Que trouverez-vous dans cet article ?
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Modification des documents : comment activer les fonctions d’édition pour les fichiers sélectionnés.
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Fonctions de gestion essentielles : explications sur le phasage, la suppression et le marquage des documents.
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Gestion des versions : comment informer les sous-traitants du bâtiment des nouvelles versions de documents.
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Déplacer des documents : organiser les fichiers dans les (sous-)dossiers appropriés.
Résumé
La gestion des documents de projet s’effectue en sélectionnant les fichiers concernés puis en utilisant le bouton Modifier. Cette opération permet de transférer les documents vers de nouvelles phases, de gérer les versions ou de marquer les documents comme obsolètes. Afin d’assurer une communication optimale des informations auprès des sous-traitants, il est vivement recommandé d’utiliser systématiquement la gestion des versions plutôt que de supprimer simplement des fichiers.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux calculateurs et aux préparateurs de travaux chargés de maintenir à jour le dossier de projet. Vous devez disposer de droits d'écriture au sein du projet concerné pour pouvoir enregistrer les modifications.
Modification des documents
Pour apporter des modifications à vos fichiers, suivez ces étapes :
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Sélectionnez un ou plusieurs documents en cochant la case située devant le nom du fichier.
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Un bouton supplémentaire « Modifier » apparaît en haut de l'écran.
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Cliquez sur Modifier pour ouvrir le menu des fonctions.
Fonctions de gestion importantes
Dans le menu d'édition, vous disposez de différentes options pour modifier le statut de vos documents :
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Transférer vers une nouvelle phase : cette option vous permet de transférer des documents lorsque le projet passe, par exemple, de la phase de calcul à la préparation des travaux.
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Marquer comme obsolète : utilisez cette fonction pour les documents qui ne sont plus d'actualité, mais que vous souhaitez conserver dans l'historique.
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Supprimer : n'utilisez cette fonction que si un document doit réellement être supprimé.
Attention : les documents supprimés ne sont plus visibles pour les sous-traitants. De même, les liens figurant dans les demandes de proposition déjà envoyées ne fonctionneront plus.
Gestion des versions
La gestion des versions constitue la méthode la plus sûre pour mettre à jour des documents déjà partagés avec des tiers :
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Utilisez la fonction Gestion des versions dans le menu d'édition.
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Associez la nouvelle version au document existant et marquez l'ancienne version comme obsolète.
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Avantage : les sous-traitants reçoivent automatiquement une notification indiquant qu'une nouvelle version du document est disponible, ce qui leur évite de travailler avec des informations obsolètes.
Déplacer des documents
Vous pouvez facilement nettoyer la structure des dossiers en déplaçant des fichiers :
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Glisser-déposer : utilisez les icônes (souvent trois tirets ou points) situées devant le nom du document pour déplacer manuellement un fichier vers un autre dossier (ou sous-dossier).
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Menu : sélectionnez les documents, accédez au menu Édition et choisissez l'option Déplacer vers un autre dossier. Sélectionnez ensuite le dossier de destination dans la liste.
Foire aux questions (FAQ)
Question : Que voit le sous-traitant lorsque je marque un document comme obsolète ? Réponse : Le sous-traitant reçoit une notification indiquant que le document a été remplacé. Cela évite qu'il ne base accidentellement une proposition sur un dessin obsolète.
Question : Puis-je restaurer un document supprimé ? Réponse : Non, la suppression est définitive. Si vous avez supprimé un document par erreur, vous devrez le télécharger à nouveau et, le cas échéant, le relier aux éléments de travail appropriés.
Dépannage
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Symptôme : Le bouton « Modifier » n’apparaît pas.
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Cause : Vous n'avez pas encore sélectionné de documents ou vous disposez uniquement de droits de lecture pour ce projet.
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Solution : Cochez d'abord les documents souhaités. Si le bouton n'apparaît toujours pas, contactez l'administrateur du projet afin de vérifier vos droits.
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