Wie kann ich meine Projektdokumente verwalten?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Dokumente bearbeiten: So aktivieren Sie die Bearbeitungsfunktionen für ausgewählte Dateien.

• Wichtige Verwaltungsfunktionen: Erläuterung zu Phasen, Löschen und Markieren von Dokumenten.

• Versionsverwaltung: So informieren Sie Nachunternehmer über neue Dokumentversionen.

• Dokumente verschieben: Das Organisieren von Dateien in den richtigen (Unter-)Ordnern.

Zusammenfassung

Sie verwalten Projektdokumente, indem Sie diese auswählen und die Schaltfläche „Bearbeiten“ verwenden. Damit können Sie Dateien in neue Phasen verschieben, Versionen verwalten oder veraltete Dokumente markieren. Für eine gute Informationsversorgung der Nachunternehmer ist die Verwendung der Versionsverwaltung immer empfehlenswerter als das einfache Löschen von Dateien.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Kalkulatoren und Arbeitsvorbereiter, die für die Aktualisierung der Projektakte verantwortlich sind. Sie müssen über Schreibrechte innerhalb des betreffenden Projekts verfügen, um Änderungen speichern zu können.

Dokumente bearbeiten

Um Änderungen an Ihren Dateien vorzunehmen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus, indem Sie das Häkchen vor dem Dateinamen anklicken.

2. Oben erscheint eine zusätzliche Schaltfläche „Bearbeiten“.

3. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um das Menü mit den Funktionen zu öffnen.

Wichtige Verwaltungsfunktionen

Im Bearbeitungsmenü haben Sie verschiedene Optionen, um den Status Ihrer Dokumente anzupassen:

• In neue Phase verschieben: Damit nehmen Sie Dokumente mit, wenn das Projekt beispielsweise von der Kalkulationsphase in die Arbeitsvorbereitung übergeht.

• Als veraltet markieren: Verwenden Sie diese Funktion für Dokumente, die nicht mehr aktuell sind, die Sie jedoch im Verlauf behalten möchten.

• Löschen: Verwenden Sie diese Option nur, wenn ein Dokument tatsächlich entfernt werden muss.

  Achtung: Gelöschte Dokumente sind für Nachunternehmer sofort nicht mehr sichtbar. Auch Links in bereits versendeten Angebotsanfragen funktionieren dann nicht mehr.

Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ist die sicherste Methode, um Dokumente zu aktualisieren, die bereits mit externen Parteien geteilt wurden:

1. Nutzen Sie die Funktion „Versionsverwaltung“ im Bearbeitungsmenü.

2. Verknüpfen Sie die neue Version mit dem bestehenden Dokument und markieren Sie die alte Version als veraltet.

3. Vorteil: Nachunternehmer erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine neue Version des Dokuments verfügbar ist, sodass sie nicht mit veralteten Informationen arbeiten.

Dokumente verschieben

Sie können die Ordnerstruktur ganz einfach aufräumen, indem Sie Dateien verschieben:

• Ziehen: Verwenden Sie die Symbole (oft drei Striche oder Punkte) vor dem Dokumentnamen, um eine Datei manuell in einen anderen (Unter-)Ordner zu ziehen.

• Menü: Wählen Sie die Dokumente aus, gehen Sie zu „Bearbeiten“ und wählen Sie die Option „In anderen Ordner verschieben“. Wählen Sie anschließend den Zielordner aus der Liste aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Was sieht der Subunternehmer, wenn ich ein Dokument als veraltet markiere? Antwort: Der Subunternehmer erhält eine Benachrichtigung, dass das Dokument ersetzt wurde. Dies verhindert, dass er versehentlich ein Angebot auf der Grundlage einer veralteten Zeichnung erstellt.

Frage: Kann ich ein gelöschtes Dokument wiederherstellen? Antwort: Nein, das Löschen ist endgültig. Wenn Sie ein Dokument versehentlich gelöscht haben, müssen Sie es erneut hochladen und gegebenenfalls wieder mit den entsprechenden Gewerken verknüpfen.

Fehlerbehebung

• Symptom: Die Schaltfläche „Bearbeiten“ ist nicht sichtbar.

  • Ursache: Sie haben noch keine Dokumente ausgewählt oder verfügen nur über Leserechte für dieses Projekt.

  • Lösung: Markieren Sie zunächst die gewünschten Dokumente. Wenn die Schaltfläche dann immer noch nicht erscheint, wenden Sie sich bitte an den Projektadministrator, um Ihre Berechtigungen überprüfen zu lassen.