Que trouverez-vous dans cet article ?
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Ajouter une partie externe : comment associer un utilisateur externe à partir des données du projet.
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Recherche par partie ou par e-mail : les différentes méthodes pour identifier un partenaire au sein de la base de données.
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Proposer de nouvelles parties : procédure à suivre si une partie n’est pas encore connue dans 12Build.
Résumé
Vous ajoutez une partie externe via les données de projet d'un projet spécifique. Vous pouvez sélectionner des partenaires existants dans une liste ou effectuer une recherche par adresse e-mail pour leur attribuer directement des droits de lecture ou d'écriture. Les nouvelles parties qui n'ont pas encore de compte doivent d'abord être approuvées par 12Build.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux entreprises générales qui collaborent avec des conseillers externes ou des bureaux d'études. Veuillez noter que les parties externes (telles que les bureaux d'études) doivent disposer de leur propre abonnement à 12Build pour pouvoir être ajoutées à des projets.
Ajouter une partie externe
L'association d'un partenaire externe s'effectue au niveau du projet.
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Ouvrez le projet auquel vous souhaitez ajouter un partenaire.
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Accédez aux Détails du projet.
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Cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite de l'écran.
Recherchez le partenaire par nom ou adresse e-mail.
Après avoir cliqué sur Toevoegen, vous pouvez rechercher le partenaire souhaité dans la base de données.
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Sélectionnez ensuite le partenaire dans la liste affichée ou servez-vous de la fonction de recherche.
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Si le contact recherché n’apparaît pas dans la liste, cochez l’option « Le contact souhaité ne figure pas dans la liste ».
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Recherchez alors spécifiquement l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter.
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Sélectionnez l'utilisateur souhaité parmi les résultats et attribuez-lui les droits :
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Droits de lecture : la partie peut uniquement consulter les données.
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Droits d'écriture : la partie peut modifier les données.
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Envoyer des propositions : autorisez la partie à envoyer des propositions au nom de votre entreprise.
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Cliquez sur Ajouter en bas de la fenêtre contextuelle.
Remarque : les utilisateurs ajoutés ne reçoivent pas de notification automatique par e-mail. Le projet apparaît toutefois immédiatement dans leur propre aperçu des projets (menu déroulant).
Ajouter une nouvelle partie
Si une partie ou une adresse e-mail est introuvable, la partie n'est probablement pas encore enregistrée sur 12Build.
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Dans l'écran de recherche, cliquez sur « Proposer une nouvelle partie ».
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Remplissez les informations demandées concernant la partie externe.
Attention : lorsque vous proposez une nouvelle partie, celle-ci est d'abord contactée par notre service commercial. Les bureaux d'études devant disposer de leur propre abonnement, vous ne pouvez pas les ajouter directement. Vous devez attendre que la demande soit traitée.
Foire aux questions (FAQ)
Question : La partie externe reçoit-elle une notification lorsque je l'ajoute ? Réponse : Non, aucun e-mail n'est envoyé. Il est conseillé d'informer vous-même la partie externe que le projet est désormais visible dans son compte 12Build.
Question : Une partie externe peut-elle télécharger des documents en mon nom ? Réponse : Oui, à condition de lui attribuer des « droits d'écriture » lors de son ajout et d'activer l'option « envoyer des propositions en votre nom ».
Dépannage
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Symptôme : Je ne trouve pas l'adresse e-mail de mon partenaire.
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Cause : Il est possible que le partenaire ne dispose pas encore d'un compte ou utilise une autre adresse e-mail pour 12Build.
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Solution : Vérifiez auprès de votre partenaire l’adresse e-mail associée à sa licence 12Build ou utilisez l’option « Ajouter une nouvelle partie ».
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Symptôme : La partie externe ne voit pas le projet.
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Cause : La partie consultée n’est peut-être pas la bonne succursale ou le projet n’est pas encore synchronisé.
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Solution : Invitez la partie à actualiser sa page (F5) et à rechercher le nom précis du projet dans son menu déroulant.
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