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Intégrations 12Build - SharePoint V2

Connectez SharePoint à 12Build afin d’importer directement des documents, de synchroniser les métadonnées et de mettre facilement à jour vos fichiers au sein de vos projets.

Que trouverez-vous dans cet article ?

  • Résumé : un bref aperçu de l'intégration SharePoint V2.

  • Conditions et public cible : identification des utilisateurs autorisés à gérer l’intégration et des prérequis.

  • Activer l'intégration SharePoint : deux méthodes pour établir la connexion.

  • Ajouter des métadonnées SharePoint personnalisées : associer des informations supplémentaires aux colonnes de 12Build.

  • Importer des documents depuis SharePoint : étapes pour transférer des fichiers vers 12Build.

  • Maintenir les documents à jour : comment utiliser la fonction de synchronisation.

  • Gérer les dossiers et/ou fichiers liés : gérer les liens de synchronisation actifs.

Résumé

L'intégration SharePoint V2 vous permet de synchroniser des documents et des dossiers depuis les sites de projet SharePoint directement vers 12Build. Vous pouvez associer des métadonnées spécifiques et, grâce à la fonction de synchronisation, vous assurer de toujours disposer des dernières versions de vos documents.

Conditions et public cible

Cette intégration est destinée aux entreprises générales qui utilisent SharePoint comme système de gestion de documents.

  • Droits : seuls les (sous-)administrateurs de 12Build peuvent activer l'intégration.

  • Paramètres de l'organisation : pour ajouter des métadonnées personnalisées, vous devez disposer d'un accès aux paramètres à l'échelle de l'organisation.

Activer l'intégration SharePoint

Il existe deux méthodes pour activer la connexion.

Première méthode : via les paramètres du service

  1. Accédez aux paramètres de votre service.

  2. Accédez à l'onglet Intégrations.

  3. Activez l’intégration à l’aide du bouton SharePoint. 

Deuxième méthode : via le projet

  1. Dans un projet, accédez à la page des documents.

  2. Cliquez sur « Télécharger » afin d'accéder à l'écran de téléchargement.

  3. Cliquez sur la vignette SharePoint.

  4. Cliquez sur le bouton Activer SharePoint. Vous serez alors redirigé vers l'onglet Intégrations, où vous pourrez activer le commutateur.

Ajouter des métadonnées SharePoint personnalisées

Outre les informations standard (telles que la date de création et la version), vous pouvez associer des métadonnées SharePoint supplémentaires à des colonnes dans 12Build.

  1. Accédez aux paramètres à l'échelle de l'organisation.

  2. Accédez à l'onglet Paramètres de l'organisation.

  3. Accédez à la section Liaison SharePoint.

  4. Sélectionnez ensuite la colonne 12Build souhaitée et associez-la au nom SharePoint interne correspondant.

    • Astuce : utilisez le lien situé sous le champ de saisie pour rechercher les noms internes dans la base de connaissances SharePoint.


 

Importer des documents depuis SharePoint

Une fois l’intégration activée, vous pouvez récupérer des fichiers depuis vos sites SharePoint.

  1. Accédez ensuite à la page des documents de votre projet et ouvrez l'écran de téléchargement.

  2. Cliquez sur la vignette SharePoint et sélectionnez « Accorder l'accès ».

  3. Cliquez sur « Sélectionner un site » et choisissez le site de projet SharePoint souhaité.

  4. Utilisez l'icône en forme d'épingle pour associer le site à votre projet 12Build.

  5. Sélectionnez les dossiers et/ou fichiers à l'aide des cases à cocher, puis cliquez sur Suivant.

  6. Choisissez le dossier de destination dans 12Build (existant ou nouveau).

  7. Cliquez sur Importer des documents. 

Maintenir les documents à jour

Maintenez les documents importés à jour sans avoir à les télécharger manuellement à nouveau.

  1. Accédez ensuite à la page Documents et cliquez sur Synchroniser les fichiers.

  2. Le système vérifie alors s’il existe des mises à jour. Si aucune mise à jour n’est détectée, cliquez sur Retour aux documents.

  3. Si de nouvelles versions sont détectées, sélectionnez les dossiers ou fichiers à actualiser.

  4. Cliquez ensuite sur « Importer les documents » afin de lancer la synchronisation. 

Gérer les dossiers et/ou fichiers associés

Vous pouvez spécifier, pour chaque fichier ou dossier, s'il doit être inclus dans la synchronisation.

  1. Accédez à la page des documents.

  2. Cliquez sur l'icône de lien SharePoint à côté d'un fichier ou d'un dossier spécifique.

  3. Activez ou désactivez le lien selon vos besoins.

    Important : si le lien est désactivé, les mises à jour de cet élément spécifique ne seront plus vérifiées lors de la synchronisation.

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi le bouton « Synchroniser les fichiers » n'apparaît-il pas ? Réponse : Ce bouton n'apparaît sur la page des documents qu'une fois qu'au moins un document a été importé avec succès via une intégration active telle que SharePoint.

Question : Puis-je consulter la source dans SharePoint directement depuis 12Build ? Réponse : Oui, vous pouvez utiliser l'icône de redirection dans la sélection du site ou dans les documents afin d'ouvrir directement l'emplacement d'origine dans SharePoint.

Dépannage

  • Symptôme -> Il est impossible de modifier les métadonnées.

    • Cause -> Vous ne disposez probablement pas des droits appropriés pour les paramètres à l'échelle de l'organisation.

    • Solution -> Demandez à un administrateur disposant des droits d’accès aux paramètres généraux de l’organisation de configurer le lien vers les métadonnées.

  • Symptôme -> Les mises à jour effectuées dans SharePoint ne s'affichent pas dans 12Build.

    • Cause -> Le lien vers ce fichier ou ce dossier a pu être désactivé manuellement.

    • Solution -> Vérifiez sur la page des documents si l'icône de liaison SharePoint à côté de l'élément est activée.