Comment puis-je gérer les contacts dans le Profil d'entreprise ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Types de contacts : les différences entre les contacts visibles, masqués et autres.

• Ajouter et supprimer : comment créer de nouveaux utilisateurs et nettoyer les profils.

• Droits et mots de passe : gestion des accès et envoi des identifiants de connexion.

• Tâches en cours : comment évaluer les propositions de modification des entreprises générales.

Résumé

La gestion des contacts s’effectue via le menu Profil d’entreprise. Vous pouvez y attribuer des droits complets à vos collègues afin qu’ils gèrent des projets ou les ajouter en tant que destinataires en copie. Les contacts ajoutés par les entreprises générales (autres contacts) disposent de droits limités, sauf si vous les modifiez manuellement.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux utilisateurs disposant de droits d'administrateur au sein du Profil d'entreprise 12Build. Pour ajouter de nouveaux contacts, une authentification supplémentaire est requise pour des raisons de sécurité.

Types de contacts

Au sein de 12Build, nous distinguons trois types d'utilisateurs :

• Mes contacts : Entièrement visibles pour les entreprises générales. Elles peuvent recevoir des demandes, modifier le profil et consulter tous les projets.

• Mes contacts masqués : disposent de tous les droits et peuvent se connecter, mais sont invisibles pour le marché. Cette option convient aux collaborateurs qui suivent les dossiers en arrière-plan ou qui doivent figurer en copie.

• Autres contacts : ceux-ci sont créés par une entreprise générale (reconnaissables au trait d'union -). Ils n'ont accès qu'aux projets pour lesquels ils ont été spécifiquement invités et ne peuvent pas modifier les paramètres de l'entreprise.

Ajouter et supprimer des contacts

Gérez votre équipe en ajoutant ou en supprimant des utilisateurs lorsqu'ils quittent l'entreprise.

1. Accédez à Profil d'entreprise > Contacts. 
   

2. Cliquez sur Ajouter un contact et saisissez l'adresse e-mail. Effectuez l'étape d'authentification supplémentaire.

3. Complétez les informations (nom, fonction, numéro de téléphone) et indiquez, le cas échéant, si la personne est le premier interlocuteur ou un destinataire en copie. 

4. Pour supprimer un contact, cliquez sur « Supprimer l'utilisateur » en haut à droite du profil concerné.

   Remarque : le bouton Gebruiker verwijderen n'est pas visible ? Cela signifie que la personne est associée à des projets externes. Dans ce cas, veuillez envoyer un e-mail à support@12build.com afin de solliciter la suppression.

Envoyer un mot de passe

Un collègue nécessite de l'assistance pour se connecter ?

1. Recherchez le contact concerné dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton « Envoyer le mot de passe ». Le collègue recevra immédiatement un e-mail contenant un lien de réinitialisation. 
   

Tâches en attente

Lorsqu'une entreprise générale invite l'un de vos nouveaux collègues qui n'est pas encore enregistré dans le système, la tâche apparaît dans « Tâches en attente ».

1. Cliquez sur « Évaluer le contact ».

2. Choisissez parmi les trois options suivantes :

   • Droits limités : la personne ne voit que le projet concerné.

   • Tous les droits : la personne devient un collègue à part entière dans votre profil.

   • Réattribuer et supprimer : vous attribuez le projet à un autre collègue et supprimez le nom proposé. 

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi ne puis-je pas supprimer moi-même un « Autre contact » ? Réponse : Ces contacts appartiennent à l'Entreprise générale qui les a ajoutés. Pour les faire supprimer de votre aperçu, il faut en faire la demande à support@12build.com.

Question : Quel est l'avantage d'un destinataire en CC ? Réponse : Un destinataire en CC reçoit automatiquement une copie de chaque demande de proposition envoyée à votre entreprise. Cette option est particulièrement utile pour les chefs d'équipe ou le personnel administratif.

Dépannage

• Symptôme : Vous n’êtes pas en mesure de gérer ni d’ajouter de contacts.

  • Cause : Vous disposez probablement de droits limités (par exemple, en tant que « Autre contact »).

  • Solution : Veuillez solliciter votre administrateur interne afin qu’il ajuste vos droits, ou contactez support@12build.com.

• Symptôme : un nouveau collègue ne reçoit pas l'e-mail d'activation.

  • Cause : L'e-mail a peut-être atterri dans le dossier spam ou l'adresse e-mail contient une faute de frappe.

  • Solution : Vérifiez l'adresse e-mail dans 12Build et utilisez le bouton « Envoyer le mot de passe » pour renvoyer l'e-mail.