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Wie kann ich eine Angebotsanfrage senden?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine vollständige Angebotsanfrage erstellen, Dokumente auswählen und den Versandprozess mithilfe von Nachrichtenvorlagen und Hintergrundaufgaben verwalten.

Was finden Sie in diesem Artikel?

  • Nachunternehmer auswählen: Eine neue Nachricht erstellen.

  • Angebotsanfrage erstellen: Eingabe der Ansprechpartner und des Inhalts des Schreibens.

  • Arbeiten mit Vorlagen: So verwenden und speichern Sie Standardtexte.

  • Versenden und Entwürfe: Der Versandprozess über Hintergrundaufgaben und die Verwaltung von Entwürfen.

Zusammenfassung

Um eine Angebotsanfrage zu versenden, wählen Sie die gewünschten Nachunternehmer in der Kommunikationsübersicht aus und wählen Sie „Neue Nachricht mit Dokumenten“. Nach der Auswahl der Dokumente in der Versandmatrix vervollständigen Sie die Nachricht mit Kontaktpersonen und einem (Vorlagen-)Text. Das System versendet die Nachrichten im Hintergrund, sodass Sie direkt weiterarbeiten können.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Dieser Artikel richtet sich an Einkäufer und Arbeitsvorbereiter, die bereit sind, Dokumente und Preisanfragen an Nachunternehmer zu versenden. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente und Ansprechpartner im Projekt korrekt eingerichtet sind.

Nachunternehmer auswählen und Nachricht erstellen

Der Prozess beginnt in der Kommunikationsübersicht, wo Sie festlegen, wer die Anfrage erhält.

  1. Wählen Sie einen oder mehrere Nachunternehmer aus, indem Sie die Kästchen vor den Firmennamen ankreuzen (2).

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nachricht erstellen“ (3).

  3. Wählen Sie im Menü die Option „Neue Nachricht mit Dokumenten“ (4).

  4. Gehen Sie die Versandmatrix (Schritt 2) durch, um für jedes Gewerk die richtigen Dokumente zuzuordnen.

Angebotsanfrage erstellen

Nach der Versandmatrix gelangen Sie in den Editor für das Angebotsschreiben.

  1. Ansprechpartner: Wählen Sie die richtigen Ansprechpartner pro Nachunternehmer aus. Oben auf dem Bildschirm können Sie zwischen den Nachunternehmern wechseln, um dies für jede Partei zu überprüfen.

  2. Allgemeine Nachricht: Geben Sie Ihren Text ein oder wählen Sie eine Nachrichtenvorlage aus.

  3. Erläuterung: Überprüfen Sie die Erläuterung auf Arbeitsebene und ergänzen Sie diese bei Bedarf.

  4. Senden: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um den Vorgang zu starten.

Arbeiten mit Nachrichtenvorlagen

Sparen Sie Zeit, indem Sie Standardtexte verwenden, die für das gesamte Projekt oder die Organisation gelten.

  1. Klicken Sie in der Angebotsanfrage auf das Feld bei den Vorlagenoptionen (im Editor mit der Nummer 2 gekennzeichnet).

  2. Wählen Sie im Popup-Fenster die gewünschte Vorlage aus (1).

  3. Passen Sie den Titel oder den Text der Vorlage nach Bedarf für diese spezifische Anfrage an.

  4. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie den angepassten Text direkt wieder als Vorlage speichern (2).

  5. Klicken Sie auf „Schließen“, um den Text in Ihre Anfrage zu laden. 

Versenden und Entwürfe

Das Versenden großer Mengen von Dokumenten wird vom System abgewickelt, ohne dass Sie warten müssen.

  • Entwürfe: Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt fortfahren? Klicken Sie auf das Kreuz oben rechts. Ihre Nachricht wird automatisch unter „Entwürfe“ gespeichert.

  • Hintergrundaufgaben: Nach dem Klicken auf „Senden“ erscheint eine Meldung. Sie können auf „Schließen“ klicken und weiterarbeiten, während 12Build die E-Mails versendet.

  • Status überprüfen: Den Fortschritt des Versendens finden Sie unter dem Symbol für Hintergrundaufgaben in der Navigationsleiste. 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich eine gesendete Nachricht noch ändern? Antwort: Nein, sobald eine Nachricht gesendet wurde, ist sie endgültig an den Nachunternehmer übermittelt. Sie können jedoch eine neue Nachricht senden oder eine Korrektur schicken.

Frage: Wo finde ich meine gespeicherten Entwürfe? Antwort: Diese befinden sich in der Kommunikationsübersicht unter der Rubrik „Entwurfsnachrichten“.

Fehlerbehebung

  • Symptom: Beim Senden der Hintergrundaufgabe erscheint eine Fehlermeldung.

    • Ursache: Möglicherweise sind die angehängten Dokumente zu groß oder es fehlen erforderliche Kontaktdaten.

    • Lösung: Überprüfen Sie die Liste der Hintergrundaufgaben auf spezifische Details zum Fehler und stellen Sie sicher, dass jeder ausgewählte Spezialist über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt.

  • Symptom: Die Schaltfläche „Nachricht erstellen“ wird nicht angezeigt.

    • Ursache: In der Übersicht wurde kein Nachunternehmer ausgewählt.

    • Lösung: Markieren Sie mindestens einen Nachunternehmer über die Auswahlfelder auf der linken Seite des Bildschirms.