Hvordan fungerer e-mail-videresendelsestjenesten?

Hvad finder du i denne artikel?

• Sådan fungerer tokenet: Hvordan beskeder automatisk havner i det rigtige projekt.

• At genkende forbindelsesproblemer: Hvorfor en e-mail nogle gange ikke er synlig i 12Build.

• Kontrol af statusmeddelelser: Hvordan du direkte i e-mailen kan se, om sammenkoblingen er lykkedes.

Resumé

12Build bruger og en usynlig token i e-mails, der bruges til at automatisk at knytte svar fra byggefagspecialister til det rigtige projekt. Hvis denne token fjernes af sikkerhedsindstillinger eller manuelle handlinger, kan systemet ikke placere beskeden i din kommunikationsoversigt. Du kan genkende status for sammenkædningen ved hjælp af teksten i rammen øverst i den videresendte e-mail.

Betingelser og målgruppe

Denne information er relevant for alle brugere, der kommunikerer med byggefagspecialister via 12Build og ønsker at administrere deres e-mail-trafik centralt i kommunikationsoversigten.

Sådan fungerer token

For automatisk at placere sendte beskeder i det rigtige projekt i 12Build sender systemet et usynligt token med hver e-mail.

• Denne token sørger for den automatiske sammenkobling mellem e-mailen, det pågældende projekt og den tilhørende byggefagspecialist.

• Når en byggefagspecialist svarer, læser 12Build denne token for at placere svaret i den rigtige indbakke.

Genkendelse af sammenkædningsproblemer

Det kan forekomme, at en besked ankommer til din egen mailboks, men ikke kan findes i indbakken i kommunikationsoversigten i 12Build.

Dette sker, når tokenet er forsvundet fra e-mailen. De to mest almindelige årsager til dette er:

1. Strenge sikkerhedsindstillinger: Modtagerens e-mailprogram fjerner automatisk den usynlige token.

2. Manuel sletning: Byggefagspecialister sletter alle oplysninger fra den oprindelige besked (inklusive tokenet), når de svarer.

Uden denne token har 12Build ikke længere noget referencepunkt til at knytte e-mailen til et specifikt projekt.

Kontrol af statusmeddelelser

For at give øjeblikkelig klarhed indeholder rammen øverst i den videresendte e-mail en meddelelse om koblingsstatus.

1. Åbn den e-mail, du har modtaget via videresendelsestjenesten.

2. Se teksten i rammen øverst i meddelelsen:

   • Vellykket knytning: Du ser teksten: “Denne besked findes også i indbakken til projektet [PROJEKTNAME] i 12Build.”

   • Ingen sammenkobling mulig: Du ser teksten: "Denne besked findes ikke i projektets indbakke i 12Build."

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvad skal jeg gøre, hvis en besked ikke er knyttet til mit projekt? Svar: Da token mangler, kan 12Build ikke knytte beskeden automatisk. Du skal manuelt indtaste oplysningerne fra e-mailen i projektet eller manuelt uploade vedhæftningen.

Spørgsmål: Kan jeg selv tilføje et token til en e-mail? Svar: Nej, tokenet er en teknisk komponent, der genereres af systemet, når der sendes beskeder fra 12Build.

Fejlfinding

• Symptom: Jeg ser meddelelsen "Denne besked findes ikke i indbakken..." i alle mine projekter.

  • Årsag: Det er muligt, at sikkerhedsindstillingerne på din egen mailserver eller modtagerens mailserver systematisk blokerer tokens.

  • Løsning: Kontakt din IT-afdeling for at kontrollere, om usynlige metadata i e-mails fjernes af firewallen eller spamfilteret.