Wie kann ich eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Mit dem Unterzeichnen beginnen: So aktivieren Sie den Prozess über Ihre E-Mail oder 12Build.

• Selbst unterschreiben oder zur Unterschrift weiterleiten: Die Wahl zwischen eigenhändiger Unterzeichnung oder Weiterleitung des Antrags an einen befugten Kollegen.

• Der digitale Signaturprozess: Wie Sie Ihre Daten eingeben und die Erklärung per E-Mail bestätigen.

• Zugriff auf Dokumente: Wann die Projektunterlagen für Sie freigegeben werden.

• Herunterladen der Erklärung: Wo Sie die unterschriebene Version finden.

Zusammenfassung

Sie unterzeichnen eine Vertraulichkeitserklärung digital über ValidSign, nachdem Sie über eine Angebotsanfrage oder die Projektübersicht versucht haben, die Dokumente zu öffnen. Sie können selbst unterschreiben oder einen Kollegen bevollmächtigen. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente sofort oder nach manueller Genehmigung durch den Generalunternehmer freigegeben.

Bedingungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Nachunternehmer, die zu einem vertraulichen Projekt eingeladen wurden. Sie benötigen eine gültige E-Mail-Adresse für den Verifizierungsschritt und, falls Sie im Namen Ihres Unternehmens unterschreiben, die entsprechende Unterschriftsberechtigung.

Schritt 1: Starten Sie über die Anfrage oder 12Build

Es gibt zwei Möglichkeiten, zur Vertraulichkeitserklärung zu gelangen:

1. Über die Angebotsanfrage (E-Mail): Klicken Sie auf „ZIP herunterladen“ oder „Dokumente einsehen“. Sie werden zu 12Build weitergeleitet, wo sofort der Hinweis erscheint, dass eine Unterzeichnung erforderlich ist.

2. Direkt in 12Build: Navigieren Sie zum Reiter „Dokumente“ des betreffenden Projekts. Sie sehen sofort die Sperre mit der Option zum Unterzeichnen.

Schritt 2: Selbst unterschreiben oder von einer anderen Person unterschreiben lassen

Wählen Sie im ValidSign-Fenster aus, wer die Erklärung rechtsverbindlich unterzeichnen darf:

• Selbst unterschreiben: Sind Sie dazu befugt? Klicken Sie auf die Schaltfläche „E-Mail-Verifizierung senden“.

• Von einer anderen Person unterschreiben lassen: Sind Sie nicht zeichnungsberechtigt? Wählen Sie einen anderen Empfänger aus der Liste aus oder geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen manuell ein. Klicken Sie anschließend auf „E-Mail-Verifizierung senden“. 

Schritt 3: Die Erklärung digital unterschreiben

Der ausgewählte Unterzeichner erhält eine E-Mail mit dem Link „Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen“.

1. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail (das Vorbereiten des Dokuments kann einen Moment dauern).

2. Scrollen Sie durch den gesamten Text oder nutzen Sie die Navigationsschaltfläche, um zum Unterschriftsfeld zu gelangen.

3. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Funktion ein. Das Datum wird automatisch eingetragen.

4. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Unterzeichnen“.

5. Klicken Sie im nächsten Bildschirm unten auf „Bestätigen“, um den Vorgang abzuschließen. 
   

Schritt 4: Dokumente einsehen

Je nach den Einstellungen des Generalunternehmers geschieht nun Folgendes:

• Sofortige Freigabe: Nach der Meldung „Vielen Dank für die Unterzeichnung“ können Sie die Dokumente sofort einsehen und herunterladen.

• Manuelle Freigabe: Der Generalunternehmer muss Ihre Unterschrift zunächst prüfen. Sie erhalten eine E-Mail, sobald die Dokumente für Sie freigeschaltet wurden. 

Schritt 5: Vertraulichkeitserklärung herunterladen

Möchten Sie eine Kopie für Ihre eigenen Unterlagen? Nach dem vollständigen Abschluss können Sie die unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung jederzeit in Ihrem Postausgang finden und herunterladen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Warum kann ich die Dokumente nach meiner Unterschrift noch nicht sehen? Antwort: Wahrscheinlich hat sich der Generalunternehmer für die „manuelle Freigabe“ entschieden. Sie müssen dann auf eine Bestätigungs-E-Mail warten, bevor die Dokumente zugänglich sind.

Frage: Kann ich eine gesendete Unterschriftsanfrage noch zurückziehen? Antwort: Wenn Sie den falschen Kollegen ausgewählt haben, können Sie im Dokumentenbildschirm des Projekts häufig erneut die Option wählen, die Erklärung von einer anderen Person unterschreiben zu lassen.

Fehlerbehebung

• Symptom: Ich erhalte die E-Mail von ValidSign nicht.

  • Ursache: Die E-Mail ist im Spam-Ordner gelandet oder die E-Mail-Adresse wurde falsch eingegeben.

  • Lösung: Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Wenn die E-Mail dort nicht zu finden ist, wiederholen Sie Schritt 2 und überprüfen Sie die Schreibweise der E-Mail-Adresse.