Wie kann ich Nachrichtenvorlagen für mehrere Standorte verwalten?

Wie verwalte ich Nachrichtenvorlagen für mehrere Standorte?

Verwalten Sie Nachrichtenvorlagen zentral über verschiedene Standorte hinweg, um die Konsistenz Ihrer Kommunikation zu gewährleisten.

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Zusammenfassung: So erhalten Sie Zugriff auf Vorlagen anderer Standorte.

• Voraussetzungen und Zielgruppe: Was vom Administrator eingerichtet werden muss.

• Aktivierung pro Standort: Die erforderliche Einstellung im Unternehmensprofil.

• Vorlagen auswählen: So rufen Sie Vorlagen aus anderen Standorten ab und verwenden sie.

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Zusammenfassung

Durch Aktivieren einer bestimmten Einstellung im Unternehmensprofil können Sie Nachrichtenvorlagen anderer Standorte innerhalb Ihrer Organisation einsehen und verwalten. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Standardvorlage für einen Standort Ihrer Wahl zu erstellen oder anzupassen.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an (Unter-)Administratoren, die für die Kommunikationsstandards innerhalb der gesamten Organisation verantwortlich sind. Sie benötigen Administratorrechte in den verschiedenen Standorten, um diese Einstellungen anzupassen.

Aktivierung pro Standort

Bevor Sie Vorlagen standortübergreifend verwenden können, muss diese Funktion manuell aktiviert werden.

1. Navigieren Sie im Unternehmensprofil zum Menü „Einstellungen“.

2. Navigieren Sie zur ersten Registerkarte „Allgemein“.
   

3. Scrollen Sie anschließend nach unten zum Abschnitt „Standorte“.

4. Aktivieren Sie die Option „Standardmäßig auch Vorlagen anderer Standorte verwenden“. 
   

5. Wichtig: Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Niederlassung innerhalb der Organisation, für die Sie diese Funktion aktivieren möchten.

Nachrichtenvorlage eines anderen Standorts auswählen

Sobald die Einstellung aktiviert ist, erscheint eine zusätzliche Option in der Vorlagenverwaltung.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nachrichtenvorlagen anderer Standorte“. 
   

2. Wählen Sie den gewünschten Standort aus der Liste aus.

3. Wählen Sie die Nachrichtenvorlage aus, die Sie verwenden oder anpassen möchten.

4. Sie können nun eine neue Vorlage erstellen oder eine vorhandene Vorlage für die ausgewählte Niederlassung bearbeiten.

Nachrichtenvorlage anpassen

Das eigentliche Bearbeiten des Textes und das Hinzufügen von Tags funktioniert genauso wie bei Ihrer eigenen Niederlassung. Die vollständige Vorgehensweise finden Sie im Artikel zum Anpassen von Nachrichtenvorlagen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Warum sehe ich die Vorlagen von Standort B nicht, während ich in Standort A arbeite? Antwort: Die Option „Standardmäßig auch Vorlagen anderer Standorte verwenden“ muss in beiden Standorten (sowohl im Quell- als auch im Zielstandort) von einem (Unter-)Administrator aktiviert sein.

Frage: Kann ein normaler Benutzer auch Vorlagen anderer Standorte anpassen? Antwort: Nein, die Verwaltung von Vorlagen ist (Unter-)Administratoren oder Benutzern vorbehalten, denen diese Rechte in der Benutzerverwaltung ausdrücklich zugewiesen wurden.

Fehlerbehebung

• Symptom -> Die Schaltfläche „Nachrichtenvorlagen anderer Standorte“ wird nicht angezeigt.

  • Ursache -> Die Funktion ist in den allgemeinen Einstellungen der aktuellen Niederlassung nicht aktiviert.

  • Lösung -> Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein und überprüfen Sie, ob das Häkchen bei „Standorte“ gesetzt ist.