Que trouverez-vous dans cet article ?
- Conditions et public cible : à qui s'adresse cette fonctionnalité et à quelles exigences les documents doivent-ils répondre ?
- Lancer l'analyse IA : comment activer l'analyse automatique d'un document d'appel d'offres.
- Utilisation des résultats d'analyse : explications sur la consultation des résultats, la soumission de commentaires et la mention des sources.
- Comparer les propositions : comment mettre plusieurs propositions en parallèle et télécharger une comparaison.
Résumé
Vous initiez une analyse IA en ouvrant un document de proposition (PDF) depuis la Boîte de réception, les Messages ou les Documents soumis. Le système génère automatiquement un récapitulatif que vous pouvez consulter, vérifier au niveau des sources et exporter vers Excel. Pour effectuer une comparaison, regroupez plusieurs propositions via l'outil de comparaison afin de mettre immédiatement en évidence les différences.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux acheteurs et aux préparateurs de travaux qui utilisent le module IA dans 12Build. Pour effectuer une analyse réussie, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Le document doit être de type « Proposition ».
- Le fichier doit être au format PDF.
- Le fichier ne doit pas être un scan (image).
Lancer l'analyse IA
Vous pouvez activer l'analyse IA à différents endroits de la plateforme en cliquant sur un document de devis.
- Accédez à l'un des emplacements suivants :
- Communication -> Boîte de réception
- Communication -> Messages
- Recherche -> Messages
- Documents -> Documents soumis
- Cliquez sur le document de devis souhaité.
- La visionneuse de documents s'ouvre automatiquement.
- Le système lance immédiatement l'analyse IA. Un indicateur vous montre la progression (cela prend au maximum une minute).
Utilisation des résultats de l'analyse
Une fois l'analyse terminée, vous pouvez vérifier et gérer les données.
- Utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour afficher ou masquer des parties spécifiques de l'analyse.
- Cliquez sur « Show Source » afin de vérifier où l'IA a extrait les informations dans le document.
- Faites part de vos remarques sur les résultats en cas d’informations incorrectes ou manquantes en cliquant sur les options de commentaires.
- Cliquez sur le bouton « Télécharger » afin d'enregistrer les résultats au format Excel.
Comparer les propositions
En outre, vous pouvez comparer simultanément plusieurs soumissionnaires.
- Dans Communication, sélectionnez l'élément de travail et cliquez sur le bouton Comparer avec l'IA.
- Sélectionnez les propositions que vous souhaitez comparer.
- Cliquez ensuite sur le bouton Comparer les propositions dès que vous avez sélectionné au moins deux documents.
- Consultez les différences dans l'aperçu. Vous pouvez également consulter la source ou donner votre avis pour chaque élément.
- Cliquez sur « Télécharger l'analyse IA » afin d'exporter la comparaison complète au format Excel.
- Il est également possible d'initier une comparaison en cliquant sur le bouton Comparer dans l'analyse IA d'une proposition.
- Gérer la comparaison :
- Cliquez sur le bouton « Ajouter une proposition » pour intégrer d’autres propositions à la comparaison.
- Supprimez une proposition de la comparaison en cliquant sur « Supprimer ».
Consultez la vidéo explicative pour découvrir comment exploiter AI Bid Insights.
Foire aux questions (FAQ)
Question : Pourquoi ne puis-je pas analyser ma proposition au format PDF ?
Réponse : Il s'agit probablement d'un PDF numérisé. L'IA ne peut lire que le texte contenu dans des fichiers PDF numériques. Si vous ne pouvez pas sélectionner le texte du PDF avec votre souris, cela signifie qu'il s'agit d'une image et qu'il ne peut pas être analysé.
Question : Que dois-je faire si le type de fichier n'est pas « Proposition » ?
Réponse : Seuls les documents de type « Offre » sont analysés. Vous pouvez corriger cela manuellement en utilisant le menu déroulant « Type de fichier » de la plateforme et en sélectionnant la catégorie appropriée.
Dépannage
- Symptôme : L'analyse IA ne démarre pas ou affiche un message d'erreur.
- Cause : Le type de document n'est pas défini sur « Proposition ».
- Solution : Modifiez manuellement le type de fichier via le menu déroulant en sélectionnant « Offerte ».
- Symptôme : L'analyse demeure vide ou signale qu'aucun texte n'a été détecté.
- Cause : Il s'agit d'un scan (image) et non d'un PDF numérique.
Solution : veuillez solliciter auprès du coconcepteur une version numérique de la proposition ou employer un outil OCR afin de rendre le PDF lisible.