Hvordan sender jeg en tilbudsanmodning?

Hvad finder du i denne artikel?

• Udvælgelse af byggefagspecialister: Oprettelse af en ny besked.

• Udarbejdelse af anmodning om tilbud: Udfyldelse af kontaktpersoner og indholdet af brevet.

• Arbejde med skabeloner: Sådan bruger og gemmer du standardtekster.

• Afsendelse og udkast: Processen med at sende via baggrundsopgaver og administrere udkast.

---

Resumé

For at sende en anmodning om tilbud skal du vælge de ønskede byggefagspecialister i kommunikationsoversigten og vælge 'Ny besked med dokumenter'. Når du har valgt dokumenterne i afsendelsesmatricen, udfylder du brevet med kontaktpersoner og en (skabelon)tekst. Systemet sender beskederne i baggrunden, så du kan fortsætte med at arbejde med det samme.

Betingelser og målgruppe

Denne artikel er beregnet til indkøbere og arbejdsplanlæggere, der er klar til at sende dokumenter og prisforespørgsler til underentreprenører. Sørg for, at dokumenterne og kontaktpersonerne i projektet er korrekt angivet.

Vælg byggefagspecialister og opret besked

Processen starter i kommunikationsoversigten, hvor du bestemmer, hvem der skal modtage forespørgslen.

1. Vælg en eller flere byggefagspecialister ved at markere afkrydsningsfelterne for virksomhedsnavnene (2).

2. Klik på knappen Opret besked (3).

3. Vælg i menuen for indstillingen Ny besked med dokumenter (4).

4. Gennemgå afsendelsesmatricen (trin 2) for at knytte de rigtige dokumenter til hver enkelt faggruppe.

Oprette tilbudsanmodning

Efter afsendelsesmatricen kommer du til redigeringsværktøjet for anmodningsbrevet.

1. Kontaktpersoner: Vælg de rigtige kontaktpersoner for hver byggefagspecialist. Du kan skifte mellem byggefagspecialister øverst på skærmen for at kontrollere dette for hver partner.

2. Generel besked: Indtast din tekst, eller vælg en beskedskabelon.

3. Bemærkninger: Kontroller bemærkningerne på arbejdsopgaveniveau og udfyld dem, hvor det er nødvendigt.

4. Afsend: Klik på knappen Afsend for at starte processen.

Arbejde med meddelelsesskabeloner

Spar tid ved at bruge standardtekster, der gælder for hele projektet eller organisationen.

1. Klik i anmodningen om tilbud på feltet ved skabelonindstillingerne (angivet med nummer 2 i editoren).

2. Vælg den ønskede skabelon i pop op-vinduet (1).

3. Tilpas skabelonens titel eller tekst efter behov til denne specifikke anmodning.

4. Hvis du har de rette rettigheder, kan du straks gemme den tilpassede tekst som en skabelon (2).

5. Klik på Luk for at indlæse teksten i din anmodning. 

Afsendelse og kladder

Afsendelse af store mængder dokumenter håndteres af systemet, uden at du behøver at vente.

• Kladdebeskeder: Vil du fortsætte senere? Klik på krydset øverst til højre. Din besked gemmes automatisk under Kladdebeskeder.

• Baggrundsopgaver: Når du har klikket på Send, vises en meddelelse. Du kan klikke på Luk og fortsætte med at arbejde, mens 12Build sender e-mails.

• Kontroller status: Du kan se fremskridtet med afsendelsen ved ikonet for baggrundsopgaver i navigationsbjælken. 

---

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Kan jeg stadig ændre en sendt besked? Svar: Nej, så snart en besked er sendt, er den endeligt sendt til byggefagspecialisten. Du kan dog sende en ny besked eller sende en rettelse.

Spørgsmål: Hvor finder jeg mine gemte kladder? Svar: Disse findes i kommunikationsoversigten under overskriften 'Kladdebeskeder'.

Fejlfinding

• Symptom: Jeg får en fejlmeddelelse, når jeg sender baggrundsopgaven.

  • Årsag: De vedhæftede dokumenter er muligvis for store, eller der mangler obligatoriske kontaktoplysninger.

  • Løsning: Tjek listen over baggrundsopgaver for specifikke detaljer om fejlen, og tjek, om hver valgt specialist har en gyldig e-mailadresse.

• Symptom: Knappen 'Opret besked' vises ikke.

  • Årsag: Der er ikke valgt en byggefagspecialist i oversigten.

  • Løsning: Marker mindst én byggefagspecialist via afkrydsningsfelterne til venstre på skærmen.