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Comment puis-je choisir un interlocuteur pour les messages futurs ?

Dans cet article, vous apprendrez comment désigner, pour chaque projet, le bon interlocuteur pour toutes les communications futures. Vous éviterez ainsi que des informations importantes, telles qu’une demande de renseignements, ne soient envoyées à une adresse e-mail générale et vous vous assurerez que vos collègues ne reçoivent pas de notifications inutiles.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Configurer la communication de projet : comment accéder aux paramètres de communication d'un projet spécifique.

  • Sélectionner une adresse e-mail : désigner le bon collègue pour la suite de la communication.

Résumé

Vous pouvez désigner un interlocuteur spécifique pour chaque projet au moyen de l'onglet Communication. En cochant la case correspondant à la personne appropriée, l'ensemble de la correspondance ultérieure émanant de l'entreprise générale sera directement acheminé vers l'adresse électronique personnelle de ce collègue.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux sous-traitants qui gèrent des projets dans 12Build. Vous devez disposer d'un accès au projet pour lequel vous souhaitez modifier le contact.

Configurer la communication du projet

Pour rediriger le flux de messages d'un projet vers la bonne personne, veuillez suivre ces étapes :

  1. Dans le menu principal, accédez à Projets et sélectionnez le projet concerné.

  2. Accédez à la section Communication. Vous pouvez le faire de deux manières :

    • Cliquez sur Communication dans le menu principal à gauche.

    • Cliquez sur le bouton Communication dans le tableau de bord central du projet. 

Sélectionner une adresse e-mail

Une fois dans l'écran de communication, vous pouvez définir le destinataire pour ce projet spécifique.

  1. Recherchez l'option permettant de sélectionner une adresse e-mail pour les communications futures.

  2. Sélectionnez le contact souhaité dans la liste des collègues disponibles. 

  3. La communication pour ce projet est désormais définitivement configurée pour cette personne.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Que se passe-t-il si je ne sélectionne aucun contact ? Réponse : Les messages seront alors envoyés par défaut au contact initialement invité par l'Entreprise générale ou à l'adresse e-mail générale de votre Profil d'entreprise.

Question : Est-il possible de désigner plusieurs interlocuteurs pour un même projet ? Réponse : Vous désignez un interlocuteur principal pour les futurs messages. Les collègues configurés comme destinataires en copie (CC) dans le Profil d'entreprise peuvent toutefois continuer à recevoir des copies des demandes.

Résolution

  • Symptôme : Le collègue souhaité ne figure pas dans la liste des adresses e-mail sélectionnables.

    • Cause : Ce collègue n’a pas encore été ajouté en tant que contact dans votre Profil d’entreprise.

    • Solution : Accédez à Profil d'entreprise > Contacts et ajoutez tout d'abord votre collègue avant de l'associer au projet.

  • Symptôme : L'entreprise générale continue d'envoyer des messages à l'ancienne adresse.

    • Cause : la modification ne s'applique qu'aux nouveaux messages générés via la plateforme après votre modification.

    • Solution : Vérifiez que la sélection a bien été enregistrée et, si le problème persiste, contactez l'entreprise générale afin qu'elle mette à jour la liste de diffusion dans son système.