Croonwolter & Dros

Over Croonwolter & Dros

Bestanden heen en weer sturen tussen calculatie, inkoop en leveranciers. Inkoop die zich afvraagt waarom calculatie een bepaalde bouwspecialist niet heeft aangevraagd. Vlak voor de deadline nog een belletje moeten doen waarom er nog geen offerte binnen is. Dat zijn maar een paar problemen waar Croonwolter&dros tegenaan liep voordat het bedrijf ging werken met 12Build. “In 12Build ziet elke afdeling hoe we ervoor staan. Dat scheelt ons heel veel tijd."

Mathieu Koomans van den Dries is manager Inkoop & Logistiek bij Croonwolter&dros. “Automatisering en procesoptimalisatie zijn twee van mijn verantwoordelijkheden”, zegt hij. “Maar ik werk verder niet in 12Build.” Collega Ronald Vredegoor, calculator, wel. Hij werkt al 22 jaar voor het bedrijf. “Nieuwe innovaties zijn hier heel belangrijk. Je moet jezelf blijven ontwikkelen.” Mathieu ondersteunt dit. “Ik werk hier al 13 jaar. In al die tijd is het familiegevoel en de persoonlijke stimulatie voorop blijven staan."

Technologische ontwikkelingen

Mathieu vindt technologie erg belangrijk. “Ik ben altijd gek geweest op apps, ontwikkelingen en automatisering, maar we kunnen er ook in doorslaan. Als we alles standaardiseren en automatiseren, gaan we te ver. 12Build doet het perfect. Met 12Build automatiseren we en hebben we de mogelijkheid tot persoonlijk contact met bouwspecialisten door e-mails en gepersonaliseerde aanvragen.”

Een logische stap voor Croonwolter&dros, een bedrijf dat op de website zegt al meer dan 145 jaar voorop te lopen bij nieuwe ontwikkelingen. “In deze tijd, waarin de rol van techniek steeds belangrijker wordt, zijn wij een aanjager van nieuwe technologische ontwikkelingen en innovaties. We hebben de kennis, de ervaring en het vakmanschap om intelligente systemen en integrale, duurzame oplossingen te bedenken, te ontwikkelen, te implementeren, te beheren en te onderhouden”, staat op de website van de hoofdaannemer.

Calculatie en inkoop werkten langs elkaar heen

Croonwolter&dros fuseerde in 2017 vanuit twee bedrijven: Croon Elektrotechniek en Wolter & Dros. Toen het huidige Croonwolter&dros ontstond, kwam er ruim 280 jaar ervaring in techniek bijeen. Er werd direct gekeken naar de best mogelijke samenwerking. Mathieu: “Door de fusie kwamen verschillende werkmethoden bij elkaar, waardoor er op verschillende manieren mailtjes, briefjes en notities werden gemaakt. Calculatie en inkoop zou dan volledig langs elkaar heen gaan lopen. We hadden geen inzicht in wat er aangevraagd werd en bij wie. In die situatie verzamel je informatie en vraag je continu bij verschillende afdelingen na wat er al gedaan is… Ja, da’s gewoon niet effectief. Het kost heel veel tijd.”

Bij Croonwolter&dros werken zo’n 2.700 mensen met 2.200 actuele projecten. Het is essentieel dat de communicatie goed gaat en je samen zoveel mogelijk bereikt. “We hadden een goede intentie wat communicatie betreft, maar we deden niet de goede dingen."

De calculatieafdeling verstuurde offerteaanvragen naar drie vaste bouwspecialisten per specialisatie, inkoop kwam daar vervolgens overheen met nog drie bouwspecialisten. Iedereen had z’n voorkeur en die voorkeuren kwamen vaak niet overeen. Mathieu: “De inkoper dacht A, de calculator dacht B en het wordt uiteindelijk C. We liepen de schoenzolen stuk tussen calculatie en inkoop.” Ronald: “We kregen vroeger om één minuut voor twaalf een belletje van inkoop met de vraag: ‘goh, we hebben nog geen offerte binnen, bel je er even achteraan?’. Zij deden dat ook bij hun ‘eigen’ bouwspecialisten en zo waren we allemaal nog meer tijd kwijt aan het offerteproces.

Nieuwe werkwijze met 12Build

Ronald werkt al jaren als calculator en heeft die situatie zelf meegemaakt. Hij is blij dat de werkwijze veranderd is. “Ik vul nu per specialisatie de leveranciers in die ik wil aanvragen. Inkoop ziet dat direct en kan het lijstje aanvullen als ze dat willen”, vertelt hij. “Zowel inkoop als calculatie kan bouwspecialisten in 12Build aangeven als favoriet. Een groene of gouden ster geven, zeggen we dan. Daarmee is er meer inzicht in de vaste leveranciers.” Ronald vraagt naast de favoriete bouwspecialisten ook altijd één of twee partijen aan uit de markt. Dat is heel simpel, want 12Build heeft de grootste online database met bouwspecialisten door samenwerkingen met onder andere de Kamer van Koophandel.

"Vroeger deed je de aanvraag bij bekende leveranciers en we keken niet verder”, vertelt Ronald verder. “Daar konden we op vertrouwen. Nu vragen we veel meer aan uit de markt. Je ziet namelijk met 12Build in één overzicht welke bouwspecialist er gereageerd heeft op jouw aanvraag.” Mathieu vult aan dat zo’n 75% van de bouwspecialisten en leveranciers reageren via 12Build. Hij verwacht dat dit percentage de komende jaren blijft groeien.

