Comment fonctionne le service de transfert d'e-mails ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Le fonctionnement du jeton : comment les messages sont automatiquement acheminés vers le bon projet.

• Identifier les problèmes de connexion : pourquoi un e-mail n'apparaît parfois pas dans 12Build.

• Vérifier les notifications de statut : comment voir directement dans l'e-mail si la connexion a réussi.

Résumé

12Build utilise un token invisible dans les e-mails afin d’associer automatiquement les réponses des sous-traitants au bon projet. Si ce token est supprimé par des paramètres de sécurité ou des actions manuelles, le système ne peut pas placer le message dans votre aperçu des communications. Vous pouvez identifier le statut de l’association grâce au texte figurant dans l’encadré situé en haut de l’e-mail transféré.

Conditions et public cible

Ces informations concernent tous les utilisateurs qui communiquent avec des sous-traitants via 12Build et souhaitent gérer de manière centralisée leur correspondance par e-mail dans l'aperçu des communications.

Fonctionnement du jeton

Afin de classer automatiquement les messages envoyés dans le bon projet au sein de 12Build, le système joint un jeton invisible à chaque e-mail.

• Ce jeton assure le lien automatique entre l'e-mail, le projet concerné et le sous-traitant correspondant.

• Lorsqu’un sous-traitant répond, 12Build lit ce jeton afin de placer la réponse dans la bonne boîte de réception.

Identifier les problèmes de liaison

Il peut arriver qu'un message arrive bien dans votre propre boîte de réception, mais qu'il soit introuvable dans la boîte de réception de l'aperçu des communications dans 12Build.

Cette situation se produit lorsque le jeton a été supprimé de l'e-mail. Les deux causes les plus fréquentes sont les suivantes :

1. Paramètres de sécurité stricts : le programme de messagerie du destinataire supprime automatiquement le jeton invisible.

2. Suppression manuelle : lors de sa réponse, le sous-traitant supprime toutes les informations du message d'origine (y compris le jeton).

Sans ce jeton, 12Build n'a plus de point de référence pour associer l'e-mail à un projet spécifique.

Vérifier les notifications de statut

Pour plus de clarté, l'encadré situé en haut de l'e-mail transféré contient une notification concernant le statut de l'association.

1. Ouvrez l'e-mail que vous avez reçu via le service de transfert.

2. Consultez le texte dans l'encadré situé en haut du message :

   • Liaison réussie : vous verrez le texte : « Vous retrouverez également ce message dans la boîte de réception du projet [NOM DU PROJET] dans 12Build. »

   • Connexion impossible : vous voyez le texte : « Ce message ne se trouve pas dans la boîte de réception du projet dans 12Build. »

Foire aux questions (FAQ)

Question : Que dois-je faire si un message n'est pas lié à mon projet ? Réponse : En raison de l'absence du jeton, 12Build ne peut pas relier automatiquement le message. Vous devrez traiter manuellement les informations contenues dans l'e-mail dans le projet ou télécharger manuellement la pièce jointe.

Question : Puis-je ajouter moi-même un jeton à un e-mail ? Réponse : Non, le jeton est un élément technique généré par le système lors de l'envoi de messages depuis 12Build.

Résolution des problèmes

• Symptôme : Vous constatez l’affichage du message « Ce message ne se trouve pas dans la boîte de réception... » dans l’ensemble de vos projets.

  • Cause : Il est possible que les paramètres de sécurité de votre propre serveur de messagerie ou de celui du destinataire bloquent systématiquement les jetons.

  • Solution : Contactez votre service informatique afin de vérifier si les métadonnées invisibles des e-mails sont supprimées par le pare-feu ou le filtre anti-spam.