Comment puis-je marquer un projet comme « non noté » et remercier mes sous-traitants ?

Que trouverez-vous dans cet article ?

• Modifier le statut d'un projet : comment définir un projet comme « non noté ».

• Sélectionner des sous-traitants : filtrer les bons partenaires pour un message de remerciement.

• Rédiger un message de remerciement : utiliser des modèles et sélectionner le soumissionnaire retenu.

• Collaboration au sein de la chaîne : comment l'entreprise générale retenue peut tirer profit de votre soumission.

Résumé

Lorsqu’un projet ne se concrétise pas, il convient de modifier son statut dans les détails du projet. Sélectionnez ensuite l’ensemble des sous-traitants ayant soumis une proposition afin de leur adresser un message de remerciement. Vous pouvez préciser quelle entreprise générale a remporté le projet, afin que les sous-traitants puissent lui soumettre leur proposition.

Conditions et public cible

Cet article s'adresse aux acheteurs et aux préparateurs de travaux qui souhaitent tenir à jour la gestion de leurs projets et entretenir leurs relations avec les sous-traitants en leur fournissant un retour d'information en temps opportun.

Marquer le projet comme « non noté »

La première étape consiste à traiter administrativement le résultat de l'appel d'offres.

1. Accédez aux données du projet concerné.

2. Sous Statut, modifiez le paramètre en « Non noté ».

3. Une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander si vous souhaitez clôturer la phase. Confirmez pour rendre le statut définitif. 

Filtrer et remercier les sous-traitants

Une fois le projet marqué comme « Non noté », informez les spécialistes ayant réalisé les calculs pour vous.

1. Accédez à l'aperçu des communications.

2. Utilisez l'option de filtrage pour sélectionner tous les sous-traitants ayant soumis une proposition.

3. Cliquez sur le bouton « Créer un message » (1) et sélectionnez « Message de remerciement » (2).

Indiquer l'entreprise générale retenue

Vous pouvez assister vos partenaires en leur indiquant auprès de qui ils conservent encore une chance de remporter le marché.

1. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez l'entreprise générale retenue.

   • Remarque : cette fonctionnalité ne s’applique qu’aux entreprises générales qui utilisent également 12Build.

2. Indiquez si les sous-traitants peuvent également soumettre leur proposition à cette partie.

3. Si vous ne souhaitez pas communiquer cette information, laissez les champs vides et cliquez sur OK. 

Envoyer le message de remerciement

Utilisez la fonctionnalité standard afin d’informer rapidement l’ensemble des parties prenantes.

1. Dans la fenêtre de texte, cliquez sur l'onglet Modèles.

2. Sélectionnez le modèle souhaité pour un message de remerciement.

3. Apportez les éventuelles modifications au texte, puis cliquez sur Envoyer situé en haut à droite. 

Que remarquent le sous-traitant et le soumissionnaire retenu ?

La désignation de l'entreprise générale retenue déclenche un processus unique dans 12Build :

• L'entreprise générale sélectionnée reçoit alors un message lui permettant d'indiquer si elle est ouverte aux propositions du marché pour ce projet.

• Le sous-traitant reçoit votre message de remerciement. Si le soumissionnaire retenu est ouvert à cette possibilité, le sous-traitant reçoit immédiatement une invitation à soumettre sa proposition.

• Dans le tableau de bord du sous-traitant, ce projet est alors marqué comme « Propositions demandées ».

Foire aux questions (FAQ)

Question : Pourquoi dois-je marquer un projet comme « non noté » ? Réponse : Cette action permet de maintenir votre administration à jour et garantit que les sous-traitants savent qu'ils peuvent consacrer leurs capacités à d'autres projets.

Question : Que se passe-t-il si je saisis manuellement un nom pour l'entreprise générale en charge de l'évaluation ? Réponse : Une notification est alors envoyée au service commercial de 12Build, mais aucun lien automatique n'est établi pour les sous-traitants.

Résolution de problèmes

• Symptôme : L'option « Message de remerciement » n'est pas visible.

  • Cause : Vous n'avez probablement pas encore sélectionné de sous-traitants dans la liste.

  • Solution : Cochez les sous-traitants souhaités ; le bouton « Créer un message » deviendra alors actif.

• Symptôme : Mes sous-traitants signalent ne pas avoir reçu de message.

  • Cause : Le message est peut-être resté à l'état de brouillon ou l'envoi via la tâche en arrière-plan n'est pas encore terminé.

  • Solution : Vérifiez vos « Messages brouillons » ou consultez le statut dans les « Tâches en arrière-plan » accessible via la barre de navigation.