Gå til indhold
Dansk
Kontakt os
  • Der er ingen forslag, da søgefeltet er tomt.

Hvordan kan jeg administrere mine projektdokumenter?

Så snart dine projektdokumenter er uploadet, er det vigtigt at administrere dem korrekt. Ændringer, du foretager, er straks synlige for alle dine kolleger, hvilket sikrer et strømlinet samarbejde inden for projektteamet.

Hvad finder du i denne artikel?

  • Redigering af dokumenter: Sådan aktiverer du redigeringsfunktionerne for udvalgte filer.

  • Vigtige administrationsfunktioner: Forklaring af fasering, sletning og markering af dokumenter.

  • Versionsstyring: Sådan informerer du underentreprenører om nye dokumentversioner.

  • Flytning af dokumenter: Organisering af filer i de rigtige (under)mapper.

Resumé

Du administrerer projektdokumenter ved at vælge dem og bruge knappen Rediger. Hermed kan du flytte filer til nye faser, administrere versioner eller markere forældede dokumenter. For at sikre en god informationsformidling til byggefagspecialister anbefales det altid at bruge versionsstyring frem for blot at slette filer.

Forudsætninger og målgruppe

Denne artikel er beregnet til kalkulatorer og arbejdsforberedere, der er ansvarlige for at holde projektmappen opdateret. Du skal have skriverettigheder inden for det pågældende projekt for at kunne gemme ændringer.

Redigering af dokumenter

For at foretage ændringer i dine filer skal du følge disse trin:

  1. Vælg et eller flere dokumenter ved at klikke på afkrydsningsfeltet foran filnavnet.

  2. Der vises en ekstra knap Rediger øverst.

  3. Klik på Rediger for at åbne menuen med funktioner.

Vigtige administrationsfunktioner

I redigeringsmenuen har du forskellige muligheder for at ændre status på dine dokumenter:

  • Overfør til ny fase: Hermed overfører du dokumenter, når projektet f.eks. går fra beregningsfasen til arbejdsforberedelsen.

  • Marker som forældet: Brug denne funktion til dokumenter, der ikke længere er aktuelle, men som du gerne vil gemme i historikken.

  • Slet: Brug kun denne funktion, hvis et dokument virkelig skal slettes.

    Bemærk: Slettede dokumenter er straks usynlige for byggefagspecialister. Links i allerede afsendte anmodninger om tilbud vil heller ikke længere fungere.

Versionsstyring

Versionsstyring er den sikreste måde at opdatere dokumenter, der allerede er delt med eksterne partnere:

  1. Brug funktionen Versionsstyring i redigeringsmenuen.

  2. Kobl den nye version til det eksisterende dokument, og markér den gamle version som udløbet.

  3. Fordel: Unterentreprenører får automatisk en besked om, at der er en ny version af dokumentet tilgængelig, så de ikke regner med forældede oplysninger.

Flytning af dokumenter

Du kan nemt rydde op i mappestrukturen ved at flytte filer:

  • Træk: Brug symbolerne (ofte tre streger eller prikker) foran dokumentnavnet til manuelt at trække en fil til en anden (under)mappe.

  • Menu: Vælg dokumenterne, gå til Rediger og vælg indstillingen Flyt til anden mappe. Vælg derefter målmappen i listen.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvad ser underentreprenøren, når jeg markerer et dokument som forældet? Svar: Underentreprenøren får en besked om, at dokumentet er blevet erstattet. Dette forhindrer, at de ved en fejltagelse baserer et tilbud på en forældet tegning.

Spørgsmål: Kan jeg gendanne et slettet dokument? Svar: Nej, sletning er endelig. Hvis du ved en fejl har slettet et dokument, skal du uploade det igen og eventuelt knytte det til de rigtige faggrupper igen.

Fejlfinding

  • Symptom: Jeg kan ikke finde knappen 'Rediger'.

    • Årsag: Du har endnu ikke valgt nogen dokumenter, eller du har kun læserettigheder til dette projekt.

    • Løsning: Marker først de ønskede dokumenter. Hvis knappen stadig ikke vises, skal du kontakte projektadministratoren for at få tjekket dine rettigheder.