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Intégrations 12Build - Catenda Hub

Découvrez comment activer l'intégration Catenda Hub, synchroniser des documents et utiliser les paramètres de collection avancés pour vos projets 12Build.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Résumé : un bref aperçu de l'intégration entre Catenda et 12Build.

  • Conditions et public cible : identification des utilisateurs autorisés à gérer l’intégration et des prérequis.

  • Activer l'intégration Catenda : deux méthodes pour établir la connexion.

  • Importer des documents depuis Catenda : les étapes pour transférer des fichiers vers 12Build.

  • Collections et partage public : comment gérer vos collections et les partager avec des partenaires externes.

  • Synchronisation des documents : procédure de mise à jour des fichiers importés.

  • Gérer les dossiers et/ou fichiers connectés : Vérifier les connexions actives.

Résumé

Grâce à l’intégration Catenda, vous pouvez associer directement des documents de projet issus de Catenda Hub à vos projets 12Build. Vous pouvez importer des dossiers, des fichiers et des collections de documents vers un dossier de destination dans 12Build et les synchroniser pour toujours travailler avec les versions souhaitées.

Conditions et public cible

Cette intégration est disponible pour les entreprises générales qui utilisent Catenda Hub.

  • Droits : seuls les utilisateurs disposant de droits d'administrateur ou de sous-administrateur dans 12Build peuvent activer ou désactiver l'intégration pour le site.

  • Accès : vous disposez d'identifiants valides pour Catenda. Pour configurer des collections via le menu de droite dans Catenda, vous devez disposer des droits de « Collection creator » ou « Administrator ».

Activer l'intégration Catenda

Il existe deux méthodes pour activer la connexion :

Première méthode : via les paramètres de l'entreprise

  1. Accédez aux paramètres de votre établissement et cliquez sur l'onglet Intégrations. [Image : aperçu des paramètres de l'entreprise avec l'onglet Intégrations sélectionné]

  2. Recherchez la fenêtre Catenda et activez l'intégration. 

Deuxième méthode : via la page des documents

  1. Dans un projet, accédez à la page des documents.

  2. Cliquez sur le bouton « Télécharger ».

  3. Cliquez sur le logo Catenda.

  4. Si l'intégration n'est pas encore activée, un (sous-)administrateur peut l'activer directement ici.

Importer des documents depuis Catenda

Une fois l’intégration activée, vous pouvez récupérer des fichiers depuis vos projets Catenda.

  1. Sur la page des documents, cliquez sur « Télécharger » et sélectionnez le logo Catenda.

  2. Choisissez « Accorder l'accès » et sélectionnez le site Catenda souhaité. 

  3. Sélectionnez les dossiers, fichiers ou collections que vous souhaitez importer. 

  4. Utilisez l'icône en forme d'épingle pour associer la page Catenda au projet 12Build.

  5. Sélectionnez ensuite un dossier de destination au sein de 12Build, puis cliquez sur Importer des documents. 

Collections et partage public

Via le menu de droite dans Catenda (accessible via l'icône « i » sur la page de contenu de la collection), vous déterminez le statut des documents avant de les synchroniser :

  • Gestion des révisions : sélectionnez « Suivre la dernière révision » afin que les modifications apportées dans Catenda soient automatiquement répercutées dans 12Build, ou « Bloquer la révision » pour verrouiller un ensemble spécifique de documents.

  • Finaliser : en « finalisant » une collection, vous activez le lien public.

  • Accès pour les externes : les partenaires et les clients peuvent télécharger des documents issus de collections finalisées via 12Build sans compte Catenda.

  • Date d'expiration : vous pouvez éventuellement définir une date d'expiration pour la validité des liens partagés.

Synchroniser les documents

  1. Accédez à la page des documents de votre projet et cliquez sur « Sync files ».

  2. Le système vérifie s'il existe des versions mises à jour dans Catenda (en tenant compte de vos paramètres de révision dans Catenda).

  3. Sélectionnez les fichiers modifiés et cliquez sur « Importer des documents » pour finaliser la synchronisation. 

Gérer les dossiers et/ou fichiers liés

Vous pouvez gérer le lien actif entre 12Build et Catenda pour chaque élément :

  1. Cliquez sur l'icône de liaison Catenda à côté d'un dossier ou d'un fichier spécifique. 

  2. Activez ou désactivez le lien selon vos besoins.

Remarque : si vous désactivez le lien, les nouvelles versions ne seront plus prises en compte lors de la synchronisation. Une collection finalisée ne peut plus être modifiée dans Catenda.

Vidéo de démonstration – Catenda (version anglaise)

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi une page blanche s'affiche-t-elle lorsque je clique sur le logo Catenda ? Réponse : L'intégration n'est probablement pas encore activée dans les paramètres de l'entreprise. Vérifiez qu'un administrateur l'a bien activée.

Question : Puis-je consulter directement le fichier original dans Catenda ? Réponse : Oui, utilisez l'icône de redirection à côté d'un fichier lié dans 12Build pour accéder directement à l'emplacement correspondant dans Catenda Hub.

Question : Les partenaires externes ont-ils besoin d'une licence pour Catenda ? Réponse : Non, une fois la collection finalisée et le lien public activé, ils peuvent télécharger des documents sans compte.

Dépannage

  • Symptôme : Le bouton « Sync files » n'est pas visible.

    • Cause : Aucun document n’a encore été lié via l’intégration.

    • Solution : Importez au préalable des documents via l’intégration ; le bouton s’affichera alors automatiquement.

  • Symptôme : un fichier n’est pas mis à jour lors de la synchronisation.

    • Cause : la synchronisation au niveau du fichier est désactivée ou le statut dans Catenda est défini sur « Block revision ».

    • Solution : Vérifiez si le lien au niveau du fichier est activé et si la collection dans Catenda n'est pas sur « Block revision ».