Hoe kan ik intern terugkoppeling geven aan de evaluator?

Wat vind je in dit artikel?

• Methoden voor terugkoppeling: Hoe je reageert via e-mail of direct in het systeem.

• Signalering in de Evaluator: Waar je ziet welke evaluaties nog aandacht nodig hebben.

• Terugkoppeling versturen: De stappen om het bericht naar de evaluator te verzenden.

Samenvatting

Je geeft intern terugkoppeling door te reageren op de automatische e-mailnotificatie of door in te loggen in de Evaluator. In de evaluatielijst herken je deze gevallen aan de rode markering 'Terugkoppeling vereist'. Zodra je via de knop Terugkoppeling versturen een bericht verzendt, vervalt de markering en wordt de evaluator per mail geïnformeerd.

Voorwaarden en doelgroep

Deze functie is bedoeld voor beheerders en initiators. Zij zijn verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de invulde lijsten en het verzorgen van de interne communicatie met de evaluatoren.

Methoden voor terugkoppeling

Er zijn twee manieren om de vereiste terugkoppeling te geven:

1. Via de e-mailnotificatie

Wanneer een score een actie triggert, ontvangt de initiator automatisch een e-mail met de uitleg en de vereiste actie. Als de optie 'Herinnering terugkoppeling' aanstaat in de bedrijfsinstellingen, ontvang je wekelijks een verzameloverzicht van alle openstaande acties.

2. Door in te loggen in de Evaluator

In de betreffende evaluatielijst wordt aan de linkerkant in het rood aangegeven om hoeveel evaluaties het gaat. In het overzicht en de rapportages kun je specifiek filteren op de status 'Terugkoppeling vereist'. 

Stap 1: Terugkoppeling geven

Zodra je de betreffende evaluatie hebt geopend (via de link in de mail of het dashboard), kun je de communicatie starten.

1. Ga naar de specifieke evaluatie.

2. Aan de rechterkant, in het communicatievenster, zie je een melding dat de evaluatie nog terugkoppeling vereist.

3. Klik op de knop Terugkoppeling versturen. 

Stap 2: Terugkoppeling versturen

Nadat je op de knop hebt geklikt, kun je je bericht formuleren.

1. Typ je bericht voor de evaluator in het tekstveld.

2. Klik op de knop Verzenden.

3. De markering 'Terugkoppeling' verdwijnt nu automatisch bij de evaluatie.

4. De communicatiegeschiedenis wordt onderaan bij de berichten opgeslagen.

De evaluator ontvangt direct een e-mailnotificatie met jouw bericht, zodat deze op de hoogte is van de feedback.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wanneer is terugkoppeling precies vereist? Dit hangt af van de bedrijfsinstellingen. Meestal wordt dit ingesteld op basis van een bepaalde drempelwaarde (bijvoorbeeld bij een score lager dan een 6).

Kan ik zien of een collega al terugkoppeling heeft gegeven? Ja, in de rapportages en het evaluatie-overzicht kun je filteren op 'Terugkoppeling gegeven'. Ook is de verstuurde tekst altijd zichtbaar in de communicatiehistorie aan de rechterkant van de evaluatie.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik krijg geen e-mailnotificaties voor vereiste terugkoppelingen.

  • Oorzaak: De notificatie-instellingen of de wekelijkse herinnering staan mogelijk uit in de Bedrijfsinstellingen.

  • Oplossing: Vraag de beheerder om de instellingen voor 'Herinnering terugkoppeling' te controleren.

• Symptoom: De rode markering 'Terugkoppeling vereist' blijft staan.

  • Oorzaak: Er is een bericht gestuurd via de reguliere berichtknop in plaats van via de specifieke knop 'Terugkoppeling versturen'.

  • Oplossing: Gebruik de knop Terugkoppeling versturen om de actie officieel in het systeem af te ronden.