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Comment puis-je modifier les paramètres de l'entreprise ?

Gérez les paramètres centraux de votre organisation afin d'optimiser les projets, la communication et l'automatisation des flux de travail. Dans cet article, vous découvrirez comment configurer les paramètres de base pour votre entreprise.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Résumé : un aperçu des paramètres d'organisation personnalisables.

  • Conditions et public cible : À qui s'adressent ces paramètres ?

  • Généralités : Langue, pays et paramètres de projet.

  • E-mail et communication : gestion des signatures et des couleurs de statut.

  • Nouveau projet : Paramètres par défaut pour la création de projets.

  • Notifications et intégrations : Gestion des notifications externes et des intégrations API.

  • Foire aux questions (FAQ) : Questions sur les classifications par phase et les documents.

  • Dépannage : Procédure à suivre si les paramètres ne sont pas appliqués.

Résumé

Dans les paramètres d'entreprise, vous définissez la procédure standard pour tous les utilisateurs de votre organisation. Cela va des paramètres de langue et de la gestion des documents à la présélection des secteurs de construction pour les nouveaux projets et à la configuration des connexions API.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux administrateurs de la plateforme 12Build. Seuls les utilisateurs disposant de droits d'administrateur peuvent apporter des modifications à l'échelle de l'organisation dans les paramètres d'entreprise.

Général

Sous l'onglet « Général », vous gérez la configuration de base de votre environnement de travail.

  1. Langue et pays : définissez les langues et les pays pertinents pour votre activité.

  2. Tri des projets : modifiez la manière dont les projets s'affichent par défaut.

  3. Conditions : Déterminez si les utilisateurs peuvent choisir eux-mêmes d'inclure des conditions générales et particulières. Si cette option est désactivée, celles-ci sont sélectionnées par défaut dans la matrice des documents, mais peuvent toujours être désélectionnées.

  4. Visibilité : Définissez si vous autorisez un « œil ouvert » pour le statut, afin que les sous-traitants puissent également le voir.

  5. Gestion des documents : ajoutez éventuellement une contribution pour l'impression des documents ou masquez la date de version lors de l'envoi.

E-mail et communication

Rationalisez la communication afin de donner une image d'unité à votre entreprise.

  1. Signatures : Modifiez la signature par défaut en cochant ou en décochant les options. Les données de l'entreprise et de l'utilisateur sont automatiquement renseignées.

  2. Gestion des relations : si vous collaborez avec plusieurs succursales, configurez le système afin d’identifier immédiatement, lors d’une recherche, si un sous-traitant est rattaché à une autre entité.

  3. Couleurs de statut : associez des couleurs spécifiques aux changements de statut manuels ou automatiques afin de conserver une vue d'ensemble claire de vos communications. 

Nouveau projet

Gagnez du temps en définissant des valeurs par défaut qui s'appliquent dès la création d'un nouveau projet.

  1. Présélection : Sélectionnez par défaut des classifications, des secteurs de construction, des activités et des fonctions d’utilisation. L’utilisateur peut les adapter pour chaque projet.

  2. Documents : Définissez si vous souhaitez diviser les documents par élément de travail par défaut.

  3. Visibilité : Déterminez si l’ensemble des documents et la phase en cours doivent être visibles par défaut pour les sous-traitants. 

Messages et intégrations

Gérez la manière dont 12Build communique avec d'autres systèmes et collègues.

  1. Notifications : Ajoutez les adresses e-mail des collègues (même sans compte 12Build) qui doivent être tenus informés des faillites.

  2. Intégrations : Gérez les connexions avec des logiciels externes tels que Dalux, Catenda ou SharePoint.

  3. API et webhooks : configurez des connexions avancées pour la création automatique de projets. 

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je utiliser ma propre structure de phases pour mes projets ? Réponse : Oui, c'est possible. Pour cela, vous pouvez contacter notre service d'assistance à l'adresse support@12build.com afin de faire configurer cette option pour votre organisation.

Question : Puis-je déroger aux paramètres de document par défaut pour chaque projet ? Réponse : Oui. Les paramètres de l'entreprise servent de base, mais vous pouvez modifier manuellement les paramètres de visibilité des documents pour chaque projet dans les « Détails du projet ».

Dépannage

  • Symptôme : Mes collègues ne visualisent pas encore la signature électronique modifiée.

    • Cause : les paramètres ne sont parfois pleinement pris en compte qu'après une nouvelle connexion ou l'actualisation de la page.

    • Solution : Invitez les utilisateurs à actualiser la page. Vérifiez également si les options spécifiques dans l'administration ont bien été cochées et enregistrées.