Gå til indhold
Dansk
Kontakt os
  • Der er ingen forslag, da søgefeltet er tomt.

12Build-integrationer – SharePoint V2

Forbind SharePoint med 12Build for at importere dokumenter direkte, synkronisere metadata og nemt holde filer opdaterede i dine projekter.

Hvad finder du i denne artikel?

  • Resumé: Et kort overblik over SharePoint V2-integrationen.

  • Forudsætninger og målgruppe: Hvem kan administrere integrationen, og hvad kræves der?

  • Aktivering af SharePoint-integrationen: To metoder til at aktivere forbindelsen.

  • Tilføjelse af tilpassede SharePoint-metadata: Tilknytning af yderligere oplysninger til 12Build-kolonner.

  • Import af dokumenter fra SharePoint: Trin til overførsel af filer til 12Build.

  • Hold dokumenter opdaterede: Sådan bruger du synkroniseringsfunktionen.

  • Administrere tilknyttede mapper og/eller filer: Administration af de aktive synkroniseringsforbindelser.

Resumé

Med SharePoint V2-integrationen synkroniserer du dokumenter og mapper fra SharePoint-projektsider direkte til 12Build. Du kan knytte specifikke metadata og med synkroniseringsfunktionen sikre, at du altid har de seneste versioner af dine dokumenter til rådighed.

Betingelser og målgruppe

Denne integration er beregnet til total- og hovedentreprenører, der bruger SharePoint som dokumenthåndteringssystem.

  • Rettigheder: Kun (under)administratorer i 12Build kan aktivere integrationen.

  • Organisationsindstillinger: For at tilføje tilpassede metadata skal du have adgang til de organisationsdækkende indstillinger.

Aktivering af SharePoint-integrationen

Der er to måder at aktivere integrationen på.

Første måde: Via afdelingsindstillinger

  1. Naviger til indstillingerne for din afdeling.

  2. Gå til fanen Integrationer.

  3. Brug SharePoint-kontakten til at aktivere integrationen. 

Anden måde: Via projektet

  1. Gå til dokumentsiden inden for et projekt.

  2. Klik på Upload for at gå til uploadskærmen.

  3. Klik på SharePoint-flisen.

  4. Klik på knappen Aktiver SharePoint. Du bliver nu omdirigeret til fanen Integrationer, hvor du kan aktivere kontakten.

Tilføj tilpassede SharePoint-metadata

Ud over standardoplysninger (såsom versionsdato og version) kan du knytte ekstra SharePoint-metadata til kolonner i 12Build.

  1. Naviger til de organisationsdækkende indstillinger.

  2. Gå til fanen Organisationsindstillinger.

  3. Gå til afsnittet om SharePoint-kobling.

  4. Vælg den ønskede 12Build-kolonne, og knyt den til det tilhørende interne SharePoint-navn.

    • Tip: Brug linket under indtastningsfeltet til at søge efter de interne navne i SharePoint-vidensdatabasen.


 

Importer dokumenter fra SharePoint

Så snart integrationen er aktiveret, kan du hente filer fra dine SharePoint-websteder.

  1. Gå til dokument-siden for dit projekt og åbn upload-skærmbilledet.

  2. Klik på SharePoint-flisen, og vælg Giv adgang.

  3. Klik på Vælg websted, og vælg det ønskede SharePoint-projektwebsted.

  4. Brug fastgørelsesikonet til at knytte siden til dit 12Build-projekt.

  5. Vælg mapperne og/eller filerne ved hjælp af afkrydsningsfelterne, og klik på Næste.

  6. Vælg målmappen i 12Build (eksisterende eller ny).

  7. Klik på Importer dokumenter. 

Hold dokumenter opdaterede

Hold importerede dokumenter opdaterede uden at skulle uploade dem manuelt igen.

  1. Gå til dokumentsiden og klik på Synkroniser filer.

  2. Systemet tjekker for opdateringer. Findes der ingen opdateringer? Klik så på Tilbage til dokumenter.

  3. Er der fundet nye versioner? Vælg de mapper eller filer, du vil opdatere.

  4. Klik på Importer dokumenter for at starte synkroniseringen. 

Administrer tilknyttede mapper og/eller filer

Du kan for hver fil eller mappe bestemme, om den skal medtages i synkroniseringen.

  1. Gå til dokumentsiden.

  2. Klik på SharePoint-symbolet ved siden af en bestemt fil eller mappe.

  3. Aktivér eller deaktiver linket her efter behov.

    Vigtigt: Hvis sammenkædningen er deaktiveret, kontrolleres opdateringer til det pågældende element ikke længere ved synkronisering.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Spørgsmål: Hvorfor kan jeg ikke se knappen 'Synkroniser filer'? Svar: Denne knap vises først på dokumentsiden, når mindst ét dokument er blevet importeret via en aktiv integration såsom SharePoint.

Spørgsmål: Kan jeg se kilden i SharePoint direkte fra 12Build? Svar: Ja, du kan bruge omdirigeringsikonet ved valg af websted eller ved dokumenterne for direkte at åbne den oprindelige placering i SharePoint.

Fejlfinding

  • Symptom -> Jeg kan ikke redigere metadataene.

    • Årsag -> Du har sandsynligvis ikke de rette rettigheder til organisationsdækkende indstillinger.

    • Løsning -> Bed en administrator med adgang til de generelle organisationsindstillinger om at konfigurere metadatakoblingen.

  • Symptom -> Opdateringer i SharePoint vises ikke i 12Build.

    • Årsag -> Forbindelsen til den pågældende fil eller mappe er muligvis blevet deaktiveret manuelt.

    • Løsning -> Kontroller på dokumentsiden, om SharePoint-forbindelsesikonet ved siden af emnet er aktiveret.