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Comment puis-je signer un accord de confidentialité ?

Lorsqu’une entreprise générale crée un projet confidentiel, la signature d’un accord de confidentialité (NDA) est obligatoire avant de pouvoir consulter les documents. Ce processus s’effectue de manière sécurisée et numérique via ValidSign.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Commencer la signature : comment lancer le processus depuis votre messagerie ou depuis 12Build.

  • Signer soi-même ou faire signer quelqu'un d'autre : le choix entre signer soi-même ou transférer la demande à un collègue habilité.

  • Le processus de signature numérique : comment renseigner vos informations et confirmer la déclaration par e-mail.

  • Accès aux documents : quand les documents du projet sont mis à votre disposition.

  • Téléchargement de la déclaration : où trouver la version signée.

Résumé

Vous signez une déclaration de confidentialité par voie numérique via ValidSign après avoir tenté d'ouvrir les documents via une demande de proposition ou l'aperçu du projet. Vous pouvez signer vous-même ou donner procuration à un collègue. Après la signature, les documents sont validés immédiatement ou après approbation manuelle par l'Entreprise générale.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux sous-traitants invités à participer à un projet confidentiel. Vous devez disposer d'une adresse e-mail valide pour l'étape de vérification et, si vous signez au nom de votre entreprise, des droits de signature appropriés.

Étape 1 : Commencer à partir de la demande ou de 12Build

Deux méthodes permettent d'accéder à l'accord de confidentialité :

  1. Via la demande de proposition (e-mail) : cliquez sur « Télécharger le ZIP » ou « Consulter les documents ». Vous serez redirigé vers 12Build où un message indiquant que la signature est requise s'affichera immédiatement.

  2. Directement dans 12Build : accédez à l'onglet « Documents » du projet concerné. Vous verrez immédiatement le blocage avec l'option de signature.

Étape 2 : Signer soi-même ou faire signer quelqu'un d'autre

Dans l'écran ValidSign, sélectionnez la personne habilitée à signer la déclaration :

  • Signer soi-même : Si vous en avez l'autorisation, cliquez sur le bouton « Envoyer un e-mail de vérification ».

  • Faire signer par quelqu'un d'autre : si vous n'êtes pas habilité à signer, sélectionnez un autre destinataire dans la liste ou saisissez manuellement le nom et l'adresse e-mail de votre collègue, puis cliquez sur « Envoyer l'e-mail de vérification ». 

Étape 3 : Signer la déclaration numériquement

Le signataire sélectionné recevra un e-mail contenant le lien « Signer la déclaration de confidentialité ».

  1. Cliquez sur le lien contenu dans ce message électronique (la préparation du document peut nécessiter un certain temps).

  2. Faites défiler l'intégralité du texte ou utilisez le bouton de navigation pour accéder au champ de signature.

  3. Indiquez votre nom et votre fonction. La date est renseignée automatiquement.

  4. Cliquez sur le bouton bleu « Signer ».

  5. Dans l'écran suivant, cliquez en bas sur « Confirmer » afin de finaliser la procédure. 

Étape 4 : Consulter les documents

En fonction des paramètres définis par l'entreprise générale, l'une des deux situations suivantes se produit :

  • Validation immédiate : après le message « Merci d'avoir signé », vous pouvez immédiatement consulter et télécharger les documents.

  • Validation manuelle : l'entreprise générale doit d'abord vérifier votre signature. Vous recevrez un e-mail dès que les documents vous seront accessibles. 

Étape 5 : Télécharger l'accord de confidentialité

Si vous souhaitez conserver une copie pour vos archives, vous pourrez à tout moment récupérer et télécharger la déclaration de confidentialité signée dans votre boîte d’envoi une fois la procédure terminée.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi ne puis-je pas encore voir les documents après avoir signé ? Réponse : L'entreprise générale a probablement choisi la « validation manuelle ». Vous devez alors attendre un e-mail de confirmation avant que les documents ne soient accessibles.

Question : Puis-je encore retirer une demande de signature déjà envoyée ? Réponse : Si vous avez sélectionné le mauvais collègue, vous pouvez souvent, dans l'écran des documents du projet, choisir à nouveau l'option permettant de faire signer la déclaration par quelqu'un d'autre.

Dépannage

  • Symptôme : Je ne reçois pas l'e-mail de ValidSign.

    • Cause : L'e-mail a été classé dans le dossier spam ou l'adresse e-mail a été mal saisie.

    • Solution : Vérifiez votre dossier de courrier indésirable. Si l'e-mail ne s'y trouve pas, veuillez répéter l'étape 2 et vérifier l'orthographe de l'adresse e-mail.