Wie funktioniert der E-Mail-Weiterleitungsdienst?

Was finden Sie in diesem Artikel?

• Die Funktionsweise des Tokens: Wie Nachrichten automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet werden.

• Verbindungsprobleme erkennen: Warum eine E-Mail manchmal nicht in 12Build angezeigt wird.

• Statusmeldungen überprüfen: Wie Sie direkt in der E-Mail erkennen, ob die Verknüpfung erfolgreich war.

Zusammenfassung

12Build verwendet ein unsichtbares Token in E-Mails, um Antworten von Nachunternehmern automatisch dem richtigen Projekt zuzuordnen. Wenn dieses Token durch Sicherheitseinstellungen oder manuelle Aktionen entfernt wird, kann das System die Nachricht nicht in Ihrer Kommunikationsübersicht anzeigen. Sie erkennen den Status der Verknüpfung am Text im Rahmen oben in der weitergeleiteten E-Mail.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Diese Informationen sind für alle Nutzer relevant, die über 12Build mit Nachunternehmern kommunizieren und ihren E-Mail-Verkehr zentral in der Kommunikationsübersicht verwalten möchten.

Die Funktionsweise des Tokens

Um gesendete Nachrichten automatisch dem richtigen Projekt in 12Build zuzuordnen, fügt das System jeder E-Mail ein unsichtbares Token hinzu.

• Dieses Token sorgt für die automatische Verknüpfung zwischen der E-Mail, dem betreffenden Projekt und dem zugehörigen Nachunternehmer.

• Wenn ein Nachunternehmer antwortet, liest 12Build dieses Token aus, um die Antwort im richtigen Posteingang zu platzieren.

Verbindungsprobleme erkennen

Es kann vorkommen, dass eine Nachricht zwar in Ihrem eigenen Postfach ankommt, aber nicht im Posteingang der Kommunikationsübersicht in 12Build zu finden ist.

Dies geschieht, wenn das Token aus der E-Mail verschwunden ist. Die zwei häufigsten Ursachen hierfür sind:

1. Strenge Sicherheitseinstellungen: Das E-Mail-Programm des Empfängers löscht das unsichtbare Token automatisch.

2. Manuelles Löschen: Der Nachunternehmer löscht beim Beantworten alle Informationen aus der ursprünglichen Nachricht (einschließlich des Tokens).

Ohne dieses Token hat 12Build keinen Bezugspunkt mehr, um die E-Mail einem bestimmten Projekt zuzuordnen.

Statusmeldungen überprüfen

Um sofort Klarheit zu schaffen, enthält der Rahmen oben in der weitergeleiteten E-Mail eine Meldung zum Verknüpfungsstatus.

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie über den Weiterleitungsdienst erhalten haben.

2. Sehen Sie sich den Text im Feld oben in der Nachricht an:

   • Erfolgreiche Verknüpfung: Sie sehen den Text: „Diese Nachricht finden Sie auch im Posteingang des Projekts [PROJEKTNAME] in 12Build.“

   • Keine Verknüpfung möglich: Sie sehen den Text: „Diese Nachricht finden Sie nicht im Posteingang des Projekts in 12Build.“

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Was muss ich tun, wenn eine Nachricht nicht mit meinem Projekt verknüpft ist? Antwort: Da das Token fehlt, kann 12Build die Nachricht nicht nachträglich automatisch verknüpfen. Sie müssen die Informationen aus der E-Mail manuell im Projekt bearbeiten oder den Anhang manuell hochladen.

Frage: Kann ich selbst ein Token zu einer E-Mail hinzufügen? Antwort: Nein, das Token ist ein technischer Bestandteil, der vom System beim Versenden von Nachrichten aus 12Build generiert wird.

Fehlerbehebung

• Symptom: In allen meinen Projekten wird die Meldung „Diese Nachricht ist nicht in Ihrem Posteingang zu finden ...“ angezeigt.

  • Ursache: Es ist möglich, dass die Sicherheitseinstellungen Ihres eigenen Mail-Servers oder die des Empfängers Tokens grundsätzlich blockieren.

  • Lösung: Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um zu überprüfen, ob unsichtbare Metadaten in E-Mails durch die Firewall oder den Spamfilter entfernt werden.