Documentbeheer voor bouwspecialisten

Ronald houdt van nieuwe snufjes, nieuwe systemen. 12Build is daar één van. Voor de samenwerking met inkoop én voor het documentbeheer. Hij schetst een situatie van een paar jaar geleden: Er werd een aanvraag verstuurd naar een bouwspecialist. Daar gaan documenten mee gepaard. Tientallen spreadsheets en Wordbestanden belanden via WeTransfer in de mailbak van de bouwspecialist. Zeven dagen later krijgt Ronald mail: ‘De WeTransferlink is verlopen. Kun je een nieuwe sturen?’. Er gaan gemiddeld 2,8 aanvragen de deur uit per werkonderdeel. Dat zijn veel belletjes en mailtjes over verlopen WeTransferlinks. En als een bouwspecialist de link wél op tijd downloadt, krijgt hij enorm veel bestanden en kon Ronald rekenen op de vraag welke bestanden voor die bouwspecialist van belang zijn.

Dat gaat nu veel makkelijker. Documenten en aanvragen blijven met 12Build altijd beschikbaar. “Je uploadt alle bestanden, je geeft aan welk bestand voor welke bouwspecialist van belang is en de bouwspecialist krijgt alleen de documenten die hij moet zien”, vertelt Ronald. “Dat zorgt weer voor veel snellere reacties, omdat ze niet alle documenten hoeven door te spitten. Dezelfde efficiëntie geldt voor nota’s. Als er een nota komt van een wijziging, stuur je één keer een update naar alle leveranciers. Twee minuten later kun je weer verder.”

Zorgt 12Build er dan voor dat je tijd overhoudt? Mathieu: “Nee, we houden geen tijd over. Als je werkt met 12Build doe je wel meer met dezelfde mensen. We hebben meer tijd voor specifieke zaken en we kunnen ons richten op kwaliteit. Als calculator of inkoper heb je nu eindelijk tijd voor het werk waarvoor je bent aangenomen, in plaats van (on)nodig administratief werk.”

Systeem voor de gebruikers

De grootste digitaliseringsslag die Croonwolter&dros de afgelopen jaren gemaakt heeft, is een systeem vinden dat door de gebruikers gedragen wordt. “Als iedereen uiteindelijk één standaard werkwijze hanteert, is het ideaal”, zegt Mathieu. “Maar dan moet het wel makkelijk te gebruiken zijn. Een systeem dat van ‘bovenaf’ bepaald is, werkt niet. We kregen te horen: dit is de werkwijze, zo moet je het doen. Dat mislukte. Nu hebben we één gebruiksvriendelijk platform waarin we allemaal werken: 12Build.” Samenwerken is bij Croonwolter&dros erg belangrijk. Dat moet wel, in een bedrijf dat landelijk werkt in utiliteit, industrie en infra, met tal van ventures en specialismen.

Croonwolter&dros blijft zichzelf ontwikkelen en wil doorgroeien in digitalisering en automatisering. Mathieu vergelijkt het met zijn eigen huis. “In kantoren sta je aan hendels te trekken, terwijl thuis alles ‘smart’ is. Je tv, je lichten, je telefoon. Alles gaat digitaal en soms zelfs automatisch. Het kantoor en huis proberen we op dat vlak dichter bij elkaar te brengen, zodat de drempel lager wordt.”

Mathieu ziet de 12Build-uitrol dan ook als een olievlek. “We willen het hele traject van 12Build gebruiken. Onze verkoop gaat aansluiten en we kijken wat we aan de bouwspecialistenkant met 12Build kunnen doen”, vertelt hij. Croonwolter&dros krijgt daarmee een dubbele pet als hoofdaannemer en bouwspecialist. “We hebben 133 afdelingen en onderdelen, waarvan 60 potentieel de markt in gaan. Voor hen is 12Build een mooi platform dat steeds groter wordt en waar we potentiële opdrachten binnenkrijgen als bouwspecialist.”

Samenwerken met 12Build

“De samenwerking is dramátisch”, zegt Mathieu lachend. “Nee, zonder geintjes: ik ben erg blij met jullie. Roy Welink heeft ons de introductie gegeven in 12Build. Het fijne aan hem is dat hij zelf uit de bouw komt en precies weet hoe processen lopen. Hij weet tegen welke problemen wij aanlopen en hij denkt met ons mee om ze op te lossen. Wij hebben bij 12Build één contactpersoon en met hem krijg je de volledige dienstverlening. Van begin tot eind. Jullie voegen echt daad bij woord en hebben niet alleen mooie praatjes.”

Croonwolter&dros heeft in het onboarding proces veel afspraken gehad met 12Build, omdat het bedrijf meerdere filialen heeft door heel Nederland. Mathieu: “Die tijd hebben we snel teruggewonnen door de effectiviteit van het systeem”. Ronald vult hem aan: “Hoe vaker je in 12Build werkt, hoe makkelijker en logischer het wordt. We gaan een mooie, lange samenwerking tegemoet”.

Mathieu Koomans van de Dries
Manager Inkoop & Logistiek

Ronald Vredegoor
Kostencalculator