Comment puis-je diviser un document et le lier à un élément de travail ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Paramètres des tâches : où trouver la fonction permettant de modifier les documents par spécialité.

• Sélectionner des documents : comment activer la fonction de découpage au sein d'un projet.

• Diviser un document : sélectionner des pages spécifiques et nommer de nouveaux fichiers.

• Résultat et affichage : comment le document divisé s'affiche pour le destinataire.

Résumé

Vous pouvez diviser un cahier des charges en sélectionnant des pages spécifiques via les paramètres des éléments de travail et en les enregistrant comme un nouveau document. Ce document divisé s'affiche directement dans la demande de proposition, ce qui permet au sous-traitant de voir immédiatement les informations pertinentes sans avoir à parcourir l'intégralité du cahier des charges.

Conditions et public cible

Cet article s’adresse aux entreprises générales souhaitant optimiser leurs demandes de proposition. Pour pouvoir diviser des documents, le fichier source (tel qu’un cahier des charges) doit se trouver dans le dossier « Diviser les documents ».

Remarque : cette option n'est-elle pas visible ? Demandez à votre (sous-)administrateur de l'activer dans les Paramètres de l'entreprise.

Étape 1 : Paramètres des tâches

La division s'effectue au niveau de l'élément de travail (par exemple « Peinture » ou « Couverture »).

1. Accédez à l'onglet Communication.

2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à côté de l'élément de travail concerné pour ouvrir les paramètres.

   • Une roue dentée verte indique qu'aucun paramètre n'a encore été défini.

   • Une roue dentée bleue indique que des paramètres ont déjà été ajoutés. 

Étape 2 : Sélectionner les documents

Une fois les paramètres ouverts, vous pouvez modifier le document :

1. Dans la fenêtre contextuelle, accédez à l'onglet Documents.

2. Cliquez sur le bouton Couper. 
   

Étape 3 : Diviser le document

Dans cet écran, vous déterminez quelle partie du cahier des charges est pertinente :

1. Sélectionnez le fichier source que vous souhaitez diviser.

2. Modifiez le nom du fichier afin qu'il soit aisément reconnaissable par le spécialiste.

3. Indiquez les numéros de page correspondant à cet élément de travail.

4. Si vous souhaitez ajouter plusieurs pages ou sections distinctes, cliquez sur Ajouter afin d’ouvrir un champ supplémentaire pour les numéros de page et un nom de fichier.

5. Si vous souhaitez diviser une autre partie immédiatement après ce fichier, cochez la case « Diviser un autre document ».

6. Cliquez ensuite sur « Diviser le document ». 

Étapes 4 et 5 : la division du document a réussi

Après avoir cliqué sur le bouton, une page de progression s'affiche. Une fois le processus terminé, le nouveau document apparaît dans la liste sous l'élément de travail.

Dans la demande de proposition finale, ce document spécifique se trouve désormais au centre de la demande, au lieu d'apparaître en bas parmi les documents généraux du projet. Cela garantit une attention maximale de la part du sous-traitant.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Où puis-je retrouver le document original après l'avoir divisé ? Réponse : Le cahier des charges original demeure inchangé dans le dossier « Diviser les documents ». La division ne crée qu'une copie des pages sélectionnées pour l'élément de travail spécifique.

Question : Est-il possible de diviser un seul document pour plusieurs éléments de travail simultanément ? Réponse : La division s’effectue élément de travail par élément de travail. Toutefois, vous pouvez recourir à l’option « Diviser un autre document » à l’étape 3 afin de traiter rapidement et successivement différentes parties du même fichier source.

Dépannage

• Symptôme : Aucun document à diviser n’apparaît dans la liste.

  • Cause : Le fichier source n’est pas présent dans le dossier approprié.

  • Solution : Vérifiez que le cahier des charges a bien été téléchargé dans le dossier intitulé « Diviser les documents », sous l'onglet « Documents ».