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12Build Integrationen – SharePoint V2

Verbinden Sie SharePoint mit 12Build, um Dokumente direkt zu importieren, Metadaten zu synchronisieren und Dateien in Ihren Projekten ganz einfach auf dem neuesten Stand zu halten.

Was finden Sie in diesem Artikel?

  • Zusammenfassung: Ein kurzer Überblick über die SharePoint V2-Integration.

  • Voraussetzungen und Zielgruppe: Wer die Integration verwalten kann und was dafür erforderlich ist.

  • Die SharePoint-Integration aktivieren: Zwei Methoden zur Aktivierung der Anbindung.

  • Benutzerdefinierte SharePoint-Metadaten hinzufügen: Verknüpfung zusätzlicher Informationen mit 12Build-Spalten.

  • Dokumente aus SharePoint importieren: Schritte zum Übertragen von Dateien in 12Build.

  • Dokumente auf dem neuesten Stand halten: So nutzen Sie die Synchronisierungsfunktion.

  • Verknüpfte Ordner und/oder Dateien verwalten: Verwaltung der aktiven Synchronisierungsverknüpfungen.

Zusammenfassung

Mit der SharePoint V2-Integration synchronisieren Sie Dokumente und Ordner aus SharePoint-Projektseiten direkt mit 12Build. Sie können spezifische Metadaten verknüpfen und mit der Synchronisierungsfunktion sicherstellen, dass Sie immer über die neuesten Versionen Ihrer Dokumente verfügen.

Voraussetzungen und Zielgruppe

Diese Integration ist für Generalunternehmer gedacht, die SharePoint als Dokumentenverwaltungssystem nutzen.

  • Berechtigungen: Nur (Unter-)Administratoren in 12Build können die Integration aktivieren.

  • Organisationseinstellungen: Zum Hinzufügen benutzerdefinierter Metadaten benötigen Sie Zugriff auf die organisationsweiten Einstellungen.

Die SharePoint-Integration aktivieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Verknüpfung zu aktivieren.

Erste Möglichkeit: Über die Abteilungseinstellungen

  1. Navigieren Sie zu den Einstellungen Ihrer Unternehmensabteilung.

  2. Wechseln Sie zur Registerkarte „Integrationen“.

  3. Setzen Sie den SharePoint-Schalter, um die Integration zu aktivieren. 

Zweite Möglichkeit: Über das Projekt

  1. Gehen Sie innerhalb eines Projekts zur Dokumentenseite.

  2. Klicken Sie auf „Hochladen“, um zum Upload-Bildschirm zu gelangen.

  3. Klicken Sie auf die SharePoint-Kachel.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „SharePoint aktivieren“. Sie werden nun zur Registerkarte „Integrationen“ weitergeleitet, wo Sie den Schalter umlegen können.

Benutzerdefinierte SharePoint-Metadaten hinzufügen

Neben Standardinformationen (wie Erstellungsdatum und Version) können Sie zusätzliche SharePoint-Metadaten mit Spalten in 12Build verknüpfen.

  1. Navigieren Sie zu den organisationsweiten Einstellungen.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte „Organisationseinstellungen“.

  3. Gehen Sie zum Abschnitt „SharePoint-Verknüpfung“.

  4. Wählen Sie die gewünschte 12Build-Spalte aus und verknüpfen Sie diese mit dem entsprechenden internen SharePoint-Namen.

    • Hinweis: Verwenden Sie den Link unter dem Eingabefeld, um die internen Namen in der SharePoint-Wissensdatenbank zu suchen.


 

Dokumente aus SharePoint importieren

Sobald die Integration aktiviert ist, können Sie Dateien von Ihren SharePoint-Websites abrufen.

  1. Gehen Sie zur Dokumentenseite Ihres Projekts und öffnen Sie den Upload-Bildschirm.

  2. Klicken Sie auf die SharePoint-Kachel und wählen Sie „Zugriff gewähren“.

  3. Klicken Sie auf „Site auswählen“ und wählen Sie die gewünschte SharePoint-Projekt-Site aus.

  4. Verwenden Sie das Anheftungssymbol, um die Seite mit Ihrem 12Build-Projekt zu verknüpfen.

  5. Wählen Sie die Ordner und/oder Dateien über die Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf „Weiter“.

  6. Wählen Sie den Zielordner in 12Build (vorhanden oder neu).

  7. Klicken Sie auf „Dokumente importieren“. 

Dokumente auf dem neuesten Stand halten

Halten Sie importierte Dokumente auf dem neuesten Stand, ohne sie erneut manuell hochladen zu müssen.

  1. Navigieren Sie zur Dokumentenseite und klicken Sie auf „Dateien synchronisieren“.

  2. Das System sucht nach Updates. Werden keine Updates gefunden? Klicken Sie dann auf „Zurück zu den Dokumenten“.

  3. Werden neue Versionen gefunden? Wählen Sie die Ordner oder Dateien aus, die Sie aktualisieren möchten.

  4. Klicken Sie auf „Dokumente importieren“, um die Synchronisierung zu starten. 

Verknüpfte Ordner und/oder Dateien verwalten

Sie können für jede Datei oder jeden Ordner festlegen, ob diese bzw. dieser in die Synchronisierung einbezogen werden soll.

  1. Navigieren Sie zur Dokumentenseite.

  2. Klicken Sie auf das SharePoint-Verbindungssymbol neben einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Ordner.

  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Verknüpfung hier nach Bedarf.

    Wichtig: Wenn die Verknüpfung deaktiviert ist, werden Aktualisierungen für dieses bestimmte Element bei der Synchronisierung nicht mehr überprüft.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Warum sehe ich die Schaltfläche „Dateien synchronisieren“ nicht? Antwort: Diese Schaltfläche erscheint erst auf der Dokumentenseite, sobald mindestens ein Dokument über eine aktive Integration wie SharePoint erfolgreich importiert wurde.

Frage: Kann ich die Quelle in SharePoint direkt aus 12Build heraus anzeigen? Antwort: Ja, Sie können das Weiterleitungssymbol bei der Site-Auswahl oder bei den Dokumenten verwenden, um direkt den ursprünglichen Speicherort in SharePoint zu öffnen.

Fehlerbehebung

  • Symptom -> Ich kann die Metadaten nicht bearbeiten.

    • Ursache -> Sie verfügen wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Berechtigungen für organisationsweite Einstellungen.

    • Lösung -> Bitte wenden Sie sich an einen Administrator mit Zugriff auf die allgemeinen Organisationseinstellungen, um die Metadatenverknüpfung einzurichten.

  • Symptom -> Aktualisierungen in SharePoint werden in 12Build nicht angezeigt.

    • Ursache -> Die Verknüpfung für diese Datei oder diesen Ordner wurde möglicherweise manuell deaktiviert.

    • Lösung -> Überprüfen Sie auf der Dokumentseite, ob das SharePoint-Verbindungssymbol neben dem Element aktiviert ist.