EQUANS

Beperkt afbreukrisico

“12Build biedt ons voornamelijk in de tenderfase van (grote) projecten veel winst”, legt senior Cost Engineer Arthur Arends uit. “We zien jullie cloudoplossing ook wel als de ultieme procesoptimalisatietool, waarmee we enorm veel tijd besparen. Zo verloopt het beheren en versturen van alle benodigde aanvraagstukken (bestek, tekeningen, nota’s en e-mails) veel sneller, omdat we die op een heel overzichtelijke manier in 12Build kunnen verwerken.

En omdat iedereen binnen onze organisatie met 12Build via vaste protocollen in hetzelfde systeem werkt, verloopt zowel de communicatie naar onze leveranciers als de interne communicatie een stuk efficiënter. We kunnen nu met veel minder tijd veel betere aanvragen versturen, waardoor het afbreukrisico wordt beperkt.”

Overzichtelijk documentenbeheer

Arthur begon ooit aan de tekentafel, maar heeft inmiddels ruim twintig jaar ervaring op de calculatieafdeling. Hij lacht breed als we hem vragen wat er de afgelopen jaren in zijn werk is veranderd. “Veel! Toen ik begon met werken, verzonden we alle werkdocumenten nog per post. Dozen en nog eens dozen gingen via de postkamer naar onze leveranciers.

Later verliep het versturen van werkbestanden via cd’s en dvd’s, maar met de komst van het internet is het pas echt in een stroomversnelling terechtgekomen.” Wat wel hetzelfde is gebleven? “Goed overzicht! Dat is, gezien de snelheid waarmee we tegenwoordig bestanden uitwisselen, misschien zelfs wel belangrijker geworden.

Met 12Build kan ik alle aanvraagbestanden van een project gelukkig gemakkelijk ordenen en overzien. Ik heb de juiste tekening of e-mail zó gevonden. En met jullie verzendmatrix verstuur ik in een paar muisklikken de juiste aanvraagstukken naar de juiste (groepen) leveranciers. Dat scheelt hen ook weer tijd: omdat ik ze heel gericht de juiste aanvraagdocumenten kan sturen, is het voor hen niet meer nodig om door enorme hoeveelheden werkbestanden heen te ploegen.”

Verbeterde communicatie

Arthur is ook tevreden over de communicatiemogelijkheden binnen 12Build. “Leveranciers kunnen bijvoorbeeld direct in onze offerteaanvragen aangeven of ze voor ons gaan rekenen. Hun antwoord zie ik ook meteen in mijn overzicht, dus het is niet meer nodig om per aanvraag over en weer te e-mailen.

Ook het versturen van herinneringen en het opvolgen van aanvragen gaat veel sneller. Onze inkoopafdeling gebruikt bijvoorbeeld standaard sjablonen voor het versturen van standaard inkoop- en projectvoorwaarden. Een aantal onderdelen van het bericht worden dan ingevuld met de gegevens van de leverancier, dus de correspondentie blijft wel persoonlijk.

Daarnaast zie ik wanneer ik een offerte kan verwachten en welke bestanden er zijn gedownload, zodat daar altijd duidelijkheid over is. Het lijken allemaal kleine dingen, maar het scheelt bij elkaar enorm veel tijd. En ik heb dus altijd het overzicht.”

Relevante informatie

Omdat alle aanvraagstukken op één centrale locatie zijn te bekijken, hebben Arthurs collega’s - afhankelijk van hun rol - ook altijd toegang tot voor hen relevante informatie. “We kunnen per collega een specifiek autorisatieniveau instellen, zodat iedereen altijd weet wat hij weten moet.”

Ook de interne communicatie tussen de verschillende afdelingen bij EQUANS, bijvoorbeeld tussen inkoop en uitvoering, is dus gebaat bij het werken binnen één platform. “Er is nu één uniforme werkwijze waarin we - per team of per specifieke rol - vaste protocollen hebben opgesteld. Denk bijvoorbeeld aan de overdracht van het inkooptraject naar de uitvoering. Met 12Build is alle correspondentie direct zichtbaar en kan in een handomdraai een rapportage worden uitgedraaid.”

Goede support

Op de vraag of er ook nadelen kleven aan het gebruik van 12Build antwoordt Arthur: “Niet direct, maar het kan even duren voordat je het programma en alle onderliggende functionaliteiten in de vingers hebt. Het heeft enorm gescheeld dat jullie ons vanaf het begin af aan hebben laten zien hoe alles werkt. En nog steeds: als er een knop is die ik niet kan vinden, zijn jullie met één telefoontje bereikbaar. Een diepe buiging voor de mensen van jullie supportafdeling!”

Arthur Arends

Senior Cost Engineer bij EQUANS