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Comment puis-je ajouter mes documents de projet ?

Une fois le projet créé, l’ajout de documents constitue l’étape importante suivante. Dans 12Build, vous pouvez télécharger des documents dans la phase actuelle du projet et les organiser de manière claire pour vos sous-traitants.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Télécharger des documents via un fichier ZIP : Importez rapidement l'intégralité de votre arborescence de dossiers.

  • Ajouter manuellement des dossiers et des documents : Organisez vous-même votre dossier de projet.

  • Reprendre une structure de dossiers : utiliser des modèles ou des projets antérieurs.

  • Liens externes : extraire des documents depuis SharePoint, Docstream ou Autodesk.

  • Documents internes : fichiers visibles uniquement par vos collègues.

Résumé

Vous pouvez ajouter des documents de projet de quatre manières : via un fichier ZIP, manuellement, en copiant une structure existante ou via un lien externe (tel que SharePoint). Les documents sont toujours ajoutés à la phase actuelle du projet, mais les fichiers des autres phases restent accessibles via les paramètres d'affichage.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux entreprises générales qui souhaitent préparer la documentation pour une demande de proposition. Assurez-vous que la « Phase actuelle » de votre projet est correctement définie dans les données générales du projet avant de commencer le téléchargement.

Télécharger des documents via un fichier ZIP

Cette méthode constitue le moyen le plus rapide d'ajouter une structure de dossiers complète, fichiers compris :

  1. Cliquez sur le bouton bleu « Télécharger » en haut à droite.

  2. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, vous invitant à faire glisser un fichier ZIP dans la zone de dépôt ou à le sélectionner.

  3. 12Build décompresse automatiquement le fichier et conserve votre structure de dossiers. 

Créer des dossiers manuellement et télécharger des documents

Si vous souhaitez disposer d'un contrôle accru sur la structure, procédez alors manuellement :

  1. Cliquez sur « Nouveau dossier principal » ou « Sous-dossier » afin de créer un dossier.

  2. Attribuez un nom pertinent au dossier.

  3. Dans le dossier créé, cliquez sur le bouton « Télécharger » afin d’ajouter les documents spécifiques à ce dossier.

Reprendre la structure de dossiers d'un modèle/projet

Gagnez du temps en réutilisant une structure éprouvée :

  1. Utilisez la fonction « Longlist/Shortlist ».

  2. Recherchez le modèle souhaité ou un projet antérieur dans l'écran (vous pouvez également effectuer une recherche dans d'autres succursales de votre entreprise).

  3. Sélectionnez ensuite les dossiers à reprendre.

  4. Choisissez éventuellement si vous souhaitez également reprendre les liens vers les éléments de travail.

  5. Cliquez en bas sur « Reprendre la sélection ». Les dossiers apparaissent immédiatement dans votre projet, après quoi vous pouvez les remplir avec de nouveaux fichiers.

SharePoint, Docstream ou Autodesk

Si votre organisation dispose d'un lien actif, vous pouvez transférer des documents directement :

  • SharePoint & Docstream : importez des fichiers directement depuis votre propre système de gestion de documents (DMS) vers 12Build.

  • Autodesk : Actuellement, vous pouvez utiliser l'Autodesk BIM Viewer pour rendre les modèles accessibles aux sous-traitants.

Documents internes

Vous disposez parfois de documents pertinents pour votre équipe de projet, mais pas pour les sous-traitants (par exemple, des estimations internes) :

  1. Accédez à l'onglet Documents internes.

  2. Les documents que vous téléchargez ici (manuellement ou via un fichier ZIP) ne sont visibles que par vos collègues.

  3. Ces documents sont également associés à la phase actuelle du projet.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Comment puis-je ajouter des documents dans une autre phase ? Réponse : Les documents sont toujours placés dans la « Phase actuelle ». Si vous souhaitez ajouter des éléments à une autre phase, modifiez d’abord la phase actuelle du projet dans les données générales du projet.

Question : Les sous-traitants peuvent-ils voir mes documents internes ? Réponse : Non, les documents de l'onglet « Documents internes » sont strictement réservés à un usage interne et ne sont jamais partagés avec des tiers.

Dépannage

  • Symptôme : Mon fichier ZIP ne se télécharge pas.

    • Cause : Le fichier est peut-être endommagé ou trop volumineux pour les paramètres du navigateur.

    • Solution : Vérifiez que le dossier ZIP n'est pas protégé par un mot de passe et essayez éventuellement de télécharger les fichiers en plusieurs parties (par dossier principal).