van ValidSign niet.

  • Oorzaak: De mail is in de spamfolder terechtgekomen of het e-mailadres is verkeerd ingevoerd.

  • Oplossing: Controleer je ongewenste e-mail. Indien de mail daar niet staat, doorloop stap 2 opnieuw en controleer de spelling van het e-mailadres.