Hvordan kan jeg opdele et dokument og knytte det til en faggruppe?

Hvad finder du i denne artikel?

• Arbejdsopgaveindstillinger: Hvor finder du funktionen til at redigere dokumenter efter specialområde.

• Valg af dokumenter: Hvordan du aktiverer klippefunktionen inden for et projekt.

• Opdeling af dokumenter: Valg af specifikke sider og navngivning af nye filer.

• Resultat og visning: Hvordan det opdelte dokument vises for modtageren.

Resumé

Du kan opdele udbudsmateriale ved at vælge specifikke sider via faggrupperne og gemme dem som et nyt dokument. Dette opdelte dokument vises direkte i anmodningen om tilbud, så byggefagspecialisten straks kan se de rigtige oplysninger uden at skulle bladre gennem hele udbudsmaterialet.

Betingelser og målgruppe

Denne artikel er beregnet til total- og hovedentreprenører, der ønsker at optimere deres tilbudsanmodninger. For at kunne opdele dokumenter skal kildefilen (f.eks. et udbudsmateriale) være placeret i mappen Opdel dokumenter.

Bemærk: Er denne mulighed ikke synlig? Bed din (under)administrator om at aktivere den i Virksomhedsindstillinger.

Trin 1: Indstillinger for arbejdsopgaver

Opdelingen sker på arbejdsopgave-niveau (f.eks. 'Malerarbejde' eller 'Tagdækning').

1. Gå til fanen Kommunikation.

2. Klik på tandhjulsikonet ved den pågældende faggruppe for at åbne indstillingerne.

   • Et grønt tandhjul betyder, at der endnu ikke er nogen indstillinger.

   • Et blåt tandhjul betyder, at der allerede er tilføjet indstillinger. 

Trin 2: Vælg dokumenter

Så snart indstillingerne er åbnet, kan du redigere dokumentet:

1. Gå til fanen Dokumenter i pop op-vinduet.

2. Klik på knappen Klip. 
   

Trin 3: Opdel dokument

I dette vindue bestemmer du, hvilken del af specifikationen der er relevant:

1. Vælg den kildefil, du vil opdele.

2. Rediger filnavnet til noget, der er genkendeligt for specialisten.

3. Indtast de ønskede sidetal, der hører til denne faggruppe.

4. Skal du tilføje flere separate sider eller afsnit? Klik på Tilføj for at åbne et ekstra felt til sidetal og et filnavn.

5. Vil du opdele endnu en del umiddelbart efter denne fil? Marker i så fald Opdel endnu et dokument.

6. Klik på Opdel dokument. 

Trin 4 & 5: Opdeling af dokument er gennemført

Når du har klikket på knappen, vises en statusskærm. Så snart processen er afsluttet, vises det nye dokument i listen under faggruppen.

I den endelige anmodning om tilbud står dette specifikke dokument nu midt i anmodningen i stedet for nederst blandt de generelle projektdokumenter. Dette sikrer maksimal opmærksomhed fra underentreprenøren.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvor finder jeg det originale dokument, efter at jeg har opdelt det? Svar: Det originale udbudsspecifikation forbliver uændret i mappen 'Opdel dokumenter'. Opdelingen opretter kun en kopi af de valgte sider til den specifikke faggruppe.

Spørgsmål: Kan jeg opdele ét dokument til flere faggrupper på én gang? Svar: Du udfører opdelingen pr. faggruppe. Du kan dog i trin 3 bruge indstillingen 'Opdel endnu et dokument' til hurtigt at behandle forskellige dele af den samme kildefil efter hinanden.

Fejlfinding

• Symptom: Jeg kan ikke se nogen dokumenter, der skal opdeles, på listen.

  • Årsag: Kildefilen er ikke i den rigtige mappe.

  • Løsning: Sørg for, at udbudsmaterialet eller specifikationerne er uploadet til mappen "Opdel dokumenter" under fanen "Dokumenter".