Hoe kan ik mijn label categorieën beheren in de Evaluator?

Wat vind je in dit artikel?

• Overzicht categorieën: Hoe je navigeert door je bestaande labelstructuur.

• Categorie toevoegen of bewerken: De stappen om een nieuwe categorie in te richten en de instellingen te bepalen.

• Koppelingsmogelijkheden: Waar en voor wie de categorieën beschikbaar zijn binnen het systeem.

Samenvatting

Je beheert labelcategorieën via de module Beheer > Labels. Hier maak je de hoofdgroepen aan (zoals 'Projectfase' of 'Regio') waaraan je later specifieke labels koppelt. Je bepaalt hierbij zelf of labels verplicht zijn, wie ze mag zien en of ze gebruikt worden om vragen in een vragenlijst automatisch te filteren voor de evaluator.

Voorwaarden en doelgroep

Deze functionaliteit is uitsluitend beschikbaar voor beheerders. Het correct inrichten van categorieën is essentieel voor een goede werking van de automatische vraagfilters en de diepgang van je managementrapportages.

Overzicht categorieën

In de beheeromgeving zie je direct hoe je huidige labelsysteem is opgebouwd.

1. Ga in het hoofdmenu naar Beheer en selecteer de optie Labels. 
   
   
   

3. Je komt direct in het overzicht van alle categorieën terecht.

4. Gebruik de filters aan de linkerkant om snel een categorie te vinden op basis van:

   • Naam

   • Te koppelen aan (bijv. Leverancier of Vraag)

   • Verplichtstelling

   • Vraag filter status

Categorie toevoegen of bewerken

Bij het aanmaken van een categorie bepaal je de spelregels voor het gebruik van de onderliggende labels.

1. Klik op de knop Categorie toevoegen (of op het bewerk-icoon bij een bestaande categorie).

2. Vul de volgende waarden in:

   • Naam: De naam van de groep (bijv. 'Discipline' of 'Vestiging').

   • Verplicht: Geef aan of er altijd een label uit deze categorie gekozen moet worden.

   • Meerdere labels: Mag een object (zoals een leverancier) meerdere labels uit deze categorie tegelijk hebben?

   • Evaluator mag labels toevoegen: Hiermee geef je de evaluator de vrijheid om tijdens een ad-hoc evaluatie zelf een nieuw label aan te maken.

3. Te koppelen aan: Vink aan waar deze labels gebruikt mogen worden (Evaluatie, Gebruiker, Leverancier, Vraag, etc.).

4. Beschikbaar voor: Bepaal welke rollen (Beheerder, Initiator, Evaluator) de labels uit deze categorie mogen zien en gebruiken. 

Filtering voor vragen

Een krachtige functie van labelcategorieën is het automatisch filteren van vragen.

• Als je de optie Vraag filter aanzet, worden labels gebruikt om te bepalen welke vragen een evaluator krijgt.

• Voorbeeld: Koppel het label 'Elektra' aan een specifieke vraag. Wanneer een evaluator een leverancier beoordeelt met het label 'Elektra', verschijnt deze vraag automatisch in de lijst.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wanneer kan een evaluator zelf labels aanmaken? Dit kan alleen bij ad-hoc evaluaties én wanneer in de categorie-instellingen specifiek is aangevinkt dat de evaluator deze rechten heeft.

Wat gebeurt er als ik een categorie verwijder? Het verwijderen van een categorie heeft grote gevolgen voor je filters en rapportages. Reeds gekoppelde labels aan leveranciers of vragen komen dan te vervallen.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik kan een label niet koppelen aan een specifieke vraag.

  • Oorzaak: Bij de categorie-instellingen staat 'Vraag' niet aangevinkt onder 'Te koppelen aan'.

  • Oplossing: Bewerk de categorie en vink onder de koppelingsopties ook Vraag aan.

• Symptoom: Evaluatoren zien te veel irrelevante vragen in hun lijst.

  • Oorzaak: De functie 'Vraag filter' staat waarschijnlijk uit voor de betreffende labelcategorie.

  • Oplossing: Activeer de filtering in de categorie-instellingen en zorg dat zowel de vragen als de leveranciers/evaluaties van de juiste labels zijn voorzien.