.png)
In dit blog delen we vier praktische stappen om efficiënter te communiceren in jouw bouwbedrijf. Zo werk je altijd met de meest recente informatie en kun je foutmarges minimaliseren.
Lees verder en ontdek hoe je dit kunt toepassen in jouw projecten.
Zorg dat iedereen altijd toegang heeft tot actuele informatie
Fouten door verouderde informatie - hopelijk heb je het als hoofdaannemer zelf niet vaak meegemaakt. Toch gebeurt het dagelijks in de bouwsector. Verouderde plannen of niet-doorgegeven wijzigingen leiden vaak tot onnodige kosten, vertragingen en frustraties. In complexe bouwprojecten is het extra uitdagend om alle betrokkenen op de hoogte te houden van veranderingen in plannen, tijdschema’s en specifieke details.
Als hoofdaannemer is het jouw taak om belangrijke informatie tijdig te delen met betrokken partijen, zoals onderaannemers, leveranciers en architecten. Het sturen van een e-mail naar alle partijen is vaak niet voldoende. Niet elke wijziging is voor iedereen relevant, waardoor mails niet of slechts half gelezen worden. Bovendien zijn de benodigde bestanden vaak te groot en lastig te versturen. Dit maakt het beheren en delen van actuele informatie alleen maar ingewikkelder.
Hoe groter het bouwbedrijf, hoe groter de afstand tussen interne afdelingen en teams. Dit vergroot de kans op miscommunicatie. Zonder een goed systeem groeit de chaos en ontstaan fouten die eenvoudig te voorkomen zijn.
Documenten centraal beheren
Een centraal beheerd documentenoverzicht kan veel problemen oplossen. Door bouwplannen, projectplannen en alle communicatie op één plek op te slaan, heeft iedereen altijd toegang tot de meest recente informatie. Dit geldt voor onderaannemers, architecten en je eigen collega’s.
Een centraal overzicht is slechts het begin. In de praktijk worden plannen nog steeds uitgeprint of lokaal op harde schijven opgeslagen. Hierdoor ontstaan alsnog fouten en misverstanden. Het hebben van een centrale plek is een goede basis, maar goede communicatie over wijzigingen is minstens zo belangrijk.
Stap 1:
Professionalisering - duidelijke afspraken en processen
Om succesvol samen te werken, moet de basis op orde zijn. Professionaliseren begint met het opstellen van heldere afspraken en processen. Zorg ervoor dat iedereen in het bouwproject weet wat van hen wordt verwacht en hoe informatie gedeeld wordt.
Een gestroomlijnde samenwerking vraagt om vaste protocollen. Beslissingen moeten eerst goedgekeurd worden voordat ze gedeeld worden. Zorg dat er altijd een duidelijke structuur is rondom wie verantwoordelijk is voor versiebeheer en het actualiseren van documenten.
Een belangrijke stap is het vermijden van veel voorkomende knelpunten in samenwerking. Volgens Construction Dive liggen uitdagingen vaak in miscommunicatie, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en gebrek aan vertrouwen tussen teams. Door duidelijke afspraken voorkom je dat partijen hun eigen werkwijze aanhouden en zorg je voor meer efficiëntie en minder fouten.
Stap 2:
Digitalisering - gebruik online tools voor documentenbeheer
De bouwsector bevindt zich midden in een digitale transformatie. Waar vroeger papieren plannen en fysieke tekeningen de norm waren, zien we nu een verschuiving naar digitale oplossingen. Tools zoals Excel en WeTransfer bieden een basis, maar er is behoefte aan de volgende stap. Denk hierbij aan projectmanagementsoftware en platforms met realtime wijzigingen.
Door een cloud-gebaseerd platform kan je documenten centraal beschikbaar maken, altijd en overal voor alle betrokken partijen. Of het nu gaat om bouwplannen, projectdetails of communicatie, alles is toegankelijk via één digitale omgeving. Dit biedt niet alleen gemak, maar ook zekerheid; iedereen werkt met dezelfde actuele informatie, ongeacht hun locatie of apparaat.
Dankzij de digitale aanpak maak je informatie betrouwbaarder en toegankelijker. Je elimineert handmatige fouten en houdt tegelijkertijd overzicht over het project.
Stap 3:
Versiebeheer - altijd werken met de laatste versie
In een bouwproject veranderen plannen regelmatig. Zonder een goed versiebeheer is de kans aanwezig dat partijen werken met verouderde informatie. Dit leidt tot fouten, vertragingen en onnodige kosten.
Met een effectief systeem voor versiebeheer wordt altijd duidelijk welke versie actueel is. Een logboek met wijzigingen zorgt ervoor dat je inzicht hebt in wie wat heeft aangepast en waarom. Het is belangrijk om te voorkomen dat gebruikers oude versies lokaal opslaan.
Toch blijkt uit onderzoek van M-Files dat veel bedrijven in de bouwsector hiermee worstelen. Zo gaf 67% van de medewerkers in de bouw aan dat documenten moeilijk te vinden zijn door verwarrende bestandsnamen of slechte categorisering. Daarnaast meldde 68% dat de meest recente versies van een document niet te vinden zijn.
Werk altijd vanuit een centraal platform waarin automatisch de nieuwste versie beschikbaar is. Versiebeheer zorgt ervoor dat al je bouwprojecten gestructureerd en zonder misverstanden verlopen.
Stap 4:
Berichten en notificaties - gerichte communicatie
Gerichte communicatie is belangrijk om relevante informatie tijdig te delen. In de praktijk vergaat veel belangrijke informatie in een overdaad aan e-mails en berichten. Wanneer iedereen alles ontvangt, wordt het lastig om te bepalen welke updates echt relevant zijn. Misverstanden ontstaan en cruciale wijzigingen worden gemist, wat leidt tot vertragingen en onnodige fouten.
Een effectief platform biedt de mogelijkheid om notificaties te sturen naar de juiste personen, gebaseerd op hun rol in het project. Zo krijgen alleen degenen die actie moeten ondernemen de informatie die voor hen relevant is. Denk aan onderaannemers die alleen de updates krijgen die van invloed zijn op hun taken, terwijl de projectmanager een breder overzicht ontvangt. Een gerichte aanpak houdt communicatie overzichtelijk en brengt iedereen eenzelfde verwachting.
Met slimme notificaties en duidelijke berichten zorg je dat betrokken partijen direct toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, zonder onnodig overspoeld te worden. Dit bevordert de samenwerking en voorkomt gemiste updates.
Aan de slag met het sourcing platform van de bouw
Fouten voorkomen door verkeerde informatie en efficiënter samenwerken in jouw bouwbedrijf? Een sourcing platform helpt je om documentbeheer en communicatie te stroomlijnen. Met zo’n platform beheer je eenvoudig plannen, houd je versiebeheer bij en stuur je gerichte notificaties naar de juiste betrokkenen.
Bij 12Build bieden we een sourcing platform dat specifiek is ontworpen voor de bouwsector. Onze sterke koppeling met tools als Dalux en Sharepoint zorgen ervoor dat informatie en communicatie altijd op de juiste plek terechtkomen.
