Wie kann ich ein Dokument aufteilen und mit einem Gewerk verknüpfen?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Einstellungen für Arbeitsbereiche: Wo Sie die Funktion zum Bearbeiten von Dokumenten nach Fachgebiet finden.

• Dokumente auswählen: Wie Sie die Ausschnittfunktion innerhalb eines Projekts aktivieren.

• Dokument teilen: Auswählen bestimmter Seiten und Benennen neuer Dateien.

• Ergebnis und Anzeige: Wie das geteilte Dokument für den Empfänger sichtbar wird.

Zusammenfassung

Sie können ein Lastenheft aufteilen, indem Sie über die Einstellungen für Gewerke bestimmte Seiten auswählen und diese als neues Dokument speichern. Dieses aufgeteilte Dokument wird direkt in der Angebotsanfrage angezeigt, sodass der Nachunternehmer sofort die richtigen Informationen sieht, ohne das gesamte Lastenheft durchblättern zu müssen.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Generalunternehmer, die ihre Angebotsanfragen optimieren möchten. Um Dokumente aufteilen zu können, muss sich die Quelldatei (z. B. ein Lastenheft) im Ordner „Dokumente aufteilen“ befinden.

Achtung: Ist diese Option nicht sichtbar? Bitten Sie Ihren (Unter-)Administrator, diese in den Unternehmenseinstellungen zu aktivieren.

Schritt 1: Einstellungen für Arbeitspakete

Die Aufteilung erfolgt auf der Ebene des Gewerks (z. B. „Malerarbeiten“ oder „Dachdeckung“).

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Kommunikation“.

2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben dem entsprechenden Gewerk, um die Einstellungen zu öffnen.

   • Ein grünes Zahnrad bedeutet, dass noch keine Einstellungen vorhanden sind.

   • Ein blaues Zahnrad bedeutet, dass bereits Einstellungen hinzugefügt wurden. 

Schritt 2: Dokumente auswählen

Sobald die Einstellungen geöffnet sind, können Sie das Dokument bearbeiten:

1. Wechseln Sie im Popup-Fenster zur Registerkarte „Dokumente“.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausschneiden“. 
   

Schritt 3: Dokument teilen

In diesem Bildschirm legen Sie fest, welcher Teil des Lastenhefts relevant ist:

1. Wählen Sie die Quelldatei aus, die Sie teilen möchten.

2. Passen Sie den Dateinamen so an, dass er für den Fachmann erkennbar ist.

3. Geben Sie die gewünschten Seitenzahlen ein, die zum Gewerk gehören.

4. Müssen Sie mehrere einzelne Seiten oder Abschnitte hinzufügen? Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein zusätzliches Feld für Seitenzahlen und einen Dateinamen zu öffnen.

5. Möchten Sie unmittelbar im Anschluss einen weiteren Teil aufteilen, aktivieren Sie „Ein weiteres Dokument aufteilen“.

6. Klicken Sie auf „Dokument teilen“. 

Schritt 4 & 5: Das Aufteilen des Dokuments war erfolgreich

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche wird ein Fortschrittsbildschirm angezeigt. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das neue Dokument in der Liste unter dem Gewerk angezeigt.

In der endgültigen Angebotsanfrage steht dieses spezifische Dokument nun in der Mitte der Anfrage, anstatt ganz unten bei den allgemeinen Projektdokumenten. Dies sorgt für maximale Aufmerksamkeit seitens des Nachunternehmers.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Wo finde ich das Originaldokument wieder, nachdem ich es geteilt habe? Antwort: Die ursprüngliche Leistungsbeschreibung bleibt unverändert im Ordner „Dokumente teilen“ erhalten. Durch das Teilen wird lediglich eine Kopie der ausgewählten Seiten für das jeweilige Gewerk erstellt.

Frage: Kann ich ein Dokument für mehrere Gewerke gleichzeitig aufteilen? Antwort: Die Aufteilung erfolgt pro Gewerk. Sie können jedoch in Schritt 3 die Option „Ein weiteres Dokument aufteilen“ verwenden, um schnell nacheinander verschiedene Teile derselben Quelldatei zu bearbeiten.

Fehlerbehebung

• Symptom: In der Liste werden keine zum Teilen markierten Dokumente angezeigt.

  • Ursache: Die Quelldatei befindet sich nicht im richtigen Ordner.

  • Lösung: Vergewissern Sie sich, dass das Lastenheft oder die Leistungsbeschreibung in den Ordner „Dokumente aufteilen“ unter dem Reiter „Dokumente“ hochgeladen wurde.