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Wie kann ich die Unternehmenseinstellungen anpassen?

Verwalten Sie die zentralen Einstellungen Ihres Unternehmens, um Projekte, Kommunikation und Workflow-Automatisierung zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Grundeinstellungen für Ihr Unternehmen konfigurieren.

Was finden Sie in diesem Artikel?

  • Zusammenfassung: Ein Überblick über die anpassbaren Organisationseinstellungen.

  • Voraussetzungen und Zielgruppe: Für wen diese Einstellungen gedacht sind.

  • Allgemeines: Sprache, Länder und Projekteinstellungen.

  • E-Mail und Kommunikation: Signaturen und Statusfarben verwalten.

  • Neues Projekt: Standardeinstellungen für die Projekterstellung.

  • Benachrichtigungen und Integrationen: Externe Benachrichtigungen und API-Verbindungen.

  • Häufig gestellte Fragen (FAQ): Fragen zu Phaseneinteilungen und Dokumenten.

  • Fehlerbehebung: Vorgehensweise, wenn Einstellungen nicht übernommen werden.

Zusammenfassung

In den Unternehmenseinstellungen legen Sie die Standardarbeitsweise für alle Benutzer in Ihrer Organisation fest. Dies reicht von den Spracheinstellungen und der Dokumentenverwaltung bis hin zur Vorauswahl von Baugefahren für neue Projekte und der Einrichtung von API-Verbindungen.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren der 12Build-Plattform. Nur Benutzer mit Administratorrechten können organisationsweite Änderungen an den Unternehmenseinstellungen vornehmen.

Allgemein

Unter dem Reiter „Allgemein“ verwalten Sie die Grundkonfiguration Ihrer Arbeitsumgebung.

  1. Sprache und Länder: Legen Sie fest, welche Sprachen und Länder für Ihre Arbeit relevant sind.

  2. Projektsortierung: Passen Sie an, wie Projekte standardmäßig angezeigt werden.

  3. Bedingungen: Legen Sie fest, ob Benutzer selbst entscheiden dürfen, ob allgemeine und besondere Bedingungen mitgesendet werden sollen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden diese standardmäßig in der Dokumentenmatrix ausgewählt, können aber weiterhin abgewählt werden.

  4. Sichtbarkeit: Legen Sie fest, ob Sie ein „offenes Auge“ beim Status zulassen, damit auch Nachunternehmer diesen sehen können.

  5. Dokumentenverwaltung: Fügen Sie gegebenenfalls einen Beitrag für den Druck von Dokumenten hinzu oder blenden Sie das Versionsdatum beim Versand aus.

E-Mail und Kommunikation

Optimieren Sie die Kommunikation, um als Unternehmen einen einheitlichen Auftritt zu gewährleisten.

  1. Signaturen: Passen Sie die Standard-Signatur an, indem Sie Optionen aktivieren oder deaktivieren. Unternehmens- und Benutzerdaten werden automatisch ausgefüllt.

  2. Kundenmanagement: Arbeiten Sie mit mehreren Niederlassungen? Stellen Sie ein, dass Sie bei der Suche sofort sehen, ob ein Nachunternehmer zu einer anderen Niederlassung gehört.

  3. Statusfarben: Verknüpfen Sie bestimmte Farben mit manuellen oder automatischen Statusänderungen, um Ihren Kommunikationsüberblick übersichtlich zu halten. 

Neues Projekt

Sparen Sie Zeit, indem Sie Standardwerte festlegen, die bei der Erstellung eines neuen Projekts automatisch übernommen werden.

  1. Vorauswahl: Wählen Sie Standardklassifikationen, Bausektoren, Tätigkeiten und Nutzungsfunktionen aus. Diese können vom Benutzer pro Projekt angepasst werden.

  2. Dokumente: Legen Sie fest, ob Sie Dokumente standardmäßig nach Gewerken aufteilen möchten.

  3. Sichtbarkeit: Legen Sie fest, ob alle Dokumente und die aktuelle Phase standardmäßig für Nachunternehmer einsehbar sind. 

Nachrichten und Integrationen

Verwalten Sie, wie 12Build mit anderen Systemen und Kollegen kommuniziert.

  1. Benachrichtigungen: Fügen Sie E-Mail-Adressen von Kollegen hinzu (auch ohne 12Build-Konto), die über Insolvenzen auf dem Laufenden gehalten werden sollen.

  2. Integrationen: Verwalten Sie Verknüpfungen mit externer Software wie Dalux, Catenda oder SharePoint.

  3. API & Webhooks: Konfigurieren Sie erweiterte Verknüpfungen für die automatische Erstellung von Projekten. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich eine eigene Phaseneinteilung für meine Projekte verwenden? Antwort: Ja, das ist möglich. Wenden Sie sich dazu bitte an unseren Support unter support@12build.com, damit wir dies für Ihr Unternehmen einrichten können.

Frage: Kann ich pro Projekt von den Standard-Dokumenteneinstellungen abweichen? Antwort: Ja. Die Unternehmenseinstellungen dienen als Grundlage, aber Sie können die Einstellungen für die Dokumentensichtbarkeit pro Projekt in den „Projektdaten“ manuell anpassen.

Fehlerbehebung

  • Symptom: Meine Kollegen sehen die angepasste E-Mail-Signatur noch nicht.

    • Ursache: Einstellungen werden manchmal erst nach dem erneuten Einloggen oder dem Aktualisieren der Seite vollständig übernommen.

    • Lösung: Bitte fordern Sie die Benutzer auf, die Seite zu aktualisieren. Vergewissern Sie sich zudem, dass die entsprechenden Optionen in der Verwaltung tatsächlich gesetzt und gespeichert wurden.