Que trouverez-vous dans cet article ?
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Utilisation du logo : comment configurer le logo, l'en-tête et le pied de page de votre entreprise pour les e-mails et les PDF.
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Conditions générales : gestion des conditions générales, des conditions particulières et des clauses de non-responsabilité.
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Automatisation : comment ajouter automatiquement des documents à vos propositions et à vos éléments de travail.
Résumé
Vous gérez l'identité visuelle de votre entreprise via les paramètres d'utilisation du logo et des conditions générales. C'est ici que vous téléchargez les visuels de votre identité visuelle et que vous associez les documents juridiques qui seront automatiquement joints à chaque demande de proposition ou élément de travail.
Conditions et public cible
Cet article s'adresse aux (sous-)administrateurs responsables des paramètres de l'entreprise et de l'identité visuelle au sein de 12Build. Vous devez disposer de fichiers numériques à jour de votre logo (pour l'en-tête et la signature) et de vos conditions générales (au format PDF).
Utilisation du logo
Dans la section « Utilisation du logo », vous déterminez la manière dont votre entreprise est présentée visuellement dans tous les messages sortants.
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Accédez à l'onglet Logogebruik dans vos paramètres d'entreprise.
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Télécharger le logo de l'entreprise : téléchargez le logo qui doit apparaître sous la signature de tous les utilisateurs.
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Configurer l'en-tête : téléchargez un logo pour l'en-tête qui apparaîtra en haut de toutes vos communications. Vous pouvez ici ajuster le placement et la taille à votre convenance.
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Ajouter un pied de page : téléchargez une image de pied de page qui sera placée au bas de vos documents et e-mails.
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Vérifier : utilisez les boutons pour prévisualiser l'e-mail ou le PDF afin de voir comment les éléments s'intègrent.
Conditions
Dans l'onglet « Conditions », vous gérez les documents qui constituent la base juridique de vos demandes.
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Accédez à l'onglet Conditions.
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Conditions générales : ajoutez ou modifiez ici vos conditions générales. Celles-ci sont envoyées par défaut au sous-traitant avec chaque demande de proposition.
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Conditions particulières : ajoutez ici des dispositions spécifiques qui ne s'appliquent pas à l'ensemble des projets ; vous pourrez les associer ultérieurement à un élément de travail précis.
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Clause de non-responsabilité : ajoutez une clause de non-responsabilité standard qui sera placée sous vos messages. [Image : champs de saisie pour la clause de non-responsabilité et le téléchargement de documents pour les conditions]
Foire aux questions (FAQ)
Question : Mes conditions générales sont-elles toujours jointes ? Réponse : Oui, dès que vous avez téléchargé vos conditions générales dans l'onglet « Conditions », 12Build les ajoute automatiquement à chaque demande de proposition que vous envoyez.
Question : Comment puis-je vérifier si mon logo est correctement redimensionné sur un PDF ? Réponse : Dans le menu « Utilisation du logo », vous pouvez cliquer directement sur « Aperçu PDF ». Le système génère alors un document test avec votre logo et votre en-tête.
Dépannage
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Symptôme : le logo apparaît flou ou déformé dans l'e-mail.
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Cause : Le redimensionnement est trop important ou le fichier source présente une résolution trop faible.
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Solution : Ajustez le redimensionnement dans les paramètres d'utilisation du logo ou téléchargez un logo avec une résolution plus élevée (de préférence au format PNG).
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Symptôme : un sous-traitant ne reçoit pas les conditions particulières.
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Cause : Les conditions particulières ont bien été téléchargées, mais ne sont pas encore associées à l’élément de travail spécifique.
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Solution : Vérifiez dans les paramètres de l'élément de travail si les conditions particulières concernées sont cochées pour l'envoi.
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