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Comment puis-je envoyer une demande de proposition ?

Dans cet article, vous apprendrez comment rédiger une demande de proposition complète, sélectionner des documents et gérer le processus d'envoi à l'aide de modèles de messages et de tâches en arrière-plan.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Sélectionner des sous-traitants : Créer un nouveau message.

  • Rédiger une demande de proposition : indiquer les personnes de contact et le contenu de la lettre.

  • Utilisation des modèles : comment utiliser et enregistrer des textes standard.

  • Envoi et brouillons : le processus d'envoi via des tâches en arrière-plan et la gestion des brouillons.

Résumé

Pour envoyer une demande de proposition, sélectionnez les sous-traitants souhaités dans l'aperçu des communications et choisissez « Nouveau message avec documents ». Après avoir sélectionné les documents dans la matrice d'envoi, complétez la lettre en indiquant les personnes de contact et un texte (modèle). Le système envoie les messages en arrière-plan, ce qui vous permet de continuer à travailler immédiatement.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux acheteurs et aux préparateurs de travaux prêts à envoyer des documents et des demandes de devis aux sous-traitants. Assurez-vous que les documents et les personnes de contact ont été correctement configurés dans le projet.

Sélectionner des sous-traitants et créer un message

Le processus débute dans l'aperçu des communications, où vous déterminez les destinataires de la demande.

  1. Sélectionnez un ou plusieurs sous-traitants en cochant les cases situées devant les noms d'entreprise (2).

  2. Cliquez sur le bouton Créer un message (3).

  3. Dans le menu, sélectionnez l'option « Nouveau message avec documents » (4).

  4. Parcourez la matrice d'envoi (Étape 2) afin d'associer les documents pertinents à chaque élément de travail.

Rédiger une demande de proposition

Après la matrice d'envoi, vous accédez à l'éditeur de la lettre de demande.

  1. Interlocuteurs : sélectionnez les interlocuteurs appropriés pour chaque sous-traitant. En haut de l'écran, vous pouvez passer d'un sous-traitant à l'autre afin de vérifier ces informations pour chaque partie.

  2. Message général : Saisissez votre texte ou choisissez un modèle de message.

  3. Explication : Vérifiez l'explication au niveau de chaque élément de travail et complétez-la si nécessaire.

  4. Envoyer : Cliquez sur le bouton Envoyer pour lancer le processus.

Utilisation des modèles de message

Gagnez du temps en utilisant des textes standard valables pour l'ensemble du projet ou de l'organisation.

  1. Dans la demande de proposition, cliquez sur le champ des options de modèle (indiqué par le numéro 2 dans l'éditeur).

  2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le modèle souhaité (1).

  3. Modifiez le titre ou le texte du modèle selon vos besoins pour cette demande spécifique.

  4. Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez enregistrer directement le texte modifié en tant que modèle (2).

  5. Cliquez sur Fermer afin d'intégrer le texte dans votre demande. 

Envoi et brouillons

L'envoi de grandes quantités de documents est géré par le système sans que vous ayez à attendre.

  • Brouillons : si vous souhaitez reprendre ultérieurement, cliquez sur la croix située en haut à droite ; votre message sera automatiquement enregistré dans les brouillons.

  • Tâches en arrière-plan : après avoir cliqué sur Envoyer, un message s'affiche. Vous pouvez cliquer sur Fermer et poursuivre votre travail pendant que 12Build envoie les e-mails.

  • Suivi de l’état : vous pouvez surveiller la progression de l’envoi en cliquant sur l’icône des tâches en arrière-plan dans la barre de navigation. 

Foire aux questions (FAQ)

Question : Puis-je encore modifier un message envoyé ? Réponse : Non, dès qu'un message est envoyé, il est définitivement transmis au sous-traitant. Vous pouvez toutefois envoyer un nouveau message ou une correction.

Question : Où puis-je retrouver mes brouillons enregistrés ? Réponse : Ils se trouvent dans l'aperçu des communications sous la rubrique « Brouillons ».

Dépannage

  • Symptôme : Vous recevez un message d'erreur lors de l'envoi de la tâche en arrière-plan.

    • Cause : Il est possible que les documents joints soient trop volumineux ou que des coordonnées obligatoires manquent.

    • Solution : Consultez la liste des tâches en arrière-plan pour obtenir des détails spécifiques sur l'erreur et vérifiez que chaque spécialiste sélectionné dispose d'une adresse e-mail valide.

  • Symptôme : Le bouton « Rédiger un message » n'apparaît pas.

    • Cause : Aucun sous-traitant n’a été sélectionné dans la liste.

    • Solution : Veuillez cocher au moins un sous-traitant à l’aide des cases à cocher situées sur la partie gauche de l’écran.