Le tableau de bord du projet et l'aperçu des projets

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Le tableau de bord des projets : comment répondre aux demandes et gérer leur statut.

• Aperçu des projets : comment filtrer votre liste de projets et effectuer des actions.

• Documents : comment consulter et télécharger des documents.

• Règles budgétaires : comment saisir les prix et ajouter des règles au budget.

• Communication : comment gérer les messages et modifier les contacts.

• Soumettre une proposition via le menu Projet : procédure pour envoyer une proposition directement depuis le menu.

Résumé

Le tableau de bord Projet et l'aperçu des projets constituent le centre névralgique de 12Build pour la gestion des demandes de proposition. Vous pouvez y répondre directement aux demandes, télécharger des documents et communiquer avec l'Entreprise générale. En mettant à jour le statut, l'Entreprise générale reste toujours informée de l'avancement de votre projet.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux sous-traitants et fournisseurs invités à participer à un projet par une entreprise générale dans 12Build. Vous devez disposer d'un compte actif et avoir reçu une invitation au projet pour utiliser ces fonctionnalités.

Le tableau de bord du projet

Le tableau de bord du projet centralise toutes les informations pertinentes concernant un projet spécifique.

1. Accédez au projet sur lequel vous souhaitez travailler.

2. Consultez les informations relatives au projet sur le tableau de bord.

3. Répondez à la demande de proposition en cliquant sur les boutons « Calculer », « En attente » ou « Ne pas calculer ». [Image : aperçu des boutons d'état sur le tableau de bord]

4. Vous avez la possibilité, le cas échéant, d’ajouter un message à votre réponse afin d’expliquer, par exemple, le délai de votre proposition.

5. Cliquez ensuite sur « Soumettre une proposition » ou « Envoyer un message » afin de transmettre immédiatement votre réponse à l'entreprise générale.

Aperçu des projets

L'aperçu des projets offre une vue d'ensemble de tous les projets auxquels vous avez été invité.

1. Dans le menu principal, sélectionnez « Projets », puis « Aperçu des projets ».

2. Utilisez les filtres pour effectuer une recherche par mots-clés, statut ou entreprise générale.

3. Utilisez le menu situé à droite d'un projet pour accéder aux raccourcis :

   • Cliquez sur « Afficher les documents ».

   • Cliquez sur « Envoyer un message ».

   • Cliquez sur Soumettre une proposition. 

Documents

Dans cette section, vous gérez les fichiers mis à disposition par l'entreprise générale.

1. Dans le menu du projet, accédez à « Documents ».

2. Cliquez sur le nom d'un dossier à gauche pour ouvrir les documents à droite. 
   

3. Sélectionnez les documents spécifiques dont vous avez besoin.

4. Cliquez sur le bouton Télécharger afin d'enregistrer la sélection sous forme de fichier ZIP.

5. Cliquez sur le bouton « Tout télécharger » (en haut à droite) afin d'obtenir immédiatement l'ensemble des documents du projet au sein d'un seul fichier ZIP. 

Règles budgétaires

Lorsqu'une entreprise générale utilise des règles budgétaires, vous pouvez saisir ici des informations détaillées sur les prix.

1. Accédez au menu Lignes budgétaires.

2. Saisissez le prix total ou le prix unitaire pour chaque ligne.

3. Dans la dernière colonne, cochez la case si vous souhaitez inclure la ligne concernée dans votre proposition.

4. Si vous souhaitez proposer une alternative, cliquez sur le bouton « Insérer une ligne » afin d'ajouter vos propres lignes. 
   

5. Remarque : vous pouvez également renseigner ces lignes lors de la première étape du processus « Soumettre une proposition ».

Communication

Dans le menu « Communication », vous gérez l’ensemble de la correspondance et des coordonnées relatives au projet.

1. Accédez au menu « Communication ».

2. Cliquez sur « Reçus » afin d'examiner les messages reçus.

3. Cliquez sur « Envoyés » pour obtenir un aperçu de vos propres messages.

4. Cliquez sur le bouton Rédiger pour envoyer un nouveau message à l'entreprise générale.

5. Pour modifier le contact de ce projet, mettez à jour le premier point de contact. À partir de ce moment, toutes les communications futures seront envoyées à la nouvelle personne.

Soumettre une proposition via le menu Projet

Vous pouvez initier le processus de devis à tout moment depuis la barre de navigation.

1. Accédez au menu depuis le projet.

2. Cliquez sur le bouton « Soumettre une proposition » afin d’envoyer immédiatement votre proposition.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi est-il important de cliquer sur les boutons de statut (tels que « Calculer ») ? Réponse : Lorsque vous cliquez sur ces boutons, l'entreprise générale reçoit immédiatement une notification. Le statut dans son aperçu est mis à jour, ce qui lui permet de savoir s'il peut compter sur votre proposition.

Question : Puis-je joindre un message lorsque j'indique que je ne vais pas calculer ? Réponse : Oui, lorsque vous donnez une réponse, vous pouvez toujours ajouter un message pour expliquer votre décision ou votre planning.

Résolution de problèmes

• Symptôme : Aucun document n’apparaît dans le dossier.

  • Cause : Le dossier n'est pas sélectionné ou l'entreprise générale n'a pas encore téléchargé de fichiers.

  • Solution : Cliquez explicitement sur le nom du dossier à gauche pour charger le contenu à droite.

• Symptôme : un collègue incorrect reçoit des notifications concernant un projet.

  • Cause : La mauvaise personne est définie comme premier contact.

  • Solution : Accédez à « Communication » et modifiez le premier contact pour le projet concerné.