Comment modifier les statuts des sous-traitants ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

Mises à jour automatiques du statut : comment les modifications apportées par les spécialistes sont immédiatement visibles.
Gestion manuelle des statuts : les étapes pour mettre à jour vous-même le statut.
Types de statuts et confidentialité : un aperçu des statuts disponibles et de leur visibilité.
Représentation visuelle : l'ajout de couleurs aux statuts pour une meilleure vue d'ensemble.

Résumé

Les statuts dans 12Build sont automatiquement mis à jour lorsqu'un sous-traitant répond à une demande. Vous pouvez également modifier ces statuts manuellement dans l'aperçu des communications si vous recevez des mises à jour en dehors du système. Pour une meilleure vue d'ensemble, un administrateur peut associer des couleurs aux différents statuts.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux préparateurs de travaux et aux acheteurs qui surveillent le statut des processus de devis dans 12Build. La configuration des couleurs nécessite des droits d'administrateur sur le Profil d'entreprise.

Modification manuelle des statuts des sous-traitants

Lorsqu'un sous-traitant vous contacte directement par téléphone ou par e-mail, vous pouvez corriger manuellement le statut dans 12Build afin que l'aperçu du projet reste à jour.

Accédez à la section Communication de votre projet.
Cliquez sur le statut actuel dans la ligne du sous-traitant concerné.
Sélectionnez le nouveau statut souhaité dans le menu. En tant que société générale, vous disposez des options suivantes :
- Inconnu
- En cours
- En cours de facturation
- Ne facture pas
- Proposition à venir
- Proposition
- En cours d'estimation
- Attribué
- Non attribué
Confidentialité : l’icône représentant un œil barré d’une ligne indique que le sous-traitant ne peut pas visualiser ce statut spécifique dans son propre tableau de bord ; celui-ci est donc réservé à un usage interne.

Associer des statuts à une couleur

Afin de rendre l’aperçu des communications plus lisible, vous pouvez attribuer une couleur distincte à chaque statut.

Demandez à un (sous-)administrateur de se connecter et d'accéder au Profil d'entreprise.
Accédez à Paramètres.
Associez ici les couleurs souhaitées aux différents statuts.
Une fois enregistrées, ces couleurs s'affichent immédiatement dans l'aperçu des communications de tous les projets actifs.

Suivre les changements de statut

Il existe deux façons de rester informé des modifications apportées par les sous-traitants :

En temps réel : dès qu'un spécialiste indique qu'il va effectuer un calcul ou traiter la demande, le statut change immédiatement dans votre aperçu.
Mailing hebdomadaire : vous pouvez recevoir un aperçu hebdomadaire de tous les changements de statut. Cette option est désactivée par défaut. Vous pouvez l'activer dans les paramètres du projet.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi le sous-traitant ne voit-il pas mon changement de statut ? Réponse : L'icône « œil barré » est probablement activée pour ce statut. Cela signifie que le statut n'est visible en interne que par vous et vos collègues.

Question : Puis-je créer moi-même de nouveaux titres de statut ? Réponse : Non, la liste des statuts (tels que « En calcul », « Proposition à venir », etc.) est définie dans le système 12Build afin de garantir l'uniformité.

Résolution des problèmes

Symptôme : Le statut revient automatiquement à « Inconnu ».
- Cause : Ce phénomène survient généralement lorsqu’une action du sous-traitant remplace le statut saisi manuellement, ou lorsque la modification n’a pas été correctement enregistrée.
- Solution : Vérifiez que votre connexion Internet est stable et cliquez en dehors du menu déroulant pour valider définitivement le statut.
Symptôme : Les couleurs des statuts ne s'affichent pas.
- Cause : Les couleurs ne sont pas encore définies dans le Profil d'entreprise ou le cache du navigateur doit être vidé.
- Solution : Demandez à votre administrateur de configurer les couleurs dans les paramètres du profil.