Hoe kan ik een document splitsen en koppelen aan een werkonderdeel?

Wat vind je in dit artikel?

• Werkonderdeelinstellingen: Waar je de functie vindt om documenten te bewerken per specialisme.

• Documenten selecteren: Hoe je de knipfunctie activeert binnen een project.

• Document splitsen: Het selecteren van specifieke pagina's en het benoemen van nieuwe bestanden.

• Resultaat en weergave: Hoe het gesplitste document zichtbaar wordt voor de ontvanger.

Samenvatting

Je kunt een lastenboek splitsen door via de werkonderdeel-instellingen specifieke pagina's te selecteren en deze als nieuw document op te slaan. Dit gesplitste document wordt direct in de offerteaanvraag getoond, waardoor de bouwspecialist direct de juiste informatie ziet zonder door het volledige bestek te bladeren.

Voorwaarden en doelgroep

Dit artikel is bedoeld voor hoofdaannemers die hun offerteaanvragen willen optimaliseren. Om documenten te kunnen splitsen, moet het bronbestand (zoals een lastenboek) in de map Documenten splitsen staan.

Let op: Is deze optie niet zichtbaar? Vraag je (sub)beheerder om dit te activeren in de Bedrijfsinstellingen.

Stap 1: Werkonderdeelinstellingen

Het opknippen gebeurt op het niveau van het werkonderdeel (bijvoorbeeld 'Schilderwerk' of 'Dakbedekking').

1. Ga naar de tab Communicatie.

2. Klik op het tandwiel-icoon bij het betreffende werkonderdeel om de instellingen te openen.

   • Een groen tandwiel betekent dat er nog geen instellingen zijn.

   • Een blauw tandwiel betekent dat er al instellingen zijn toegevoegd. 

Stap 2: Documenten selecteren

Zodra de instellingen geopend zijn, kun je het document bewerken:

1. Ga in de pop-up naar het tabblad Documenten.

2. Klik op de knop Knippen. 
   

Stap 3: Document splitsen

In dit scherm bepaal je welk deel van het lastenboek relevant is:

1. Selecteer het bronbestand dat je wilt splitsen.

2. Pas de bestandsnaam aan naar iets herkenbaars voor de specialist.

3. Vul de gewenste paginanummers in die bij dit werkonderdeel horen.

4. Moet je meerdere losse pagina's of secties toevoegen? Klik op Toevoegen om een extra veld voor paginanummers en een bestandsnaam te openen.

5. Wil je na dit bestand direct nog een deel splitsen? Vink dan Nog een document opsplitsen aan.

6. Klik op Document splitsen. 

Stap 4 & 5: Document splitsen is geslaagd

Na het klikken op de knop zie je een voortgangsscherm. Zodra het proces is voltooid, wordt het nieuwe document weergegeven in de lijst onder het werkonderdeel.

In de uiteindelijke offerteaanvraag staat dit specifieke document nu middenin de aanvraag, in plaats van onderaan bij de algemene projectdocumenten. Dit zorgt voor maximale attentie van de bouwspecialist.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vraag: Waar vind ik het originele document terug nadat ik het heb gesplitst? Antwoord: Het originele lastenboek blijft ongewijzigd staan in de map 'Documenten splitsen'. Het splitsen maakt slechts een kopie van de geselecteerde pagina's aan voor het specifieke werkonderdeel.

Vraag: Kan ik één document splitsen voor meerdere werkonderdelen tegelijk? Antwoord: Je voert het splitsen per werkonderdeel uit. Je kunt echter wel in stap 3 de optie 'Nog een document opsplitsen' gebruiken om snel achter elkaar verschillende delen van hetzelfde bronbestand te verwerken.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik zie geen documenten om te splitsen in de lijst.

  • Oorzaak: Het bronbestand staat niet in de juiste map.

  • Oplossing: Zorg ervoor dat het lastenboek of bestek is geüpload in de map genaamd Documenten splitsen onder het tabblad 'Documenten'.