Vuylsteke-Eiffage

Van bekend naar bemind

12Build was al een tijd bekend, maar onbemind binnen Vuylsteke-Eiffage. “Twee of drie jaar geleden is de naam 12Build door een vorige hoofdcalculator ter sprake gekomen, een jaar geleden liet onze nieuwe hoofdcalculator weer de naam vallen”, vertelt Jan. “Na positieve verhalen van onze zusterfirma's te hebben gehoord, hebben we uiteindelijk de knoop doorgehakt.”

Zo begon Vuylsteke-Eiffage in juni 2024 met het 12Build-platform. “We zijn pas vier maanden bezig, maar het loopt nu al vlotter en vlotter. We krijgen veel meer respons op offerteaanvragen dan we gewend zijn.”

Over Vuylsteke-Eiffage

Vuylsteke-Eiffage is een bouwbedrijf klasse 8, actief in Vlaanderen in diverse sectoren zoals de zorg, parkeercomplexen, openbare gebouwen, kantoor- en appartementsbouw, en de industrie. Als familiebedrijf staan respect, het nakomen van afspraken en de veiligheid van medewerkers centraal. Dankzij hun recente investeringen in uitbreiding van de fabriek en nieuwe kantoorgebouwen, blijft Vuylsteke-Eiffage inzetten op groei en innovatie.

Administratieve aanwinst

“Eerst waren collega’s niet dolenthousiast over het in gebruik nemen van 12Build", zegt Hoofd Administratie Julie. “Weer een nieuw systeem leren kennen, zou namelijk tijd kosten.” Toch leek het haar juist handig. “We leren nu nieuwe mensen en bedrijven kennen om eventueel mee samen te werken. Het is altijd interessant om de markt in de gaten te houden.”

Voor haar administratieve taken zag ze al snel voordelen. “Wanneer een collega uit dienst treedt, kan je niet zomaar in hun mailbox en documenten. Binnen 12Build heb je toegang tot alle informatie op basis van je rol binnen de organisatie", aldus Julie. “Ook zie je in het platform meteen welke ondernemingen er failliet zijn.”

Maling aan mailing

Jan vult aan: “Daarnaast zitten we nu beter op één lijn met andere bedrijven binnen de Eiffage Groep die 12Build gebruiken”. Dit is handig wanneer Vuylsteke-Eiffage een beroep doet op andere filialen, of andersom. “Iedereen kan sneller documenten raadplegen in plaats van dat we weer PDF’s en Excellijsten moeten rondmailen.” Hij wil niet meer denken aan het omslachtige proces van verouderde Excellijsten, WeTransfers en mailings. “Binnen 12Build hebben we ons offerteproces beter geautomatiseerd en gecentraliseerd. Ik denk dat we een tijdswinst van dertig tot vijftig procent behalen in het onderdeel prijsaanvragen.”

Jan en Julie zijn het met elkaar eens: Alle communicatie op een centrale plaats en op een uniforme manier is het duidelijkst voor iedereen. Zowel voor interne als externe communicatie. 

Over communicatie gesproken

“Het contact tussen ons en 12Build was snel en open”, vertelt Jan. “Jullie Customer Success Manager Roy heeft veel geholpen. Daarna hebben we het zelf opgepakt, met af en toe wat hulp van jullie supportafdeling. Echt een tien op tien!” Het contact met 12Build zorgde voor een vloeiende onboarding. “De snelheid van de opstartfase heeft ons flink verbaasd.” 

Ondanks de start in juni, zat de vakantie volgens Jan niet in de weg. “Het nadeel van bouwverlof is dat je sommige dingen even vergeet. Jullie platform is niet moeilijk om na drie weken weer op te starten. Er zijn verschillende verlofweken in de regio’s waar wij werken, dus de offertes blijven gewoon binnenkomen.”  

Eenvoudig gekoppeld

De volgende stap voor Vuylsteke is om hun offerteproces nog beter te optimaliseren. Dit doen ze onder andere door middel van de koppeling tussen 12Build en KPD Tendering (voorheen vNext). “Ook hiermee blijven we op één lijn met onze zusterfirma’s.” Zo maakt Jan de prijsaanvragen op in KPD, om vervolgens in 12Build de meetstaten in te vullen. 

Tip van Jan

We vroegen Jan om een gouden tip voor mensen die eventueel met 12Build willen starten. “Een tip?”, zegt hij vragend. “Het moeilijkste is om de stap te zetten om iets nieuws binnen te laten binnen het bedrijf. Er waren al genoeg softwareprogramma’s binnen Eiffage, dus we merkten wel een beetje frustratie bij collega’s.”

“Mijn tip is om gewoon te beginnen met 12Build. Je kan in principe weinig fout doen. Het is altijd beschikbaar als je internet hebt, maar welk bedrijf heeft er tegenwoordig geen internet?”, lacht hij.