Hoe kan ik een evaluatielijsten inplannen in de Evaluator?

Wat vind je in dit artikel?

• Evaluatielijsten plannen: Hoe je navigeert naar het overzicht van ingeplande lijsten.

• Overzicht en beheer: Het inzien, zoeken en bewerken van je planningen.

• Lijst inplannen: Het invoeren van details zoals herhalingen en initiators.

• Activering: Hoe je de lijst definitief start en de uitnodigingen verstuurt.

Samenvatting

Je plant een evaluatielijst in via het menu Evaluatielijsten > Evaluatielijsten plannen. Hier leg je vast welke vragenlijst gebruikt wordt, wie de initiator is en op welke datum de herinnering moet worden verstuurd. Na het inplannen voeg je de leveranciers en evaluatoren toe, waarna de lijst op de gekozen datum geactiveerd kan worden.

Voorwaarden en doelgroep

Deze functionaliteit is uitsluitend beschikbaar voor beheerders en initiators. Beheerders kunnen lijsten klaarzetten voor anderen, terwijl initiators hun eigen projectevaluaties kunnen inplannen.

Evaluatielijsten plannen

Het plannen van een lijst begint in het centrale navigatiemenu van de Evaluator.

1. Klik linksboven in het menu op Evaluatielijsten.

2. Selecteer in de dropdown de optie Evaluatielijsten plannen.

Overzicht en beheer

In het overzichtsscherm zie je alle lijsten die voor de toekomst zijn klaargezet.

1. Zoeken: Gebruik de filters aan de linkerkant om een lijst te zoeken op naam of op de toegewezen initiator.

2. Gegevens inzien: In het overzicht zie je direct de naam van de lijst, de gekoppelde vragenlijst, de herhalingsfrequentie en de datum van de herinnering.

3. Bewerken: Gebruik het potloodje om een bestaande planning aan te passen. 

Lijst inplannen

Wanneer je een nieuwe planning maakt, leg je de basisstructuur van de evaluatie vast.

1. Klik op de knop Evaluatielijst inplannen.

2. Vul de volgende velden in:

   • Naam van de evaluatielijst: Geef de lijst een herkenbare titel (bijv. projectnaam).

   • Vragenlijst: Selecteer de gewenste set vragen.

   • Datum herinnering: De dag waarop de initiator het bericht krijgt om de lijst te activeren.

   • Herhaling: Geef aan of deze evaluatie eenmalig is of periodiek moet terugkeren.

   • Initiator: Wijs de persoon aan die verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Evaluatielijst inzien/starten

Na het inplannen van de datum moet de lijst nog inhoudelijk gevuld worden.

1. Open de ingeplande lijst.

2. Voeg de gewenste leveranciers en evaluatoren toe.

3. Controleer de vragen en de koppelingen; op basis hiervan worden de individuele evaluaties gegenereerd.

4. Zodra de lijst geactiveerd wordt (handmatig of op de geplande datum), worden de uitnodigingen automatisch naar de evaluatoren verstuurd.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat gebeurt er op de 'datum herinnering'? Op deze datum krijgt de initiator een notificatie van 12Build. De lijst wordt op dat moment nog niet direct verstuurd naar de evaluatoren; de initiator moet de lijst eerst controleren en officieel activeren.

Kan ik een lijst herhalen voor hetzelfde project? Ja, door bij de optie 'Herhaling' een interval in te stellen, kun je bijvoorbeeld elk kwartaal dezelfde leveranciers opnieuw laten beoordelen binnen hetzelfde project.

Probleemoplossing

• Symptoom: Ik heb de herinnering ontvangen, maar de evaluatoren hebben geen mail gehad.

  • Oorzaak: De lijst is ingepland en klaargezet, maar nog niet handmatig geactiveerd door de initiator.

  • Oplossing: Open de evaluatielijst en klik op de knop om de lijst definitief te starten.

• Symptoom: Ik kan geen vragenlijst selecteren tijdens het plannen.

  • Oorzaak: Er zijn mogelijk nog geen vragenlijsten aangemaakt of gepubliceerd door de beheerder.

  • Oplossing: Controleer bij de beheerder of de gewenste vragenlijsten actief en beschikbaar zijn voor gebruik.